Assistente Administrativo

A COBEST pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo (M/F).

Contexto

Na COBEST, o nosso sucesso deve-se às pessoas e aos processos. Um(a) Assistente Administrativo(a) é a força de apoio por trás de ambos, e estamos actualmente à procura de alguém excepcional para assumir o leme. O(a) candidato(a) ideal será uma pessoa capaz de resolver problemas, com excelentes capacidades de comunicação e uma atenção impecável aos pormenores. O(a) candidato(a) deve também ter experiência de trabalho num ambiente de escritório, executando tarefas administrativas e prestando apoio aos colegas de trabalho. A capacidade de executar várias tarefas, gerir horários complexos e cumprir prazos variáveis é essencial para o cargo.

Responsabilidades

• Prestar apoio administrativo para assegurar a eficácia das operações de escritório;
• Manter sistemas de arquivo físicos e digitais;
• Receber chamadas telefónicas e encaminhar para o pessoal adequado, agendar compromissos, sinalizar a entrada de encomendas e prestar assistência a clientes e outros visitantes;
• Responder a correio eletrónico e outras questões e correspondência digitais;
• Gerir os calendários do pessoal sénior, incluindo a organização de viagens;
• Introduzir e atualizar informações em bases de dados e folhas de cálculo;
• Preparar as agendas das reuniões e redigir as actas das mesmas;
• Coordenar a logística das reuniões, incluindo a organização da sala e o serviço de catering;
• Utilizar software de processamento de texto e de apresentação para criar e editar documentos, elaborar e editar cartas, relatórios e outros documentos;
• Trabalhar com o pessoal de manutenção e fornecedores externos para garantir que o equipamento de escritório está em boas condições de funcionamento e que o material de escritório está sempre disponível;
• Colaborar estreitamente com outros funcionários e prestar apoio na tramitação de expediente junto das entidades competentes, conforme necessário;
• Trabalhar com informações sensíveis com discrição para manter a confidencialidade e a segurança e garantir o cumprimento das políticas e regulamentos em matéria de privacidade;
• Assegurar o cumprimento dos prazos e adaptar-se à evolução das prioridades;
• Apresentar uma imagem positiva e profissional da organização.

Habilidades e Competências

• Literacia digital e competências de investigação, incluindo a capacidade de analisar a fiabilidade das informações;
• Competências de gestão e introdução de dados, incluindo a capacidade de manter e melhorar sistemas de arquivo, gestão do tempo, multitarefas e flexibilidade;
• Aptidões interpessoais, comportamento profissional e cortês, excelente etiqueta no escritório e ao telefone e capacidade para gerir situações de tensão;
• Abordagem proactiva à resolução de problemas e à melhoria dos processos;
• Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em colaboração com outras pessoas;
• Planeamento e coordenação de eventos.

Requisitos

• Diploma do ensino Secundário ou equivalente, qualificação Superior numa área relevante (preferencial);
• Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita em Português (Inglês constitui uma vantagem);
• Experiência administrativa anterior ou experiência num escritório, uma vantagem.

Exigências

• Carta de Manifestação de Interesse;
• Curriculum Vitae.