Assistente de RH

A Federação Internacional das Sociedades da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho (IFRC ou “Federação”) é a maior rede humanitária de voluntários do mundo. A Federação é uma organização de membros estabelecida e composta por membros das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho. Juntamente com as Sociedades Nacionais e o Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV), a Federação faz parte do Movimento Internacional da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho. O objectivo geral da IFRC é “inspirar, encorajar, facilitar e promover em todas as ocasiões todas as formas de actividades humanitárias das Sociedades Nacionais, com propósito de prevenir e aliviar o sofrimento humano e, assim, contribuir para a manutenção e promoção da dignidade humana e da paz no mundo.” Esta trabalha para atender às necessidades e melhorar a vida das pessoas vulneráveis antes, durante e depois desastres, emergências de saúde e outras crises.
A Federação é servida por um Secretariado com sede em Genebra, com escritórios regionais e nacionais em todo o mundo. O Secretariado é liderado pelo Secretário-geral da IFRC e garante a capacidade central da Federação Internacional para servir, conectar e representar as Sociedades Nacionais. O foco do Secretariado inclui o fornecimento de apoio aos mecanismos de governança do IFRC; estabelecer normas e padrões; fornecer orientação; garantir consistência; coordenação e responsabilidade pelo desempenho; partilha de conhecimento; promover a colaboração interna e o respeito pelo Movimento RCRC; e expandir o envolvimento com parceiros. A sede do Secretariado é organizada em três principais grupos empresariais: (i) Parcerias, incluindo Movimento e Associação; (ii) Programas e Operações; e (iii) Gestão. O Secretariado tem cinco escritórios regionais, conforme se segue: Américas (Cidade do Panamá); África (Nairobi); Ásia / Pacífico (Kuala Lumpur); Europa (Budapeste); Médio Oriente e Norte da África (Beirute).
Este cargo está baseado na Beira, Moçambique, para apoiar o Chefe de Operações e o Delegado do PMER na monitoria regular de actividades, treinamentos, relatórios periódicos de dados e informações de todos os programas.

Propósito do Trabalho

• Fornecer suporte administrativo e operacional de forma oportuna, efectiva e proactiva ao Diretor de RH e ao departamento de RH;
• Proporcionar o registo de dados e consolidação de dados contínuos no Departamento de RH;
• A equipa de gestão é apoiada com todas as tarefas administrativas relacionadas com pessoal nacional e internacional

Deveres e responsabilidades do trabalho

• Apoio ao chefe dos RH e ao departamento dos RH:
• Elaborar e editar a correspondência de rotina e outros documentos emitidos pelo Director de RH para garantir máxima clareza, concisão e qualidade;
• Organizar apoio logístico e administrativo para reuniões / workshops externos ou internos, como o Seminário de RH, e reuniões internas de RH;
• Registrar informações sobre casos relacionados ao Código de Conduta, de acordo com informações recebidas do Director de RH;
• Preparação e manutenção de arquivos de funcionários e outros documentos relacionados aos RH;
• Organizar programas de instruções e testemunho para novos funcionários e demissionários;
• Administrar e acompanhar a manutenção de registros de licença e verificação mensal;
• Auxiliar no processo de entrevista, reunindo informações básicas para envios aos painéis de selecção;
• Manter registros de programa de estágio e contratação de voluntários;
• Auxiliar no processo de construção de conhecimento e partilha de conhecimento e desempenho;
• Manter os arquivos de RH e registros de RH de Operação, incluindo documentação;
• Apoiar ao Director de RH de base na lista de pedidos recebidos conforme orientação;
• Agendar entrevistas e testes e apoio com logística no dia das entrevistas;
• Verificar as referências por e-mail e por telefone, garantindo que estas atendam aos requisitos estipulados;
• Auxiliar o Director de RH na colecta e arquivo de documentos para criar arquivos completos de recrutamento para todos os cargos;
• Preparar todos os arquivos da equipa nova e manter os arquivos da equipa existente;
• Manter contacto com os funcionários e gestores para garantir que todas as informações necessárias sejam recebidas em tempo útil;
• Manter um banco de dados de todas as informações, documentos, datas de vencimento, etc. da equipa e fazer o acompanhamento das pessoas apropriadas para obter documentos ou informações em falta;
• Colectar e enviar os documentos necessários para inscrição e actualização do seguro e garantir que os funcionários tenham cartões de seguro actualizados;
• Fornecer suporte administrativo para aberturas ou mudanças na conta de aposentadoria e salário;
• Sob a supervisão do Director de RH, receber, rastrear e correctamente arquivar todos os comprovativos de pagamento e folhas de horas,
• Auxiliar o Director de RH na organização prática de treinamentos, conforme solicitado;
• Auxiliar ao Director de RH na manutenção de arquivos de treinamento;
• Suportar na implementação e aplicação da política de RH na missão e prestar assessoria e apoio aos funcionários e gestores;
• Participar na elaboração de projectos relacionados ao funcionamento nacional de RH;
• Fornecer sugestões sobre como melhorar o funcionamento do RH ao longo da missão;
• Auxiliar na circulação de comunicações do departamento de RH

Nível Académico

• Grau ou Diploma em RH X;
• Experiencia;
• 3 anos de experiência administrativa;
• Experiência trabalhando em RH;
• Experiência e compreensão dos sistemas da Federação, tanto Genebra e campo

Conhecimento e habilidades

• Bons conhecimentos de sistemas de RH (SAP preferido);
• Excelentes competências organizacionais e uma boa compreensão da necessidade de sistemas administrativos eficazes;
• Excelentes conhecimentos de informática (MS Office);
• Excelente mentalidade de atendimento ao cliente
• Boas habilidades de comunicação;
• Capacidade de agir eficientemente em um ambiente muito complexo e priorizar

Línguas Necessário

• Inglês falado e escrito fluentemente;
• Bom domínio de outra língua oficial da IFRC (francês, espanhol ou árabe)

Competências (a serem preenchidas pelos RH)

• Trabalho em equipa;
• Comunicação.

Processo de Candidatura

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Local: Beira