Assistente Sénior Tempo Inteiro

A Global Green Growth Institute (GGGI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Sénior.

O Assistente Sénior (M & A) executa transacções administrativas abrangentes para a operação do programa do país e o gerenciamento do escritório. O Assistente Sénior é responsável pelo processamento das execuções orçamentárias e dos controles de caixa do escritório, de acordo com as políticas financeiras e os padrões contábeis da GGGI; execução de planos de aquisições e gestão de pagamentos de contratos; administrar requisições de RH de escritório e procedimentos de integração; de acordo com as políticas, padrões e requisitos do doador da GGGI.

Finalidade

• O papel do Assistente Sénior é a execução de transacções administrativas na operação do programa e no gerenciamento do escritório atendendo plenamente às políticas institucionais estabelecidas, padrões e requisitos dos doadores na execução do orçamento, aquisição e implementação de processos de RH e outras funções operacionais.

Engajamento

• Principais funcionalidades de ERP e outras aplicações de M & A, fornecer assistência técnica para a equipe do país no novo sistema, aplicativos e formatos de relatório;
• Informar a equipe do país sobre os procedimentos, políticas e requisitos de relatórios actualizados de todas as transacções administrativas; fornecer alertas sobre os prazos futuros para a equipe do país;
• Identificar os problemas e riscos que afectarão a operação consistente do programa e do escritório e informar ao Representante do país.

Entrega

• Executar o desembolso e gastos orçamentários do escritório seguindo os planos e cronogramas de execução orçamentária de acordo com os programas de trabalho anuais e com a linha orçamentária;
• Gerenciar a escrituração contábil e o controle de caixa; gerenciar documentos de financiamento de acordo com as normas e regras do GGGI; administrando a reconciliação da conta bancária periódica do escritório e fechamento do livro;
• Administrar planos de aquisições e gerenciar pagamentos de contratos de acordo com programas de trabalho anuais, planos de terceirização e linhas orçamentárias;
• Administrar requisições de RH do escritório do país e procedimentos de integração com base nos números aprovados;
• Colocar a triagem inicial e os controles nos gastos dos escritórios nacionais, solicitações de aquisições e emissão de contratos;
• Verificar dados e fornecer verificação de consistência na entrada de dados e documento de gastos e despesas da operação do escritório no país;
• Desenvolver relatórios sobre questões de M & A específicas do país (soluções bancárias de escritório, processamento de vistos, soluções de logística, etc.) com base nas necessidades e solicitações identificadas.

Requisitos

Qualificações

• Bacharel em Administração de Empresas, Contabilidade, Finanças ou Comunicações;
• Cinco (5) anos de experiência em processos de monitoramento e controle de projectos, orçamentos, relatórios e entrega;
• Experiência em organizações internacionais ou não governamentais;
• Excelente comando de Inglês e Português.

Funcional

• Excelente tempo de gestão e habilidades organizacionais e capacidade comprovada para gerenciar prioridades concorrentes;
• Forte capacidade de comunicação com a capacidade de criar e editar várias formas de comunicação interna e externa;
• Atenção aos detalhes;
• Proficiência com o Microsoft Office Suite, o Google Drive e outros aplicativos de software;
• Capacidade de criar e manter saídas padronizadas e identidade corporativa para a equipe do projecto (modelos, correspondência, formulários, etc);
• Capacidade de iniciar e seguir com o processo.

Corporativo

• Capacidade de trabalhar em um ambiente diversificado e multicultural;
• Capacidade de trabalhar em configurações de equipe e com supervisão mínima;
• Disponibilidade para trabalhar noites e fins de semana ocasionais para apoiar a entrega do projecto.