Vaga para Coordenador do Escritório (Jhpiego)

Endereço: Av. Armando Tivane, 466 – Maputo

Email: [email protected]

Validade: 22/05/2014

Local: Maputo

Jhpiego, uma organização não-governamental na área de saúde pretende contratar para o seu quadro de pessoal, um (1) Coordenador do Escritório (F/M).

Objectivo

• O/A coordenador/a do Escritório é responsável por assegurar a organização e sistematização dos serviços de recepção, secretariado, segurança, manutenção  dos escritórios da Jhpiego Moçambique.

Responsabilidades

• Estabelecer e manter sistemas padronizados de registo de comunicações e informação secretarial;
• Coordenar a gestão de material para todos os escritórios da Jhpiego Moçambique e províncias,
• Estabelecer e manter actualizado um directório de contactos para todos os escritórios de Jhpiego Moçambique e províncias;
• Coordenar com a empresa de segurança do escritório;
• Assegurar a manutenção do escritório, incluindo a coordenação com técnicos de manutenção/reparadores e a logística de Jhpiego;
• Recepcionista (gestão e encaminhamento de chamadas telefónicas e registo de chamadas efectuadas, recebimento e registo de correspondência de entrada e saída e atendimento de visitas;
• Garantir o funcionamento de fotocopiadoras, telefones fixos e outros equipamentos de apoio secretarial;
• Supervisiona as recepcionistas dos escritórios de Jhpiego Moçambique em Maputo e nas províncias;
• Supervisiona os assistentes de escritório, especificamente o pessoal da área da limpeza, jardinagem e serviço de café;
• Secretária (redigir cartas oficiais para os parceiros e instituições governamentais e arquivo de correspondência);
• Assegurar a abertura e fecho das instalações, conforme necessário;
• Auxiliar os serviços de scan, fax e reprodução de cópias de documentos;
• Estar disponível a trabalhar fora da hora normal de expediente (ex: quando há visitas de fora e formações);
• Auxiliar na colocação do mesmo material e documentos nos locais de formação;
• Lançar diariamente as saídas de material de escritório e actualizar periodicamente o stock do mesmo;
• Assumir outras responsabilidades, conforme necessário.

Requisitos

• Nível mínimo – 12ª Classe;
• Curso de secretariado e recepcionista;
  Mínimo de quatro (4) anos de experiência na área de secretariado e recepção;
• Fluência verbal e escrita em Português, conhecimentos de Inglês é uma vantagem;
• Proficiência em Microsoft Office na óptica de utilizador;
  Domínio de fax, scan e máquinas de impressão;
• Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
• Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
• Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão;
• Disponibilidade de viajar dentro de Moçambique.

Exigências

• Carta de Apresentação;
• Curriculum Vitae;
• Três (3) referências.

Sobre a Empresa

Jhpiego é uma organização internacional de saúde sem fins lucrativos afiliada com a Universidade Johns Hopkins . Durante 40 anos e em mais de 155 países, Jhpiego tem trabalhado para evitar a morte desnecessária de mulheres e suas famílias. Jhpiego trabalha com especialistas em saúde, governos e líderes comunitários para prestar cuidados de saúde de elevada qualidade para o seu povo.