Assistente de Escritório

A MCA Investimento, Consultoria e Serviços Lda, pretende recrutar um (1) Assistente de Escritório.

Responsabilidades

• Direcção-Administrar agenda do pessoal;
• Despachar e recolher assinaturas;
• Priorizar, marcar e cancelar compromissos;
• Definir ligações telefónicas;
• Administrar pendências;
• Definir encaminhamento de documentos;
• Assistir à direcção em reuniões; secretariar reuniões;
• Atendimento-Receber pessoas;
• Fornecer informações;
• Atender pedidos, solicitações e chamadas telefónicas;
• Filtrar ligações;
• Anotar e transmitir recados;
• Orientar e encaminhar pessoas;
• Prestar atendimento em especial as autoridades, usuários e clientes;
• Documentação:
  • Ler documentos;
  • Levantar informações;
  • Consultar outros departamentos;
  • Criar e manter actualizado banco de dados;
  • Cobrar acções, respostas, relatórios;
  • Controlar cronogramas, prazos;
  • Direccionar informações;
  • Acompanhar processos;
  • Reproduzir documentos;
  • Convencionar clippings;
• Elaborar documentos:
  • Redigir ofícios, memorando, cartas;
  • Convocações, actas;
  • Pesquisar bibliografia;
  • Elaborar relatórios;
  • Digitar e formatar documentos;
  • Elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos;
  • Preparar apresentações;
  • Transcrever textos;
• Controlar correspondência:
  • Receber, controlar, triar, destinar, registar e protocolar correspondência e correspondência electrónica (e-mail);
  • Controlar malote;
• Organizar eventos e viagens:
  • Estruturar o evento;
  • Fazer check-list;
  • Pesquisar local;
  • Reservar e preparar sala;
  • Enviar convite e convocação;
  • Confirmar presença;
  • Providenciar material, equipamentos e serviços de apoio;
  • Dar suporte durante o evento;
  • Providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal (passaporte, vistos);
• Supervisionar equipes de trabalho:
  • Estabelecer atribuições da equipe;
  • Programar e monitorar as actividades da equipe;
• Arquivar documentos:
  • Identificar o assunto e a natureza do documento;
  • Determinar a forma de arquivo;
  • Classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos;
  • Arquivar correspondência;
  • Administrar e actualizar arquivos;
• Utilizar recursos de Informática;
• Desempenhar outras tarefas.

Requisitos

• Desejável Conhecimento como Assistente de Escritório;
• Escolaridade Mínima: Ensino Médio completo;
• Formação: Contabilidade, Documentação, Administração, RH, Secretariado, etc.

Processo de Candidatura

Email: maltipllex@gmail.com

Validade: 03/11/2018

Local: Matola – Maputo