Administrador de Escritório

Email: mocambique@dmiafrica.net

Validade: 01/11/2017

Local: Maputo

A Development Media International (DMI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Administrador de Escritório.

Contexto

A Development Media International (DMI) realiza campanhas de comunicação de massa para mudar comportamentos e salvar vidas nos países em desenvolvimento. A DMI é uma ONG inovadora que te vindo a crescer rapidamente e tem um excelente histórico no melhoramento de resultados de saúde, através da mudança de comportamentos. A DMI está quase a embarcar numa grande campanha nacional na rádio – Intensaúde – com o objectivo de mortalidade infantil. Esta acção visa incentivar a procura de tratamentos de saúde, sobretudo em relação a doenças como a malária, pneumonia e diarreia. O ensaio clínico controlado e aleatorizado (randomized controlled trial – RCT) realizado pela DMI em Burquina Faso demonstrou que as campanhas na rádio podem reduzir a mortalidade infantil em 6,3%. A DMI está desenvolver projectos no país desde Março de 2015 e encontra-se de momento a expandir a sua equipa para poder dar continuidade a este novo e estimulante projecto.

Descrição do Cargo

• O Administrador será responsável pela realização de tarefas financeiras e administrativas no escritório da DMI em Maputo. Irá processar pagamentos e manter registos de todas as transacções financeiras. Trabalhará em estreita colaboração com o Representante Adjunto do País e a equipa financeira da DMI no Reino Unido (com sede em Londres) e será responsável por garantir que os procedimentos financeiros e administrativos são estritamente cumpridos. Também ajudará a recolher dados de monitorização de transmissão e auxiliará o Representante do País em outras tarefas logísticas.

Principais Funções

• Adquirir rapidamente conhecimentos sobre os métodos da DMI e os objectivos do projecto;
• Ajudar na criação de sistemas, controlos e procedimentos financeiros transparentes que permitam a monitorização, o controlo e responsabilização efectiva de todos os movimentos financeiros. E, assim que esses sistemas estiverem operativos, deve mantê-los e melhorá-los;
• Assegurar o cumprimento de todas as políticas e procedimentos relevantes em matéria de caixa, adiantamentos, banca, aquisições e activos. Tal inclui garantir que outros membros da equipa sigam as políticas correctamente;
• Registar todas as receitas e despesas relacionadas com as actividades do projecto e dar assistência na realização de previsões e revisões de orçamento, conforme necessário;
• Realizar pagamentos em dinheiro em nome da DMI Moçambique de acordo com as políticas da DMI;
• Manter os registos financeiros da DMI Moçambique;
• Manter um sistema de arquivo para os documentos financeiros relevantes;
• Enviar relatórios mensais e trimestrais à DMI Londres, detalhando receitas, despesas, balanço patrimonial, flutuações orçamentais com comentários e reconciliações bancárias e de caixa com um alto nível de precisão.
• Enviar relatórios contabilísticos semanais para o escritório da DMI Londres;
• Preparar previsões mensais e trimestrais de fluxo de caixa para a DMI Moçambique e usar essas previsões para preparar pedidos de fundos mensais à DMI Londres;
• Manter o inventário da DMI Moçambique e garantir a segurança dos activos da DMI;
• Assegurar que todas as informações financeiras exigidas por doadores ou auditores externos são fornecidas à DMI Londres em tempo útil;
• Ajudar no trabalho administrativo necessário para manter o estatuto da DMI junto dos ministérios e a sua permissão para operar em Moçambique;
• Ajudar a manter actualizada a documentação necessária para os veículos da DMI em Moçambique;
• Ajudar na selecção, aquisição e manutenção de seguros e serviços relevantes (como internet, electricidade, etc.) para o escritório de Maputo, conforme exigido pelo Representante do País;
• Ajudar na recolha de dados semanais de transmissão da rede de monitores de rádio da DMI;
• Coordenar, planear e organizar viagens e alojamento, tanto para o pessoal da DMI Moçambique como para as equipas que estão de visita, oriundas de outros escritórios da DMI;
• Ajudar no processo de recrutamento, elaborar propostas de contratos e certificar-se de que os Contratos estão em conformidade com o manual de Recursos Humanos e as leis moçambicanas;
• Manter um registo das férias gozadas pelos colaboradores;
• Manter uma boa comunicação com a equipa financeira da DMI Londres;
• Coordenar e comunicar regularmente com o escritório da DMI em Manica;
• Assumir a responsabilidade por outros elementos do projecto e executar outras tarefas, conforme solicitado pelo Representante do País.

Requisitos

Competências Essenciais

• Com formação Universitária ou experiência profissional equivalente;
• Experiência anterior em funções financeiras ou administrativas;
• Excelente atenção ao detalhe e capacidade de organização;
• Fluência em Português escrito e falado. Conhecimentos de Inglês ou de outra qualquer língua importante em Moçambique constituem vantagem;
• Experiência a trabalhar com o Microsoft Excel;
• Grandes capacidades intelectuais, que podem ser atestadas através da apresentação de bons resultados académicos durante a entrevista.

Competências Desejáveis

• Experiência de trabalho financeiro numa ONG;
• Experiência na criação de sistemas e procedimentos financeiros para uma organização.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Descrição completa dos cargos e um formulário de candidatura através do link: http://www.developmentmedia.net/mocambique.html.