A UNHCR pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo.
Descrição do Trabalho
O encarregado está sob a supervisão directa do Chefe do Escritório de Campo, que define os objectivos gerais de trabalho e fornece orientação e orientação necessárias.
Responsabilidades
Receber visitantes, organizar reuniões, internas e externas, com vários funcionários e interlocutores; como e quando solicitado, participar de reuniões e tirar atas e/ou notas dos procedimentos;
Manter arquivos e registros de escritório rígidos e electrónicos;
Receber, registrar, encaminhar correspondência e bolsa de escritório. Manter um sistema de acompanhamento;
Elaborar correspondência, memorandos e relatórios de rotina. Formate documentos mais complexos usando a tecnologia apropriada;
Facilitar a implementação das formalidades administrativas do pessoal e processamento de documentos em relação às licenças e movimentos do pessoal. Apoiar membros da equipe no processamento de documentação relacionada com pessoal;
Auxiliar na requisição e compra de material de escritório localmente, bem como garantir o controle da distribuição e manutenção de registros de estoque adequados;
Pode regular e monitorar a provisão de rotina de serviços e/ou mudanças de provedores, como e quando aplicável;
Coordenar as necessidades de transporte, monitorar o diário de bordo e o consumo de combustível;
Assegurar que todos os documentos financeiros sejam enviados a tempo ao pessoal apropriado para a Representação do país em Maputo;
Executa outras tarefas conforme necessário.
Requisitos
Qualificações Mínimas Essenciais e Experiência Profissional Necessária:
Conclusão do Ensino Secundário ou equivalente escola técnica ou comercial com certificado/ formação em Administração de Empresas, Finanças, Gestão de Escritório, Recursos Humanos ou outro campo relacionado;
Mínimo três (3) anos de experiência profissional relevante para a função; incluindo conhecimentos de informática (aplicativos MS Office e People Soft);
Fluência em Inglês e Português;
O conhecimento de outra língua relevante da ONU ou idioma local é uma vantagem.
