Vaga para Assistente Administrativa e Finanças (JSI) Tempo Inteiro

Email: msip@mz.jsi.org

Validade: 29/04/2014

A JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI), pretende recrutar para o quadro de pessoal, um (1) Assistente Administrativa e Finanças (AAF).

Contextualização

• O projecto M-SIP, financiado pela USAID, tem como objectivo melhorar a qualidade da Informação Estratégica em saúde junto dos parceiros de implementação financiados pelo PEPFAR/Moçambique, das organizações baseadas na comunidade (OBC) locais moçambicanas e ministérios seleccionados do Governo de Moçambique (GM) a nível nacional e subnacional;
• O programa trabalhará ainda para garantir sistemas de dados eficazes do PEPFAR/Moçambique, especificamente nas áreas de qualidade de dados com vista a uma melhor gestão do programa, uso de dados e tomada de decisões e para iniciar um processo destinado a formação, capacitação, desenvolvimento e colocação de um quadro de especialistas moçambicanos em monitoria e avaliação em instituições governamentais moçambicanas e organizações de implementação internacionais e locais seleccionadas;
• A JSI é uma empregadora baseada em Igualdade de Oportunidades e Acção Afirmativa comprometida com a diversidade no local de trabalho.

Funções

• A trabalhar no Departamento Financeiro sob a direcção do Director da Administração e Finanças, o/a Assistente de Administrativa e Finanças deve ajudar na contabilidade e documentação de todas as transacções financeiras em tempo útil e de forma precisa e deve facilitar o bom fluxo do trabalho administrativo de rotina dos escritórios do projecto MSIP e das operações de apoio ao programa.

Finanças

• Registar diariamente os comprovativos de pagamento no programa informático QuickBooks;
• Ter sob a sua responsabilidade o fundo de caixa do escritório e efectuar pagamentos diários das operações aprovadas. Preparar justificativos de pagamento de caixa e garantir que todas as transacções em dinheiro sejam devidamente documentadas na totalidade;
• Rever os relatórios de despesas (relatórios de despesas de viagens e relatórios de despesas relatórios de despesas tenham sido totalmente aprovadas antes do pagamento;
• Manter o arquivo do adiantamento de dinheiro e preparar o relatório de adiantamentos vencidos para o Director Financeiro;
• Preparar justificativos de pagamentos bancários e garantir que todas as transacções bancárias sejam devidamente documentadas na totalidade;
• Preparar cheques ou pedidos de transferência bancária com base em documentos totalmente aprovados e apresentar aos assinantes para verificação e assinatura.

Administração

• Prestar apoio de tradução e interpretação, conforme for solicitado pelo Gestor do Projecto, Director da Administração e Finanças e demais Técnicos, incluindo a tradução de documentos do Português para o Inglês e vice-versa;
• Responsável pelo bom funcionamento das seguintes funções: receber visitantes, compilar actas de reuniões, organizar reuniões/workshops, agendar encontros, organizar viagens, fotocópias e serviços de correio, serviços de tradução, telefones e faxes;
• Responsável por manter o fornecimento de todos os documentos de administração e colocá-los a disposição de todos os funcionários do Projecto MSIP;
• Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de um sistema de arquivo central e na manutenção de todos os quadros de avisos administrativos – mantendo-os actualizados e com um aspecto limpo e organizado;
• Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de processos individuais de todos os funcionários do Projecto, garantindo que os registos de licença de todos os funcionários estejam devidamente mantidos e actualizados e apoiar a recolha dos mapas de assiduidade mensais e o processamento da folha de salários, juntamente com os funcionários da Direcção de Administração e Finanças.

Gestão Geral do Escritório

• Manter um inventário adequado do material de escritório e garantir que todo o equipamento (telefones, computadores, etc.) esteja a funcionar devidamente;
• Apoiar o Director de Administração e Finanças no controlo de aquisições e do inventário;
• Assegurar que todos os bens adquiridos estejam de acordo com as Políticas e Procedimentos de Aquisições da JSI;
• Fazer cumprir a correcta observância dos limites de aquisições e os procedimentos de aprovação.

Requisitos

• Quatro ou mais anos de experiência de Contabilidade Geral;
• Diploma universitário em Contabilidade;
• Dá-se preferência a candidatos com dois anos de experiência no Departamento Financeiro de uma ONG Internacional;
• Competência comprovada em software informático de Contabilidade Geral: QuickBooks;
• Conhecimentos avançados dos programas MS Office, especialmente Excel;
• Experiência anterior de gestão e grande capacidade de organização;
• Excelentes conhecimentos de Português e Inglês oral e escrito;
• Habilidades de comunicação e interpessoais sólidas.
• Nível Superior em Sistemas de Informação, Farmácia ou Logística;
• Pelo menos três (3) anos de experiência na gestão da distribuição e qualificação de produtos farmacêuticos;
• Conhecimento da cadeia de abastecimento de medicamentos do sector público em Moçambique e dos Sistemas de Informação utilizados pela CMAM.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Apresentação.

Sobre a Empresa

A John Snow, Incorporated (JSI) é uma organização internacional que implementa os projectos “USAID/DELIVER PROJECT” e “Supply Chain Management System Project” – SCMS – (financiado pelo PEPFAR). Em Moçambique, ambos projectos trabalham em estreita colaboração com a Central de Medicamentos e Artigos Médicos (CMAM) em actividades relacionadas com a logística de medicamentos, com ênfase nos produtos de Saúde Reprodutiva, ARVs, Testes Rápidos e anti-maláricos.