Assistente de Operações (Operations Assistant)

1. Apoio à Gestão de Armazém e Stock

• Receção e Verificação: Auxiliar na descarga, contagem e verificação física de bens e materiais recebidos no armazém, conferindo com as guias de remessa e ordens de compra.
• Organização Física: Manter o armazém limpo, seguro e organizado segundo as normas de arrumação e categorias de produtos (incluindo materiais de WASH, equipamentos e consumíveis).
• Registo de Fichas de Stock: Atualizar as fichas de stock físicas (stock cards) e apoiar na preparação de guias de remessa (waybills) para o envio de materiais para os distritos.
• Inventários: Participar ativamente nas contagens físicas de stock periódicas e mensais.

2. Apoio à Frota e Transportes

• Diários de Bordo e Combustível: Apoiar na recolha diária dos diários de bordo (logbooks) dos veículos e no registo do abastecimento de combustível da frota e geradores.
• Verificação de Veículos: Auxiliar na verificação semanal do estado de limpeza, ferramentas de bordo, pneus e kits de emergência/primeiros socorros dos veículos.
• Acompanhamento de Carga: Acompanhar o carregamento e transporte seguro de mercadorias enviadas por via terrestre ou marítima para os distritos.

3. Manutenção de Instalações e Equipamentos

• Manutenção Geral: Apoiar na verificação diária do funcionamento de geradores, sistemas de abastecimento de água, eletricidade e ar condicionado no escritório e guesthouses.
• Coordenação com Serviços de Reparação: Acompanhar técnicos e prestadores de serviços externos durante trabalhos de manutenção ou reparação nas instalações.
• Controlo de Consumíveis de Limpeza e Escritório: Ajudar na gestão do stock de consumíveis de escritório, produtos de limpeza e manutenção de rotina.

4. Apoio a Compras e Tarefas Administrativas Operacionais

• Recolha de Cotações: Apoiar o/a Oficial de Operações na entrega e recolha física de pedidos de cotação junto de fornecedores locais em Pemba.
• Arquivo Operacional: Manter os dossiers de logística, guias de remessa e fichas de manutenção organizados e devidamente arquivados.
• Outras Tarefas: Executar quaisquer outras tarefas operacionais atribuídas pelo/a Oficial de Operações e Logística.

Formação Académica

Ensino Secundário Completo (12º ano) ou Curso Técnico/Profissional em Logística, Gestão, Administração ou área equivalente.

Experiência Profissional

• Mínimo de 1 a 2 anos de experiência profissional em tarefas auxiliares de logística, armazém, transportes ou operações, preferencialmente em ONGDs ou empresas de distribuição/serviços.
• Experiência prática no manuseamento de cargas, organização de stocks e apoio a frotas.

Conhecimentos e Competências

• Conhecimentos básicos de informática (MS Excel e MS Word).
• Conhecimento prático sobre manutenção básica de edifícios/geradores ou mecânica ligeira é uma vantagem.
• Línguas: Português fluente (falado e escrito, essencial). Conhecimento de línguas locais de Cabo Delgado é uma vantagem.

Competências Pessoais

• Elevado sentido de responsabilidade, honestidade e assiduidade.
• Capacidade física e disponibilidade para trabalho prático de campo e manuseamento de materiais.
• Boa capacidade de trabalho em equipa e atitude proativa.

1. Warehouse & Stock Support

• Receipt & Inspection: Assist in offloading, counting, and physically inspecting goods and materials received at the warehouse against waybills and purchase orders.
• Physical Organization: Maintain the warehouse clean, secure, and properly organized according to storage standards and item categories (including WASH materials, equipment, and consumables).
• Stock Record Keeping: Update physical stock cards and assist in preparing waybills for dispatching materials to field districts.
• Inventory Counts: Actively participate in routine weekly and monthly physical stock counts.

2. Fleet & Transport Support

• Logbooks & Fuel Tracking: Assist in collecting daily vehicle logbooks and recording fuel consumption for the fleet and power generators.
• Vehicle Inspection Checks: Help conduct routine weekly checks on vehicle cleanliness, onboard toolkits, spare tires, and first aid/emergency kits.
• Cargo Dispatch: Oversee the safe loading and dispatch of goods sent via road or boat to district field bases.

3. Facility & Equipment Maintenance Support

• Facility Upkeep: Assist in daily monitoring of power generators, water supply systems, electrical fittings, and air conditioning units across offices and guesthouses.
• Service Vendor Escort: Escort and supervise external service technicians during maintenance and repair works on mission facilities.
• Supplies Control: Help manage stocks of office stationery, cleaning supplies, and routine maintenance materials.

4. Procurement & Operational Administrative Support

• Quotation Collection: Support the Operations Officer in physically delivering and picking up request for quotation (RFQ) documents from local vendors in Pemba.
• Operational Archiving: Keep logistics dossiers, waybills, and equipment maintenance sheets properly organized and archived.
• Additional Tasks: Perform any other practical operational tasks assigned by the Operations & Logistics Officer.

Education

Complete Secondary Education (Grade 12) or Vocational/Technical Certificate in Logistics, Business Administration, or a related field.

Professional Experience

• Minimum of 1 to 2 years of work experience in logistics support, storekeeping, fleet assistance, or operations, ideally with INGOs or commercial distribution companies.
• Practical experience in cargo handling, stock organization, and transport support.

Knowledge & Skills

• Basic computer literacy (MS Excel and MS Word).
• Practical knowledge of basic facility maintenance, generator upkeep, or light mechanics is an advantage.
• Languages: Fluent Portuguese (spoken and written, essential). Knowledge of local Cabo Delgado languages is an asset.

Core Competencies

• High level of honesty, reliability, and punctuality.
• Physical fitness and willingness to engage in practical field and warehouse tasks.
• Strong team spirit and proactive attitude.