Logistics Officer Tempo Inteiro

A Agency for Technical Cooperation and Development – ACTED, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Logística de Área, baseado em Pemba, na província de Cabo Delgado.

Objectivo da Posição

O Oficial de Logística de Área irá assistir o Oficial de Logística Sénior do País na gestão de compras destinada à implementação dos projectos, bem como na gestão logística transversal, tal como a frota, combustível, instalações da ACTED, activos, e gestão de comunicações- Ele/ela deve garantir a conformidade de todas as operações logísticas respeitando os procedimentos internos da ACTED e doadores, melhores práticas e regulamentos nacionais.

Funções

Compras:

• Garantir que as directrizes de aquisição da ACTED sejam aplicadas em todos os momentos para todas as aquisições atribuídas pelo Oficial de Logística Sénior do País;
• Contribuir para manter actualizada a base de dados nacional de fornecedores e construir uma visão estratégica de fornecedores na área;
• Apoiar a elaboração de orçamentos, verificando os principais preços unitários, bem como mantendo um conhecimento actualizado dos custos para o bom funcionamento da missão;
• Contribuir para o desenvolvimento do plano de aquisições para cada projecto, em estreita coordenação com o Oficial de Logística Sénior do País, levando em consideração as restrições do projecto, doadores e directrizes de aquisição ACTED e quaisquer outras especificidades;
• Contribuir para a coordenação de aquisições para outras sub-bases;
• Antecipar riscos de aquisição, como falha de licitação, planeamento de entrega, sazonalidade, restrições orçamentais, problemas com desalfandegamento aduaneiro, etc., e estabelecer uma ligação eficiente com outros departamentos e mitigar esses riscos;
• Garantir a implementação atempada das compras sob a sua responsabilidade em total conformidade com os procedimentos logísticos ACTED, em particular os cenários de aquisição e a nível de autorizações: alterar os planos de aquisição, se necessário, e submetê-los à aprovação do superior;
• Contribuir para a manutenção de contratos com fornecedores de bens, serviços e obras alinhados com a política de compras e de contratação da ACTED;
• Garantir a constante disponibilidade bens e serviços e de obras em execução, como combustível, material de escritório, meios de transporte para o bom funcionamento da missão;
• Aplicar o princípio da relação custo-benefício em todo o processo de aquisição, implementando a comparação de ofertas de fornecedores/prestadores de serviços/contratados sólidos, verificação de qualidade física, busca pelos melhores preços, etc.;
• Apoiar a eficiente e exaustiva circulação e arquivamento da documentação relativa aos processos de aquisição conforme detalhado no manual de logística ACTED (documentos de licitação, contratos, cotações, etc.).

Stocks e Entregas:

• Contribuir para a identificação de armazéns/espaços de armazenamento com base nas necessidades da área, com visão estratégica de fluxos e interligações entre locais e escritórios da ACTED e os locais de implementação. Garantir que as instalações sejam mobiliadas, seguras para uso do staff;
• Contribuir para garantir a segurança dos meios de transporte de mercadorias como caminhões de aluguer, carga aérea, etc.;
• Acompanhar as entregas sob sua responsabilidade com base nos termos contratuais. Fazer uma ligação eficiente com os fornecedores para entregas pontuais, ou solucionar eficientemente problema inesperado;
• Contribuir para a antecipação e mitigar riscos de entrega como: transporte, autorizações legais, desembargo aduaneiro, controle de qualidade, etc.;
• Apoiar o planeamento eficiente de entregas às equipas dos diferentes projectos e contribuir para manter uma informação regular aos Gestores de Projecto sobre prazos de entrega esperados;
• Contribuir para a manutenção e divulgação de um relatório mensal de stocks para cada projecto;
• Lidar com inventários periódicos e esclarecer discrepâncias de stock de forma documentada;
• Contribuir para garantir o esgotamento dos stocks antes das datas de término do projecto e fornecer relatórios de stock final de projectos para o Oficial de Logística Sénior do País de acordo com as directrizes dos doadores;
• Apoiar a circulação eficiente e exaustiva, arquivamento e arquivamento de estoques e entregas;
• Documentar de forma transparente conforme o manual de logística da ACTED (comprovativos de recebimento de stocks e comprovativos de saída de stock, etc.).

 Gestão de frota e transporte:

• Apoiar a alocação, compra ou aluguer de veículos com base nos projectos e necessidades transversais na área;
• Apoiar eficientemente o planeamento mensal, semanal e diário e acompanhamento de movimentos;
• Contribuir para garantir que as directrizes de gestão de frota da ACTED sejam aplicadas na área em todos os horários: diários de bordo, fichas de registo e manutenção, etc.;
• Contribuir para garantir que as directrizes de segurança e protecção sejam aplicadas em todos os veículos em uso, e para qualquer movimento;
• Apoiar o inventário físico mensal da frota e actualizar as ferramentas relacionadas em conformidade;
• Contribuir para calcular e verificar o custo mensal de cada veículo (consumo de combustível, reparos, seguro, etc.), investigar e resolver os principais custos excessivos; reportar grandes aumentos nos custos da frota;
• Apoiar a identificação de empresas de transporte para necessidades que não possam ser cobertas pela frota da ACTED, tendo em conta as oportunidades disponibilizadas através da comunidade humanitária (cluster logístico, UNHAS, etc.): empresas de aluguer de veículos, empresas de carga aérea, linhas de barcos, etc.;
• Contribuir para organizar treinos e actualizações regulares de motoristas (condução, segurança e protecção, manutenção, gestão de crises, etc.);
• Apoiar a circulação, e arquivamento eficiente da documentação relativa à frota e transporte detalhado no manual de logística ACTED (diários, folhas de manutenção, autorizações administrativas, cartões de seguro, etc.).

Gestão de combustível:

• Contribuir para a gestão do abastecimento de combustível na área em conformidade com as directrizes de contratação da ACTED; antecipar e mitigar os riscos de fornecimento de combustível, se houver;
• Apoiar os requisitos mínimos de qualidade do combustível;
• Apoiar a manutenção de instalações adequadas de armazenamento de combustível;
• Contribuir para o inventário mensal de combustíveis e actualizar as ferramentas relacionadas; discrepâncias com as taxas de consumo padrão devem ser investigados e documentados.

Gestão de activos:

• Apoiar a alocação, compra ou aluguer de activos com base no programa e necessidades transversais no país;
• Contribuir para que as directrizes de gestão patrimonial da ACTED sejam sempre aplicadas na área: cartões de registo, acompanhamento mensal do património, etc.;
• Contribuir para manter um acompanhamento mensal dos activos actualizado por código de projecto, linha orçamentária, com localização e utilizadores claros para cada activo; investigar e documentar qualquer perda ou dano;
• Apoiar inventários mensais e aleatórios de activos para verificar a confiabilidade do acompanhamento mensal dos activos e tomar as acções correctivas necessárias;
• Contribuir para revisar e implementar uma estratégia de manutenção eficiente (tanto em termos de operações quanto em termos de custos): realizar pesquisas de mercado de serviços de manutenção, desenvolver ferramentas práticas para antecipar a disponibilidade de activos, etc.;
• Contribuir para o treino e actualização regular do pessoal (uso correcto de computadores e rádios, instalações e uso de geradores, etc.);
• Apoiar a transferência ou doação de activos antes das datas de término do projecto e os relatórios finais de activos do projecto conforme as directrizes dos doadores;
• Apoiar a circulação, arquivamento e arquivamento eficiente e exaustivo da documentação patrimonial conforme detalhado no manual de logística ACTED (cartões de registo, etc.).

Gestão de instalações:

• Apoiar a identificação e contratação de instalações (escritórios, guesthouses e armazéns) com base em critérios geográficos, operacionais, de segurança e financeiros, em estreita ligação com o superior hierárquico;
• Contribuir para o melhoramento das instalações caso não estejam de acordo com os standards da ACTED;
• Contribuir para garantir condições adequadas de trabalho e vida para todos o staff em cada local, fornecer, em particular, fornecimento de energia, água potável, artigos de papelaria, etc.;
• Contribuir para manter um inventário físico mensal de outros bens variados;
• Contribuir para que as orientações de segurança e protecção sejam aplicadas em todas as instalações.

Gestão de IT e comunicação:

• Apoiar as necessidades de comunicação e de IT, alocação de meios de comunicação, compra ou aluguer de acordo com o programa e necessidades transversais no país;
• Contribuir para que as directrizes de comunicação e gestão de IT da ACTED sejam aplicadas na área; contribuir para manter um acompanhamento mensal dos custos de comunicação; investigar e resolver os principais custos excessivos; relatar grandes aumentos nos custos de comunicação;
• Contribuir para definir e implementar o plano de IT na área: lidar com pesquisas de mercado de serviços de manutenção, oportunidades de conexões de internet, etc.;
• Apoiar o backup mensal de dados (servidor, e-mails, etc.);
• Contribuir para garantir as directrizes de segurança de IT na área e tomar as medidas correctivas necessárias;
• Contribuir para o gerenciamento de crises de segurança de TI em estreita ligação com o superior hierárquico;
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos da ACTED e dos doadores em todas as operações logísticas sob sua responsabilidade e promover activamente os procedimentos logísticos;
• Assegurar a aplicação do manual de logística ACTED para todas as operações sob sua responsabilidade directa; contribuir para melhorar o conhecimento dos procedimentos logísticos pelas equipas de logística, finanças, programa e coordenação;
• Promover a política de tolerância zero à corrupção e assegurar a adesão ao Código de Conduta ACTED e à política Antifraude;
• Contribuir para a logística mensal do TITANIC sob a supervisão do superior hierárquico, verificando cuidadosamente a confiabilidade e relevância dos dados reportados pelos escritórios de campo;
• Lidar com visitas de campo com ToRs claros, incluindo verificações ad hoc (inventários de activos e stocks, consumo de combustível, etc.) e relatório escrito após cada visita;
• Capitalizar as lições aprendidas através de memorandos, módulo de treino, etc. para melhorias contínuas da conformidade logística na área;
• Contribuir para o acompanhamento e actualização do relatório de auditoria interna e externa para logística, sob a supervisão do superior hierárquico;
• Apoiar e facilitar documentação para os departamentos de Finanças e Transparência e Compliance conforme manual de auditoria global ACTED;
• Apoiar a preparação de auditorias externas de acordo com as instruções das equipas de Auditoria Regional, sob a supervisão do superior hierárquico.

Requisitos

• Licenciatura ou diploma em Logística ou semelhante;
• Capaz de produzir relatórios técnicos;
• Organizado(a), rigoroso(a), trabalhador(a);
• Capacidade de trabalhar em equipa, qualidades interpessoais e diplomacia, flexível em relação à prioridade do trabalho;
• Boa capacidade de comunicação e de acordo com os princípios e objectivos do ACTED;
• Tem de falar Português e Inglês e ter sólidos conhecimentos em línguas locais é uma vantagem;
• Excelentes conhecimentos de informática.

Exigências

• Curriculum Vitae actualizado;
• Carta de Motivação.

Nota: Os candidatos interessados devem mencionar a posição no título do e-mail. Apenas candidatos apurados serão contactados.

Tipo de contrato: A prazo certo

Duração do contrato: 04 meses – com possibilidade de renovação

Sobre a Empresa

A ACTED é uma ONG que apoia mais de 18,3 milhões de pessoas vulneráveis afectadas por conflitos e desastres ou dificuldades socioeconómicas em 40 países.

Independente, privada e sem fins lucrativos, a ACTED respeita uma estrita imparcialidade política e religiosa, e actua seguindo princípios de não discriminação, transparência, de acordo com seus valores fundamentais: responsabilidade, impacto, espírito empreendedor e inspiração.

A ACTED está comprometida com a ajuda humanitária imediata para apoiar aqueles que precisam urgentemente e proteger a dignidade das pessoas, enquanto co-cria oportunidades de longo prazo para o crescimento sustentável e a realização do potencial das pessoas.

ACTED se esforça para responder a crises humanitárias e construir resiliência; promover o crescimento inclusivo e sustentável; co-construir uma governança eficaz e apoiar a construção da sociedade civil em todo o mundo, investindo nas pessoas e em seu potencial.