Vagas para Assistentes de Equipa (Banco Mundial) Tempo Inteiro

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Validade: 10/04/2014

O Banco Mundial pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, dois (2) Assistentes de Equipa na Rede Administrativa e de Apoio ao Cliente, para Maputo.

Responsabilidades

• Utilização de habilidades de processamento de documentos para preparar textos complexos, relatórios, apresentações, gráficos, figuras, etc., em conformidade com o formato em uso no Banco e a sua respectiva distribuição;
• Recolher e inserir os dados fornecidos pelos líderes das Equipas de Trabalho (Task Team) na base de dados central, incluindo o processamento de novos relatórios de progresso de projectos;
• Respeitar todas as directivas da Organização e assegurar o processamento efectivo de todos os documentos de projectos;
• Preparar correspondência (cartas-padrão, memorandos, mensagens de fax, etc.) em conformidade com as normas regionais da Organização, utilizando correctamente a gramática, as regras de pontuação e estilo e revisão dos materiais;
• Preparar actas de encontros e fornecer assistência na edição de documentos extensos;
• Manter actualizados os ficheiros de projectos (tanto em formato físico como em electrónico) e recolher dados de varias fontes e compila-los para o uso do Director do Pais e/ou da Unidade de Gestão do Pais;
• Coordenar com as unidades de serviços, e comunicar frequentemente com os membros das equipas tanto em Washington, bem assim, no Escritório Nacional; Coordenar a gestão do tempo e as agendas, tomando em consideração as prioridades actuais e futuras, antecipar e monitorar mudanças, e comunicar esta informação;
• Registar e acompanhar tarefas atribuídas/passos do projecto/cronogramas usando tecnologias modernas de gestão de escritório, coordenar com o pessoal relevante, providenciar assistência e/ou informação sobre assuntos relacionados cornos projectos;
• Resolver problemas não rotineiros de forma criativa e com qualidade e apoiar na preparação e planeamento logísticos para vários eventos, por exemplo, conferencias, workshops, negociações, apresentação ao conselho e assinaturas, etc.

Requisitos

• Grau universitário, preferencialmente em Estudos de Secretariado ou Gestão de Escritório ou Administração de Negócios;
• Três (3) anos de experiência profissional relevante em Organização internacional ou do Sector Privado de Grande Dimensão;
• Proficiência em funções avançadas nas funções relacionadas com os aplicativos-padrão do Banco (Windows: Word, Excel, e PowerPoint);
• Conhecimentos e capacidade de executar diversos procedimentos de trabalho relacionados com o processamento atempado e a produção de resultados esperados e apoio a actividades administrativas; Conhecimento prático da organização, procedimentos e práticas do Banco, incluindo os procedimentos do Banco de gestão de registos e de arquivo;
• Conhecimento aprofundado dos procedimentos de trabalho da unidade respectiva;
• Uso comprovado de iniciativa e da habilidade de fazer ligações apropriadas no âmbito dos requisitos de trabalho;
• Capacidade de passar nos testes relevantes do Banco (por exemplo, língua inglesa, conhecimentos de uso de aplicativos informáticos, etc) conforme requerido;
• Compromisso e dedicação e capacidade de trabalhar em equipa com a habilidade de lidar de forma sensível e efectiva com o pessoal e clientes num ambiente multicultural;
• Proficiência em língua Inglesa/Portuguesa (oral e escrito), incluindo a habilidade de produzir correspondência de rotina e de editar materiais utilizando as regras apropriadas de gramática, pontuação e estilo;
• Gestão efectiva do tempo e habilidades organizacionais com a capacidade de produzir trabalho de elevada qualidade sob pressão.