Vaga para Director Nacional de Sistemas (Concern Worldwide)

Título do Cargo: Director Nacional de Sistemas, Referência: MZCWW023
Presta contas a: Director Nacional
Articula com: Director de Programas, Controlador financeiro, Gestores de Projectos para as questões técnicas relativas ao projecto
Responsável por: Gestor Nacional de Sistemas, Gestor Nacional de Recursos Humanos, Oficial de IT
Local de trabalho: Quelimane com deslocações a Manica e Maputo
Detalhes do contrato: Indeterminado

Objectivo do Trabalho

• Como membro Sénior de Gestão (SMT), o Director Nacional de Sistemas (DNS) providencia uma forte liderança ao Departamento de Sistemas e RH, garantindo que os sistemas de suporte à programação eficaz e partilhar a responsabilidade pela prestação eficaz e eficiente das actividades do programa da Concern em Moçambique. O DNS também supervisiona a coordenação da prestação de informação de qualidade em tempo útil, de alta qualidade a todos os gestores. Na actualidade, os sistemas compreendem a Administração, RH, TI, logística e gestão de segurança. No desempenho desta função, o titular é obrigado a fornecer uma liderança forte para aqueles que trabalham dentro das funções de sistemas de apoio, para construir a capacidade dos sistemas de Gerente Nacional, a capacidade da equipe de documentar e implementar procedimentos que atendam aos requisitos e standards da Concern Worldwide, das leis que regem as ONGs internacionais em Moçambique e doadores. Além disso, o titular do lugar irá garantir a adesão das Politicas da Concern Worldwide e dos e standards dos doadores.

Principais Funções e Responsabilidades

• Fornecer orientação geral, apoio e liderança para os sistemas de apoio interno da Concern Moçambique, facilitando o desenvolvimento e a implementação de programas eficazes com especial enfoque nas lacunas identificadas;
• De acordo com as necessidades já identificadas, desenvolver um plano de acção em relação a todas as funções de sistemas com uma escala de tempo razoável para colmatar as lacunas identificadas sob autorização do CD;
• Fornecer orientação geral e apoio e liderança para o gestor de RH e departamento de RH, facilitando a gerência do departamento eficaz e implementação de políticas de RH e da lei de Trabalho de Moçambique, com especial incidência sobre as lacunas identificadas;
• Gerir a Administração, Recursos Humanos, transporte, logística, e para facilitar o apoio aos programas actuam e futuros, em consonância com as políticas da organização e usando boas práticas;
• Participar activamente na equipe de Administração, contribuindo para o desenvolvimento em curso do programa do país, nomeadamente em termos de “inputs” para o planeamento anual e planeamento estratégico país;
• Garantir que o Plano de Gestão de Segurança (SMP) e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) está disponível, são entendidas e seguidas em todos os níveis dentro da organização; e garantir o acompanhamento e análise das tendências de segurança. Actualizar e revisar o SMP, conforme necessário;
• Com a SMT, orientar e guiar os gestores de programa/projecto para garantir que os procedimentos RH, Logística, políticas de IT, Administração, Auditoria/ de compliance do doador são apropriados, aplicáveis e seguidas de forma consistente em toda a organização;
• Juntamente com outros Gestores, gerir activamente perfil de risco do País, assegurando que as políticas e procedimentos são implementadas, participando na gestão de riscos país e encaminhar devidamente as questões levantadas pela auditoria interna e compliance;
• Garantir um bom relacionamento entre os colaboradores do departamento de sistemas e os colaboradores do programa no desenvolvimento de proposta e planificação de compras para que os pedidos possam ser antecipados e entregues em tempo útil e de acordo com procedimentos de adjudicação e de pessoal;
• Desenvolver uma série de iniciativas (focada principalmente em desenvolvimento da capacidade, equipe e planeamento estratégico) para assegurar a integração contínua das funções de suporte de sistemas e funções do programa, tanto nos escritórios sede e os do campo;
• Gerir e construir relações produtivas com outras agências em relação às funções acima mencionadas;
• Construir relacionamentos produtivos com as agências governamentais nacionais;
• Liderar e gerir seus colaboradores directos e indirectos dos sistemas. Desenvolver um plano anual de formação para o pessoal dos Sistemas.

Logística e Transportes

• Supervisão de todas as operações de logística no campo e apoio de várias áreas de apoio: desde “Procurment”, cadeia de suprimentos, gestão de activos, registo de activos fixos, o transporte aéreo e gestão de frotas;
• Certifique-se de que os processos de aquisição e de compra de bens e serviços estão de acordo com os padrões da Concern e dos Doador e ainda que os níveis de transparência e responsabilidade são no mesmo standard;
• Garantir uma comunicação regular com a liderança nos campos, particularmente em relação à aquisição e distribuição de bens e serviços;
• Melhorar o rácio custo-eficácia, economizando tempo e dinheiro através da utilização de: pré -contractos, fornecedores pré-qualificados e preferenciais, uma melhor coordenação das actividades do programa, compra e transporte;
• Assegurar a coordenação forte e oportuna entre as equipes de logística em todos os locais;
• Assegurar relatórios de logística interna são apresentados em tempo e que eles são revistos, analisados e tomadas as medidas adequadas;
• Certifique-se de que o pessoal da logística e administração negoceia atempadamente os contractos de imóveis e garantir que os imóveis são bem conservados e seguros;
• Em conjunto com a equipe de transporte, desenvolver e implementar o manual de transportes da Concern Moçambique e procedimentos para garantir a sua implementação. Continuamente avaliar a condição da frota e garantir toda a manutenção;
• Manter uma estreita ligação com as equipes e gestão de programas para determinar procedimentos de transporte que irão fornecer apoio ideal para as actividades do programa;
• Certificar-se de que os procedimentos e normas de transporte estão actualizados e que todos os funcionários relevantes são treinados, familiarizados e aderem a todos os procedimentos de segurança e de transportes relacionados;
• Certifique-se de políticas que de Concern são cumpridas no relativo ao uso de transporte alugado, incluindo camiões, barcos e avionetas fretadas.

Comunicação e IT

Em conjunto com o oficial de IT local e com o apoio do gestor de IT Regional, garantir a função de IT fornece suporte ideal para o programa do país por:

• Assegurar que as necessidades de comunicação da equipe são atendidas, e assegurar a adesão aos protocolos de operação relevante de IT;
• Certifique-se de que os mecanismos de segurança adequado, criptografia, backup e protecção estão em vigor;
• Rever regularmente acesso a telecomunicações, assegurar a organização está protegido contra uso ilícito;
• Apoiar o Director de IT no planeamento de treinamento e desenvolvimento de funcionários em pacotes necessários (por exemplo, Excel, Access, Great Plains);
• Assegurar a execução do plano estratégico Concern Worldwide em relação ao IT;
• Certifique-se de que todos os equipamentos de comunicação estão operacionais, usados de acordo com a política de comunicação e que a formação necessária é fornecida ao pessoal em protocolos de uso;
• Fornecer apoio e supervisão para IT nas questões relacionadas com a adesão as directrizes de IT;
• Articular com Dublin com o apoio do Gestor Regional de IT em relação à manutenção de IT e da formatação dos equipamentos;
• Em conjunto com o oficial de TI, desenvolver a implantação em Moçambique manual de procedimentos e de TI da Concern;
• Assegurar a formação de todo o pessoal e os parceiros de programa relevante no uso adequado e manutenção de comunicações e equipamentos de informática.

Segurança

• Apoiar o CD na efectiva implementação do Plano de Gestão de Segurança e SOPs. Monitorar a compreensão e implementação nos colaboradores em todos os níveis, e lidar com uma eventual revisão do SMP;
• Certifique-se de todas as normas de segurança básicas de escritório e de alojamento tem os “standards” mínimos, incluindo prevenção de incêndio, de hibernação e procedimentos de evacuação;
• Fazer um briefing de segurança para todos os funcionários/ visitantes que chegam no local pela primeira vez;
• Monitorar a situação de segurança e providenciar informações regulares ao CD de quaisquer incidentes, alterações ou condições adversas que afectam as operações de segurança do pessoal ou de projecto na região.

RH e Administração

• Gerir o gestor de RH;
• Dar direcções e gestão de suporte aos gestores de departamento e funcionários em todos os níveis;
• Certifique-se de que o manual do HR está em conformidade com a Lei do Trabalho de Moçambique;
• Acompanhar e analisar implicações sobre as alterações na remuneração salarial e benefícios de pessoal;
• Comunicar e discutir a necessidade de quaisquer alterações ao Director Nacional e Equipa de Gestão Sénior;
• Garantir em consonância com o gestor de RH que as Políticas de Recursos Humanos e os seus Procedimentos estão actualizadas. (no Concernente a incorporação das questões transversais – especialmente a igualdade, género, direitos, HIV / AIDS);
• Certifique-se de que se tem apostos um sistemas de gestão de desempenho eficaz, em carteira e que sofre as devidas revisões;
• Apoiar os “direct reports” em termos de formação e desenvolvimento de acordo com as responsabilidades de cada um;
• Providenciar liderança e apoio aos “direct Reports”, fazendo reuniões, estabelecendo objectivos e dando sempre um feedback construtivos e ainda um sistema de avaliação de desempenho para relatórios directos;
• Certificar-se de que os visitantes e novos funcionários são recebidos com um pacote de boas-vindas, e fornecer indução de sistemas para novos funcionários;
• Assegurar que as políticas de RH em relação ao pessoal expatriado (imigração, habitação, transportes, segurança, saúde) são compreendidas e sendo cumpridas;
• Ajudar com a implantação da Política de Protecção Participante do Programa e na de prestação de contas para o Comité em Moçambique em relação ao pessoal, os beneficiários, parceiros, fornecedores e prestadores de serviços;
• Certificar-se de que o sistema de saúde e de segurança estão são implementados e respeitados;
• Promover um ambiente de organização que seja justo, aberto, e que protege e que promove uma cultura de aprendizagem;
• Certifique-se de que o planeamento de RH, incluindo planeamento de sucessão, é desenvolvido em coordenação com o planeamento anual do programa;
• Certifique-se de que o gerente de RH apresenta relatórios numa base mensal e anual.

Responsabilidades Específicas Confidencialidade

• Garantir a não divulgação de qualquer informação adquirida no decorrer do dever, relativa às práticas e actividades da Concern Worldwide, a qualquer outra pessoa ou organização sem autoridade , salvo em execução normal das funções acima;
• Certifique-se de a guarda e a segurança dados financeiros e documentos será rigorosa em todos os momentos, incluindo o armazenamento seguro, o depósito preciso e completo e limitar o acesso ao escritório de finanças ao pessoal autorizado apenas;
• Certificar a adesão estrita à Concern Moçambique dos procedimentos financeiros e Política de fraude e permanecendo dentro dos limites dessas políticas em todos os momentos.

Requisitos

• BA/ BSC em uma ares relevante (por exemplo, Administração de Empresas, Recursos Humanos, gestão da cadeia de fornecimento ou quaisquer outras disciplinas relevantes);
• Experiência profissional pelo menos cinco (5) anos progressivamente responsável em uma posição sénior em uma organização internacional de desenvolvimento/ ONG;
• Excelente conhecimento e experiência comprovada de implementação de Finanças, Administração, Logística, Recursos Humanos e sistemas de TI dentro do sector sem fins lucrativos;
• Experiência de gestão e apoio ao desenvolvimento de colegas gestores em um nível sénior;
• Excelentes capacidades demonstráveis na Resolução de problemas e habilidades na Tomada de Decisão;
• Fluência de Inglês (falado e escrito);
• Forte nível de língua Portuguesa no Trabalho ou abertura para aprender;
• Conhecimento de Tecnologia da Informação (MS Office, Internet).

Qualidades Requeridas

• Capacidade de trabalhar em ambientes com pouca segurança e viver em áreas confinadas;
• Respeitoso das regras de segurança;
• Dinâmico e disposto a tomar iniciativas para completar tarefas e lidar com as dificuldades encontradas no trabalho diário;
• Excelentes qualidades administrativas, gestão de tempo e habilidades de estabelecer prioridades;
• Fortes capacidades de liderança e capacidade de gerir a mudança de forma eficaz;
• Excelentes habilidades de comunicação;
• Capacidade de delegar, gerir o tempo e priorizar tarefas enquanto lidar com uma ampla gama de demandas programáticas e técnicas;
• Forte capacidade analítica e de resolução de problemas;
• A empatia com os objectivos da Concern, compromisso com a capacitação, protecção e participação.

Desejável

• Experiência de trabalho tanto em programas humanitários ou de desenvolvimento;
• Capacidade de analisar de forma eficaz processos dos sistemas de uma forma colaborativa, a fim de obter soluções para os problemas;
• Mestrado em um áreas relevante (por exemplo, Administração de Empresas, Recursos Humanos, Cadeia de Valor ou outras áreas de gestão relevantes).