Vaga para Assistente Executivo – Voluntário das Nações Unidas (UN Volunteers) Tempo Inteiro
Candidaturas encerradas
UN Volunteers pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Assistente Executivo (Voluntário das Nações Unidas).
Responsabilidades
Sob a supervisão directa do Representante, o/a Assistente Executivo/a – Voluntário/a Nacional das Nações Unidas irá realizar as seguintes tarefas:
Prestar apoio administrativo ao Representante da ONU Mulheres: Assegurar o funcionamento harmonioso e eficaz do gabinete, recolher materiais informativos e preparar powerpoints e outros materiais, gerir o calendário de reuniões e encontros do Representante, organizar viagens, acomodação e outra logística para o Representante;
Sob a orientação da unidade de operações, organizar a logísticas para reuniões, eventos e workshops, administrar e gerir os planos de férias e o sistema de presenças, manter a lista de contactos do Representante para facilitar o acesso e referência;
Facilitar a comunicação eficaz e apoiar a gestão de informações;
Facilitar o fluxo de informação/comunicação entre o Gabinete do Representante e outras unidades dentro e fora do escritório, rever e priorizar a correspondência de e para o Escritório;
Dar seguimento as acções e manter o Representante informado, rever a correspondência antes da assinatura do Representante, responder a consultas directas dando resposta oportuna e atempada;
Manter e organizar arquivos físicos e electrónicos para fácil acesso e recuperação de dados;
Apoio a actividades externas: Apoiar a interacção do Representante da ONU Mulheres com vários parceiros externos como funcionários públicos, doadores, sociedade civil, agências da ONU e de outros parceiros, através da colaboração e pró-activo com os seus homólogos e colegas nesses escritórios;
Responsável pelas questões de protocolo, receber funcionários de alto nível, e responder a chamadas/ perguntas com tacto e discrição, organizar eventos oficiais;
Exercer outras funções que lhe sejam atribuídas pela gestão do escritório.
Qualificações, Competências e Experiência
Ensino secundário completo é necessário;
Licenciatura ou equivalente na área de gestão de negócios ou Administração publica uma vantagem;
Mínimo de cinco (5) anos de experiência administrativa preferencialmente numa organização ou corporação internacional;
Experiência no uso de computadores e outros pacotes de software de escritório (MS Office) incluindo processamento de texto, folha de cálculo, e outros sistemas;
