Estagiário de Administracão

A Helen Keller pretende recrutar para os seus escritórios em Tete um/a (1) Estagiário(a) para a área de Administração.

Objectivo da Posição

Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.

Responsabilidades

Área Administrativa

• Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc.;
• Garantir a boa apresentação do escritório;
• Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral;
• Receber e encaminhar visitas;
• Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório;
• Solicitar cotações e propostas conforme solicitado;
• Apoiar na reserva de hoteis para visitas;
• Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação;
• Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos;
• Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc.;
• Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.;
• Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete;
• Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
• Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete;
• Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas;
• Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
• Manter uma lista de contactos da HKI – Tete.

Gestão de Propriedades e Escritórios

• Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção;
• Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos;
• Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior);
• Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Requisitos

Qualificações Académicas

• Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Publica ou qualquer área afim;

Experiências e Competências

• Experiência como assistente administrativo constitui vantagem;
• Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório;
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc.;
• Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint);
• Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho;
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Motivação

Nota: Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam.