Administrador de Projecto Tempo Inteiro

A Progettomondo pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um/a (1) Administrador/a de Projecto.

Contexto

A ProgettoMondo ETS procura um/a Administradora de Projecto para supervisionar e coordenar a componente administrativo financeira do projeto “Sprigioniamo i talenti – Libertamos os Talentos AID 13244/05/6”, com duração de 36 meses. O projeto, localizado entre a província e a cidade de Maputo, tem como objetivo a (re)inserção socioeconómica de pessoas detidas, através da melhoria da oferta formativa nas prisões e da promoção e busca de oportunidades de trabalho alternativas, também com recurso a práticas de cooperativismo moderno. A pessoa selecionada será responsável pela aplicação dos procedimentos administrativos e financeiros do projeto.

Objetivos e Características Gerais

A/o Administrador/a é responsável pela gestão administrativa do escritório da Progettomondo, pela gestão do pessoal do departamento de Administração, Contabilidade e Logística e dos recursos humanos em geral, em conjunto com as/os Coordenadoras/es de projecto e/ou de programa. Apoia as/os Coordenadoras/es de projecto e/ou de programa no monitoramento constante das despesas da Progettomondo, planos financeiros específicos desenvolvidos e partilhados e sua adesão às regras da Progettomondo e aos procedimentos financeiros dos doadores. Colabora também com o Coordenador Nacional e Representante Legal da organização no cumprimento legislativo burocrático relativo a presença da organização e do seu pessoal no país.

Responsabilidades

Contabilidade, Finanças e Orçamento

• Em colaboração com as/os Coordenadoras/es de projecto e com a sede da Progettomondo em Moçambique e na Itália, apoia na implementação de um sistema eficaz de gestão administrativa e financeira do projeto;
• Coordena e supervisiona o pessoal do departamento de Administração, Contabilidade e Logística e garante, através de supervisão, o correto preenchimento da contabilidade dos projectos;
• Prepara e processa todas as transações financeiras relacionadas ao(s) projecto(s) no Sistema de Contabilidade da Progettomondo (como comprovantes, requisições, revisões do orçamento do projeto) e garante a alocação adequada dos custos de acordo com as informações recebidas pelas/os coordenador/ases dos projectos;
• Coordena e supervisiona a reconciliação financeira mensal e rotineiramente (incluindo discrepâncias por meio da coleta e análise de dados financeiros e contábeis);
• Apoia as/os Coordenadoras/es dos projectos para gerir e contabilizar as entradas e saídas de caixa do dia-a-dia, garantindo sistemas e procedimentos adequados;
• Supervisiona o desembolso de dinheiro em numerário, de acordo com as políticas e procedimentos internos da Progettomondo e em coordenação com as/os contabilistas e as/os Coordenadoras/es de projecto;
• Processa os pagamentos aprovados de acordo com o orçamento do projeto e os regulamentos do projeto, tendo verificado as documentações necessárias;
• Recolhe, verifica, classifica, processa os registos contabilísticos e arquiva de forma adequada todos os documentos;
• Prepara relatórios financeiros semestrais, anuais e finais para os doadores e, eventualmente, para as autoridades locais;
• Garante e facilita a realização de auditorias internas e externas do projeto;
• Garante uma constante comunicação e coordenação com potenciais parceiros de projecto;
• Fornece apoio contínuo aos parceiros do projeto para garantir que a contabilidade financeira esteja de acordo com os procedimentos financeiros da Progettomondo e dos doadores;
• Fornece supervisão e apoio administrativo e financeiro para a organização eficaz e eficiente das atividades do projeto, tais como visitas de campo, missões, workshops, treinamentos, mesas redondas, conferências, etc.;
• Gestão de recursos humanos, conformidade legal e administração;
• Coordena a nível funcional todo o pessoal do departamento de Administração, Contabilidade e Logística e realiza avaliações de desempenho e revisões periódicas em coordenação com as/os Coordenadoras/es de projecto de acordo com as políticas e procedimentos da Progettomondo;
• Prepara e mantém os arquivos de acordo com as políticas e regras da Progettomondo;
• Prepara a folha de pagamento mensal e paga salários e honorários de consultoria dentro dos prazos;
• Assegura a preparação e remessa de deduções estatutárias para funcionários do escritório e apresentação de declarações estatutárias anuais (INSS, IRPS, etc.);
• Em geral è responsável dos Recursos Humanos e relativa documentação (como contratos, seguros, etc.) e legislações cumprindo com a lei nacional e as regras da Progettomondo;
• É responsável pelos meios de transporte e relativos documentos, em coordenação com a logística, as/os motoristas e as/os Coordenadoras/es de projecto;
• É responsável da conformidade legal da organização no país e ocupa-se de cumprir com as leis nacionais em coordenação com as/os Coordenadoras/es de projecto;
• É responsável, junto com as/os Coordenadoras/es de projecto e/ou Pais, pela gestão, abertura, encerro das contas da Progettomondo e cumprimento com regras do banco, da Progettomondo e dos doadores;
• É responsável pela gestão e condições estruturais do escritório, da sua segurança e dos seus bens;
• Relaciona-se com os vários actores envolvidos nas tarefas de responsabilidade (autoridades locais, dono do escritório, empreiteiros, etc.) em coordenação com as/os Coordenadoras/es de projecto;
• Cumprimento legislativo burocrático relativo a presença no pais da organização e do seu pessoal;
• Colabora na elaboração do relatório anual de atividades e planeamento destinado às autoridades nacionais;
• Monitora o prazo de validade dos documentos que garantem a presença legal da organização no país e solicita ações destinadas a eventuais renovações e atualizações;
• Apoia o pessoal expatriado na obtenção dos vistos necessários para o desempenho das suas funções.

Compras e Logística

• Verifica se os pagamentos devidos a fornecedores estão de acordo com os planos de aquisição realizados e aprovados e se os procedimentos apropriados foram cumpridos, em coordenação com a logística;
• Apoia os procedimentos de aquisição para o projeto de acordo com as políticas e regulamentos internos da Progettomondo e dos doadores e em coordenação com a logística;
• Garante que o registro do inventário do projeto esteja atualizado e todos os bens e equipamentos estejam devidamente etiquetados em coordenação com a logística;
• A/o Administrador/a desempenha qualquer função adicional exigida para desenvolver a implementação das atividades e de acordo com o perfil.

Requisitos e Qualificações Obrigatórios

• Formação: Licenciatura em Administração, Finanças, Economia ou área relacionada;
• Experiencia: experiência comprovada de pelo menos 5 anos em funções de administração e gestão, preferencialmente no setor do desenvolvimento ou in projetos complexos;
• Competências chave: excelentes capacidades de gestão financeira e de gestão de pessoal, juntamente com uma forte aptidão para o trabalho em equipa e a colaboração;
• Competências interpessoais: excelentes capacidades de comunicação e capacidade de motivar a equipa e gerir as relações profissionais de forma eficaz.

Como candidatar-se:

Se você considera que possui os requisitos para esta posição, pedimos que envie seu currículo, uma carta de apresentação que demonstre sua experiência relevante e pelo menos 3 referências para o e-mail: mozambico.fontana@progettomondo.org.

Supervisão: Coordenador/a de projecto e Pais, Responsável Administrativa da sede Itália

Duração do contrato: 12 meses renovável, com um período de prova de 60 dias com possibilidade de renovação

Salário: Remuneração competitiva e compatível com a experiência

Local de trabalho: Cidade de Maputo e Província de Maputo