Assistente de Apoio a Operações de Área Tempo Inteiro

A Agency for Technical Cooperation and Development (ACTED) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Apoio a Operações de Área para província de Cabo-Delgado (distrito de Macomia).

Descrição

O Assistente de Apoio a Operações de Área trabalha sob a supervisão directa dos superiores nas áreas de Finanças, Administração de Recursos Humanos e Logística, sendo responsável pelo suporte nas tarefas relacionadas a essas áreas na subárea de Macomia. Apoia as operações de Administração de Recursos Humanos, Finanças e Logística conforme as solicitações dos superiores e as directrizes padronizadas do Manual ACTED.

Responsabilidades

Finanças

• Estabelecer contactos e proceder a pagamentos a fornecedores/serviços e RH quando aprovados pelo pessoal autorizado da ACTED e de acordo com as regras e processos regionais da ACTED;
• Receber transferências, efectuar pagamentos e gerir a tesouraria do escritório da Mocímboa da praia de acordo com as regras e processos regionais da ACTED;
• Assegurar que todos os comprovativos de pagamento e documentação conexa são digitalizados e, em seguida, enviar as cópias em papel para Pemba.

Administração

• Acompanhar o contracto relativo às instalações com o responsável pelos RH e contactar os proprietários para efectuar o pagamento após consulta do departamento financeiro para verificar a disponibilidade de fundos;
• Assegurar que as regras, os regulamentos e os procedimentos em matéria de recursos humanos da ACTED, tal como descritos no manual de recursos humanos, sejam aplicados no escritório da Mocímboa da Praia;
• Coordenar com outros departamentos a preparação de formulários de encomenda de artigos de papelaria e partilhá-los com o responsável de RH para dar seguimento aos procedimentos;
• Preparar o quadro de assinaturas autorizadas e partilhá-lo com o responsável pelos RH;
• Responsável por actualizar a lista de contractos e partilhá-la mensalmente com a equipa;
• Organização de reuniões (sala de reuniões/garantir a pontualidade dos participantes/fornecer material de escritório para a reunião, se necessário).

Recursos Humanos

• Assistir o responsável pelos RH na gestão do pessoal da área e do GH;
• Controlar e verificar diariamente a folha de presença do pessoal nacional e partilhá-la com o escritório de Pemba;
• Assistir o responsável pelos RH na preparação dos contratos de trabalho para os novos funcionários e na sua prorrogação/alteração em caso de renovação;
• Acompanhar as licenças do pessoal nacional e actualizá-las no sistema de acompanhamento de licenças, partilhando-as mensalmente com os chefes de departamento;
• Assegurar que todo o pessoal tem conhecimento das alterações ao Manual de RH e que todos assinaram o Código de Conduta.

Acompanhamento da Gestão dos Recursos Humanos e dos Salários

• Partilhar os documentos necessários (folha de presenças, formulários de férias, etc.) com o funcionário dos RH para preparar o TITANIC (relatório do pessoal);
• Carregar e guardar todos os documentos acima referidos na rede, numa base mensal, para que o FLAT os analise e possa aprovar o TITANIC de RH mensal a nível nacional;
• Recolha dos documentos necessários para o pessoal do contrato de prestação de serviços (folha de presença, identificação, etc.) e preparação mensal do contrato de prestação de serviços/TITANIC.

Logística – Aprovisionamento

• Implementar os processos de aquisição de acordo com os pedidos do responsável pela logística (recolha de cotações, etc.);
• Coordenar e preparar as verificações técnicas;
• Entregar atempadamente os bens adquiridos para manutenção e reparação nas instalações;
• Controlo dos contratos de aquisição e de todos os documentos de aquisição relevantes.

Logística – Gestão de Instalações e Activos

• Assegurar o acompanhamento exacto do inventário mensal e da gestão de activos por projecto e por doador a nível da zona;
• Assegurar a manutenção mensal exacta do gerador: Óleo, combustível, filtro de ar, etc.;
• Assegurar a preparação e a redacção de um relatório semanal para o gerador (TRA-06);
• Assegurar a manutenção adequada das instalações da ACTED, incluindo os escritórios e a casa de hóspedes, bem como o acompanhamento do equipamento armazenado nas instalações a nível local;
• Assegurar e inspeccionar os depósitos de combustível, coordenar com o serviço de ligação o acompanhamento do processo de compra.

Logística – Relatórios

• Relatórios semanais (relatórios mensais consolidados de mercadorias compradas e de mercadorias correntes, através dos activos de comunicação);
• Elaboração e apresentação atempada do relatório de compras;
• Registo logístico exacto.

Requisitos

• Mínimo grau académico (em Direito, Administração de Empresas, Finanças ou qualquer outro domínio relacionado);
• Mínimo de um ano de experiência de trabalho numa ONGI;
• Mínimo de dois anos de experiência total;
• Bons conhecimentos de Português e Inglês e ter sólidos conhecimentos em Macua ou outra lingua local são uma vantagem;
• Excelente domínio do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Capacidade para realizar várias tarefas, definir prioridades e gerir o tempo de forma eficiente;
• Flexível e capaz de lidar com situações de stress;
• Excelentes capacidades de comunicação verbal e escrita;
• Fortes capacidades de comunicação interpessoal;
• Organizado(a), rigoroso(a), trabalhador(a);
• Capacidade de trabalhar em equipa, qualidades interpessoais e diplomacia, flexível em relação à prioridade do trabalho;
• Boa capacidade de comunicação e de acordo com os princípios e objectivos da ACTED.

Exigências

• Curriculum Vitae 1-4 páginas.

Nota: Apela-se aos candidatos a escreverem o título da vaga no campo do assunto do e-mail. A ACTED reserva-se ao direito de apenas contactar os candidatos apurados a próxima fase. Experiência anterior com a ACTED é um diferencial.

Tipo e duração do contrato: A prazo certo – 4 meses, com possibilidade de extensão

Adesão à política de ecologização da ACTED

A estratégia ecológica da ACTED visa combater a degradação ambiental e as alterações climáticas, satisfazendo simultaneamente as necessidades dos mais vulneráveis, que são frequentemente os mais afectados pelo agravamento da crise ambiental. Cada colaborador da ACTED respeitará estes princípios através de responsabilidades fundamentais de programação ecológica:

• Contribuir para a adesão e o desenvolvimento do plano estratégico de ecologização.
• Explorar oportunidades e/ou soluções inovadoras de programação ecológica no âmbito das suas responsabilidades e funções
• Incentivar e promover processos de protecção do ambiente e normas de programação ambiental em conformidade com os PON e as notas de orientação técnica

Adesão à política PSEAH da ACTED

O Candidato tem a responsabilidade de respeitar a política da ACTED de protecção contra a exploração sexual, os abusos e o assédio (política PSEAH). O Candidato terá de completar todas as formações obrigatórias relacionadas com o Código de Conduta e a política de PSEAH e comunicar qualquer problema de protecção, como violações das políticas organizacionais ou códigos de conduta, de acordo com os procedimentos da ACTED. O Candidato está mandatado para desempenhar as suas funções de forma a não prejudicar crianças, adultos vulneráveis ou outro pessoal ou voluntários.

Sobre a Empresa

A ACTED está empenhada em prestar ajuda humanitária imediata para apoiar as pessoas em situação de necessidade urgente e proteger a dignidade das pessoas, ao mesmo tempo que cria oportunidades a longo prazo para o crescimento sustentável e a realização do potencial das pessoas. A ACTED esforça-se por responder a crises humanitárias e criar resiliência; promover o crescimento inclusivo e sustentável; co-construir uma governação eficaz e apoiar a construção da sociedade civil em todo o mundo, investindo nas pessoas e no seu potencial. O compromisso da ACTED e das suas equipas é orientado por 4 valores fundamentais: (1) Responsabilidade: asseguramos a prestação eficiente e responsável de ajuda humanitária com os meios e os recursos que nos foram confiados. (2) Impacto: estamos empenhados em ter o impacto mais sustentável para as comunidades e as pessoas com quem nos envolvemos. (3) Espírito empreendedor: somos empreendedores e empenhamo-nos no nosso trabalho com um espírito que cria valor e ultrapassa desafios. (4) Inspiração: esforçamo-nos por inspirar todos os que nos rodeiam através da nossa visão, valores, abordagens, escolhas, práticas, acções e defesa.