Especialista em Finanças e Administração Temporário

A MSH Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Especialista em Finanças e Administração no âmbito do programa MTaPS da USAID.

Descrição

A USAID MTaPS está actualmente a apoiar o Ministério da Saúde de Moçambique (MISAU) a reforçar a regulamentação farmacêutica, melhorar os serviços farmacêuticos e os resultados dos pacientes. Além disso, o MTaPS foi designado pela USAID para prestar apoio a vários países visados pela USAID na área da Agenda Global de Segurança na Saúde (AGSS) e particularmente na contenção da resistência antimicrobiana (RAM). O Especialista em F&A prestará apoio operacional, financeiro e administrativo ao projecto, sob orientação, a nível nacional. O Especialista em F&A reportará ao Director Financeiro e Administrativo baseado no Quénia e apresentara o relatório ao Director Nacional do Projecto. O(A) contratado(a) para este cargo irá trabalhar em estreita colaboração com o Director de F&A do Quénia e a equipa para assegurar que a MSH Moçambique opere como uma unidade funcional, neutra e coesa, que preste serviços de alta qualidade, responsivos, atempadamente e rentáveis ao projecto no âmbito das leis locais, políticas e procedimentos operacionais padrão da MSH obedecendo, igualmente, as exigências dos doadores e desempenhar um papel activo na assistência ao Director Financeiro e Administrativo bem como ao Director de Projectos para desenvolver uma presença forte e estratégica no país, conforme necessário. Será supervisor administrativo do pessoal de operações e supervisionará os sistemas através da implementação e envolvimento proactivo, coordenando e trabalhando com o seguinte pessoal HO: Recursos Humanos, Liderança Financeira do MTaPS, Gestão Pessoal Financeiro e Administrativo do HO, Contabilidade Corporativa, Segurança Corporativa, departamentos da MSH RMU e qualquer outra unidade requerida no HO.

Funções

• Assegurar o lançamento preciso e atempado de facturas/contas, pagamentos de facturas, depósitos e periódicos nos módulos correctos atribuídos pela MSH;
• Assegurar que seja mantido no escritório da MSH um ficheiro para cada conta bancária mantida, guardado num local seguro ou numa gaveta com fechadura;
• Trabalhar em estreita colaboração com o Director Financeiro e Administrativo para prestar qualquer apoio administrativo necessário na coordenação da documentação entre o banco e a MSH;
• Apoiar o Director de F&A na recolha de projecções de tesouraria para o mês por parte do pessoal do projecto e redigir o formulário mensal de pedido de Top-Up para revisão e aprovação do Director de Finanças e Administração, assegurando o cumprimento das exigências de limiar da tesouraria da MSH;
• Assegurar a introdução atempada e precisa dos dados dos beneficiários antes dos pagamentos na Banca Online
• Preparar/Recolher documentação exacta e completa relativa ao dinheiro móvel ao pessoal, participantes e beneficiários para aprovação;
• Responder atempadamente às consultas do Contabilista Sénior responsável pela realização de reconciliações bancárias para todas as contas bancárias detidas na MSH onde o titular do cargo tem outro membro da equipa responsável pelo lançamento de transacções, podendo então realizar a Reconciliação Bancária. Em todos os casos, a segregação deve ser respeitada, ou seja, o membro do pessoal que efectua as operações de lançamento não efectua também a reconciliação bancária;
• Manter um mínimo de Fundo para Pequenas Despesas (Petty Cash) no Escritório assegurando que a reconciliação da contagem de dinheiro seja efectuada pelo menos uma vez por semana;
• Realizar processos de encerramento mensal e anual da Contabilidade Financeira MSH;
• Respeitar os prazos do calendário de relatórios pormenorizados aprovados pela Unidade Financeira /Gestão Regional da Sede;
• Apoiar o Director Financeiro e Administrativo na execução dos procedimentos de encerramento do Fim do Mês/ Ano, de acordo com a lista de verificação da MSH;
• Executar algum nível de reconciliações de demonstrações financeiras, quando necessário. Assegurar que as contas a receber e as contas a pagar são rigorosamente controladas;
• Assegurar o cumprimento das Normas US GAAP, FRS e de Contabilidade de Custos
• Identificar e submeter a documentação necessária aos auditores, assegurando que toda a documentação necessária seja devidamente anexada e que a plano de auditoria seja clara;
• Assegurar o lançamento preciso e atempado das despesas (pagamentos, acréscimos, facturas) no sistema de gestão financeira da MSH para proporcionar a posição mais actualizada do desempenho das despesas;
• Ajudar na preparação de orçamentos de projectos e na comunicação em colaboração com a equipa do programa, estimar as próximas necessidades de caixa, preparar projecções de despesas e despesas acumuladas, conforme apropriado;
• Assegurar que as leis e os regulamentos locais relevantes do país sejam respeitados, incluindo o envio atempado de deduções obrigatórias a organismos governamentais como a receitas da autoridade tributaria e os fundos da segurança social;
• Receber e rever os pedidos de adiantamento aprovados, facturas, formulários de despesas de viagem (TEF), formulários de reconciliação antecipada e outros pedidos de pagamento, assegurando que a documentação esteja completa de acordo com a lista de verificação definida;
• Assegurar que o pessoal e os vendedores sejam pagos atempadamente, de acordo com os dias de pagamento acordados da semana;
• Assegurar que as responsabilidades sejam apuradas no sistema financeiro atempadamente e quaisquer reembolsos pendentes efectuados no mesmo período contabilístico com a prestação de contas;
• Apoiar as actividades do projecto, assegurando o pagamento atempado dos participantes e vendedores através da utilização de dinheiro móvel e opções bancárias on-line;
• Trabalhar em estreita colaboração com o Parceiro Regional de RH e empresas locais externas de processamento de salários na preparação, actualização, revisão da folha de pagamentos e dos benefícios para uma maior precisão antes da aprovação pelo Gestor de F&A do Quénia;
• Assegurar o pagamento atempado dos salários e benefícios do pessoal, em conformidade com os prazos do calendário;
• Trabalhar em estreita colaboração com o Parceiro Regional de RH, apoiar a consolidação e atribuição dos salários e benefícios do pessoal de acordo com as folhas das horas aprovadas, remetidas às finanças atempadamente mensalmente;
• Trabalhar com o Parceiro Regional de RH na revisão dos benefícios anuais do seguro do pessoal, isto é, saúde, seguro de vida, assegurando o respeito dos requisitos e regras em torno da elegibilidade dos dependentes. Com a aprovação do Gestor de F&A do Quénia e do Director Nacional do Projecto, pagar os planos de benefícios locais, incluindo os seguros de pensão e de saúde;
• Acompanhar os saldos de férias do pessoal através do rastreador PTO assegurando informação actualizada;
• Actualizar todos os acréscimos e conciliar as contribuições para o plano de benefícios locais com as finanças como parte do processo de encerramento do fim do mês;
• Supervisionar o processamento da documentação para a obtenção de certificados de isenção de IVA para aquisições feitas com fundos dos doadores, conforme o caso, realizando verificações de controlo de qualidade e arquivando todos os documentos para reembolso;
• Supervisionar os pagamentos atempados de todas as obrigações fiscais da MSH, bem como quaisquer requisitos locais relativos a relatórios fiscais trimestrais/anuais;
• Ser responsável pelas instalações e pelos serviços de utilidade pública do escritório asseguram o funcionamento e a limpeza do escritório e das suas instalações de uma forma eficiente e eficaz; supervisionam a Gestão dos inventários da Loja e dos Consumíveis; mantêm um localizador do armazém e asseguram a disponibilidade de artigos de papelaria e consumíveis adequados na loja;
• Gerir o registo da gestão de inventário e realizam contagens bianuais do inventário físico assegurando a reconciliação total do registo e da posição física;
• Com orientação da Sede, criar e manter um sistema de arquivo electrónico actualizado, em conformidade com os procedimentos padrão de mapeamento electrónico dos documentos da MSH para ficheiros financeiros, operacionais e administrativos. Todos os ficheiros em papel devem ser digitalizados para serem arquivados electronicamente;
• Em colaboração com a equipa do Quénia, tratar das compras no terreno quando necessário; receber requisições de compra (RC) aprovadas para a aquisição de bens e serviços; seguir todas as RC, tanto para compras locais como para as requisitadas através de outros escritórios; identifica fontes, recolhe cotações no país para partilhar com o escritório do Quénia que irá seleccionar e negociar com os vendedores e emitir ordens de compra;
• Supervisionar e assegurar a contratação de serviços de transporte para o transporte no país para membros do quadro do pessoal, visitantes e consultores, em conformidade com a política e procedimentos da MSH para o aluguer de viaturas; criar e monitorar o livro de registo de viaturas alugadas;
• Organizar bilhetes de voos domésticos e internacionais; prestar apoio no processamento de vistos; fazer reservas de transporte e alojamento; preparar cartas convite para pessoal nacional e internacional e STTA, consultores locais, e no processamento das autorizações necessárias para Viagens Internacionais;
• Trabalhar com o HO Project Associate na prestação de apoio administrativo e logístico a todos os consultores de curto prazo, servindo de ligação entre MSH/Escritório Nacional em questões administrativas e financeiras relacionadas com estes contratos;
• Assegurar a apresentação exacta e atempada dos relatórios administrativos necessários e de outras informações, conforme necessário, aos Directores do Projecto, Chefes do Projecto ou aos escritórios da empresa;
• Actuar como ponto de segurança para a equipa e apoia o Director Nacional do Projecto na actualização do manual de segurança do país, colaborar com o oficial de segurança HO e prestar briefings aos visitantes.
• Quaisquer outras funções, conforme atribuídas pela direcção e conforme exigido pelo cargo.

 Requisitos

Qualificação & Experiência

O candidato ideal deve ter:

• Licenciatura em Contabilidade, Administração de Empresas ou área afins, preferencial Mestrado em Administração de Empresas ou Contabilidade;
• Pelo menos cinco (5) anos de experiência num cargo administrativo e de contabilidade independente com responsabilidades avançadas de contabilidade, conhecimentos e trabalho com projectos financiados pela USAID e conhecimento da regulamentação aplicável será uma vantagem adicional;
• Deve ter proficiente em Excel de preferência de nível avançado;
• Proficiente na utilização de sistemas de Contabilidade de Gestão Financeira, ou seja, QuickBooks, PeopleSoft, SAP, Agresso, etc. (e módulos como GL, Accounts Payable &, Procurement);
• Experiência na organização de workshops e cursos de formação;
• Experiência no desenvolvimento e interpretação de relatórios financeiros padrão (Balanço, Demonstração de Resultados, Fluxo de Caixa) e criação de lançamentos de diários necessários;
• O candidato seleccionado deve ser um líder do grupo ou da equipa forte com excelentes capacidades de comunicação e de relacionamento interpessoal;
• Deve ser fluente em Inglês, incluindo capacidades de leitura, escrita e fala.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Para mais detalhes e para se candidatar ao cargo, por favor visite o link abaixo. Se não puder se inscrever online ou tiver dificuldade em fazê-lo, envie um email para explicação do seu problema para talentacquisition@msh.org. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.

Sobre a Empresa

A Management Sciences for Health (MSH), uma organização global sem fins lucrativos, no domínio da saúde, utiliza abordagens comprovadas desenvolvidas ao longo de 40 anos para ajudar líderes, gestores de saúde e comunidades nos países em desenvolvimento a construir sistemas de saúde mais fortes para um maior impacto na saúde. Trabalhamos para salvar vidas, colmatando a lacuna entre o conhecimento e a acção na saúde pública. Para mais informações, visite o nosso website www.msh.org.

Processo de Candidatura

Link: https://bit.ly/3FjZVj6

Validade: 07/01/2021

Local: Maputo