Vaga para Director Nacional Adjunto de Sistemas (Concern Worldwide)

O contrato: terá a duração de 24 meses
Baseada: em Quelimane com viagens para Maputo e Chimoio.
Reporta a: Directora Nacional
Responsável por: Gestora Nacional de sistemas e Gestora Nacional de RH
Faz ligação com: Gestores de Programas (ACDP), outros membros do SMT, Ministérios relevantes e funcionários do Governo, outras ONG’s e parceiros
Departamento de Logística em Dublin

Objectivo do Posto

• Como membro da equipe de gestão sénior, o Director Nacional Adjunto para Sistemas tem que fornecer uma forte liderança e direcção aos Sistemas e ao departamento de RH, assegurando o apoio eficaz aos programas e partilha de responsabilidade pela prestação eficaz e eficiente dos programas da Concern em Moçambique, para alem de supervisionar e coordenar a prestação de informação atempada e de alta qualidade a todos os gestores;
• Actualmente os sistemas são compostos por administração, RH, IT, Logística e gestão da segurança. Requer-se que o candidato assegure uma liderança forte a todos os colaboradores do sistema de apoio, desenvolva as capacidades da Gestora Nacional de Sistemas e da equipe para documentar e implementar os procedimentos de prestação de contas da Concern Worldwide, as leis que regem as ONG’s internacionais em Moçambique e organizações doadoras, e, garantir a adesão da Concern Worldwide as politicas e normas dos doadores.

Principais Responsabilidades

Gerais

• Fazer uma avaliação rigorosa dos departamentos de sistemas e de Recursos Humanos, identificar as lacunas, desenvolver um plano eficaz e atempado para colmatar as lacunas e submeter a aprovação da Directora Nacional;
• Apoiar, orientar e liderar o Departamento de RH e a Gestora de RH, facilitando a implementação eficaz das politicas de RH da Concern e da lei do trabalho moçambicana com foco especial nas lacunas identificadas;
• Gerir e administrar os RH, Transporte, Logística e IT para facilitar o apoio aos programas actuais e futuros, de acordo com as políticas da Concern e as boas práticas;
• Participar activamente na equipe de gestão sénior, contribuindo para o desenvolvimento continuo dos programas do pais, particularmente em termos de planeamento anual e do plano estratégico do país;
• Terminar a actualização do plano de gestão de segurança e submeter para a aprovação do Director Regional. Após a aprovação fazer a divulgação para todos os colaboradores e monitorar o entendimento e implementação do plano a todos os níveis;
• Elaborar o plano anual de formação para o pessoal de sistemas;
• Logística e Transporte;
• Supervisionar todas as operações logísticas a todos os níveis, incluindo: procurement, cadeia de suprimentos, gestão de activos, registo de activos fixos, transporte aéreo e gestão da frota;
• Assegurar que os procedimentos de aquisição e compra de bens e serviços estão em vigor e são implementados de acordo com os padrões de transparência e prestação de contas da Concern e dos doadores;
• Assegurar uma comunicação regular com os gestores de campo, em particular em relação a aquisição e entrega de bens e serviços;
• Melhorar a relação custo-benefício, economizando tempo e dinheiro através da utilização de contractos pré definidos, fornecedores preferidos, melhorando a coordenação das actividades do programa, compras e transporte;
• Assegurar que os relatórios da logística são apresentados a tempo e horas e que são revistos, analisados e as medidas adequadas tomadas;
• Em coordenação com o gestor de transporte, actualizar e implementar o manual e procedimentos de transportes da Concern. Rever as condições da frota actual e supervisionar a gestão da mesma de acordo com as normas e procedimentos da Concern Worldwide e aconselhar sobre a substituição para assegurar os padrões da Concern;
• Comunicação e IT;
• Em coordenação com o Assistente de IT e com o apoio do Oficial Regional de IT, assegurar que as TI oferecem o apoio ideal aos programas do país;
• Assegurar que os mecanismos de segurança adequados, criptografia, backup e protecção estão em vigor;
• Assegurar a implementação e execução do plano estratégico de IT da Concern Worldwide;
• Apoiar o Assistente de IT na planificação e desenvolvimento do plano de formação do pessoal em pacotes como Excel, Access, Great plains, etc;
• Garantir que todos os HF, VHF, e outros equipamentos de comunicação estão operacionais e são utilizados de acordo com as políticas e procedimentos da Concern Worldwide e que os colaboradores são treinados no seu manuseamento;
• Articular com o departamento de IT de Dublin e o Oficial Regional de IT a manutenção, gestão e formatação do equipamento informático;
• Segurança;
• Apoiar a Directora Nacional na actualização e implementação efectiva do Plano de gestão de segurança, monitorando a compreensão e implementação do mesmo a todos os níveis;
• Assegurar que todas as normas de segurança básicas dos escritórios e acomodações estão de acordo com os padrões de segurança, incluindo a prevenção de incêndios, bloqueios e procedimentos de evacuação;
• Monitorar as questões de segurança e reportar regularmente a Directora Nacional quaisquer incidentes, mudanças ou condições adversas que afectam a segurança dos colaboradores ou das actividades do projecto na região;
• Administração e Recursos Humanos;
• Assegurar que as políticas de emprego e o Manual de pessoal estão em conformidade com a lei do trabalho em vigor no país;
• Monitorar e rever as implicações da revisão dos salários e benefícios do pessoal, comunicar e discutir quaisquer propostas de alteração com a Directora Nacional e a Equipe de Gestão Sénior;
• Apoiar a Gestora Nacional de RH na actualização das políticas e procedimentos de RH, assegurando a incorporação de questões transversais da Concern Worldwide (igualdade, género, direitos humanos, HIV/SIDA, advocacia);
• Assegurar que os sistemas de revisão de desempenho estão em vigor, são implementados e revistos;
• Apoiar o desenvolvimento de pessoal de acordo com as funções e responsabilidades dos colaboradores;
• Gerir e apoiar os colaboradores directos através de reuniões regulares, definição de objectivos, uso de feedback positivo e revisão de desempenho;
• Assegurar que as políticas de RH para o pessoal estrangeiro (imigração, habitação, transporte, segurança, saúde, etc.) são entendidas e cumpridas;
• Apoiar na divulgação e implementação da Politica de Protecção do Participante do Programa relativamente aos colaboradores, beneficiários, parceiros, fornecedores e prestadores de serviços;
• Assegurar que os sistemas de saúde e segurança estão em vigor;
• Promover um ambiente justo, aberto, de protecção e que incentive a uma cultura de aprendizagem;
• Confidencialidade;
• Assegurar a não divulgação de qualquer informação confidencial, adquirida no decorrer do dever, relativa as praticas e actividades da Concern Worldwide, a qualquer outra pessoa ou organização sem autorização, excepto na execução normal dos deveres acima mencionados;
• Assegurar a protecção e segurança em todos os momentos de dados financeiros e documentos, incluindo o armazenamento seguro, preciso e completo;
• Assegurar uma estrita observância dos procedimentos financeiros e da Politica Anti fraude da Concern Worldwide actuando dentro desses limites em todos os momentos.

Qualificações

• Mínimo de cinco (5) anos de experiência de trabalho em ONG’s Internacionais e em cargos similares;
• Mestrado em áreas relevantes (Desenvolvimento internacional, Logística global, etc);
• Boas habilidades interpessoais e motivacionais;
• Flexível/ motivada;
• Experiencia na elaboração de relatórios escritos;
• Experiencia na gestão de orçamentos;
• Fortes habilidades de gestão e desenvolvimento de pessoas;
• Experiencia na gestão de segurança de pessoal, boas capacidade de análise de situações políticas e de segurança;
• Habilidade para gerir pessoal nacional e estrangeiro de forma imparcial e matura;
• Habilidades computacionais incluindo de gestão de base de dados, Microsoft Word e Excel.