Administrador

A Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo (ADPP) formou um forte consórcio com parceiros locais (ComuSanas e Kupulumussana) e parceiros de assistência técnica (FHI360 e Dimagi), para implementar um projecto financiado pela USAID Moçambique, denominado “Mozambique Local TB Response” pretende recrutar para o seu Projecto, um (1) Administrador, cujos objectivos do projecto são:

• Capacitar as Entidades Locais e as Comunidades para providenciar serviços de qualidade na área da Tuberculose, usando uma abordagem baseada no paciente e elevar a resposta à TB em Moçambique a um nível totalmente novo;
• Aumentar o número de pessoas com TB sensível e TB Resistente aos medicamentos diagnosticadas, notificadas e concluído com sucesso o seu tratamento;
• Contribuir para o desenvolvimento da nova estratégia nacional de TB;
• Apoiar o governo a reduzir a incidência de TB em 90% até 2035; Desenvolver a capacidade das organizações locais para implementar intervenções de alta qualidade contra a Tuberculose;
• Desenvolver a capacidade das organizações locais para implementar intervenções de alta qualidade contra a Tuberculose.

Objectivo da Vaga

(A) Administrador(a) do Projecto fornecerá apoio administrativo, financeiro e logístico ao Projecto. O Projecto estará baseado na cidade de Quelimane, com possíveis viagens para as províncias e os distritos de implementação do projecto sempre que for necessário.

 Descrição Geral da Vaga

• Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
• Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contratos de consultoria;
• Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contratos relevantes;
• Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
• Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
• Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
• . Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
• Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
• Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contratos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
• Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
• Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
• Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
• Controlo de expediente que entra e sai do projecto.

Responsabilidades

Recursos Humanos

• Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
• Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
• Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
• Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
• Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.).

Transporte

• Estabelecer um Plano eficiente do uso de viaturas;
• Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos das viaturas;
• Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa das viaturas e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc.);
• Definir plano de trabalho dos motoristas.

Logística

• Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
• Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).

Contas Bancárias

• Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
• Assegurar o envio de todos os justificativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.

Conta Caixa

• Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
• Conferir as entradas e saídas de caixa, cada semana;
• Fazer contagem física regular de caixa;
• Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade.

Orçamento

• Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos
• Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos)
• Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais

Despesas

• Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
• Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
• Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
• Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
• Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
  • Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços;
  • Recibos para suportar as despesas/ gastos/ incorridas;
  • Relatórios de actividades;
  • Lista de participantes, assinada pelos participantes em cada evento;
  • Relatórios de viagens;
  • Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto;
  • Três (3) Cotações e relatório do comité;
• Recibos de pagamento de INSS e IRPS:
  • Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
  • Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
  • Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
  • Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
  • Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
  • Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
  • Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
  • Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais

 Habilidades e Competências

• Licenciatura em Contabilidade, Gestão, Economia, Administração Pública ou equivalente;
• Pelo menos cinco (5) anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares;
• Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
• Experiência de gestão financeira e controlo orçamental;
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação;
• Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet;
• Cuidadoso e atento aos detalhes;
• Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor;
• Boa organização e habilidades de gestão do tempo;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos;
• Pró-activo.

Exigências

• Curriculum Vitae

Nota: Indique no Assunto a VAGA para a qual se candidata. Serão apenas contactados os potenciais candidatos para as entrevistas.

Processo de Candidatura

Email: adpp.recrutamento@adpp-mozambique.org

Validade: 18/11/2019

Local: Zambézia

Duração: 5 anos (Setembro de 2019 a Setembro de 2024)