Gestor Administrativo Adjunto Tempo Inteiro

A Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Administrativo Adjunto (M/F), baseado em Mueda, Cabo Delgado.

Descrição

• O Director Administrativo Adjunto apoia o seu gestor de linha em finanças, contabilidade, recursos humanos, e gestão administrativa da base.
• Sob a supervisão do seu gestor de linha, assegura a implementação e o conhecimento dos processos contabilísticos, financeiros e de Recursos Humanos em conformidade com as regras e procedimentos INTERNACIONAIS dos doadores e da Solidarites INTERNATIONAL a nível de base.
• Dirige e treina a equipa administrativa sob a sua supervisão.
• Assume as funções do gestor administrativo em caso de ausência.

Responsabilidades

Gestão Financeira e Orçamental

• Enviar mensalmente uma extracção SAGA a cada chefe de departamento a fim de realizar o Acompanhamento Operacional (OFU) e o Acompanhamento Logístico (LFU)/SAGA e participar nas reuniões mensais OFU/LFU com os chefes de departamento;
• Consolidar OFUs/LFU no Boussol e registar as reafectações a fazer por coordenação Actualização e acompanhamento no Conselho de Atribuição após validação do gestor administrativo;
• Preparar o acompanhamento mensal do orçamento, realizando controlos orçamentais preliminares e integrando previsões até ao fim do projecto, a transmitir ao gestor administrativo e, se necessário, a regularizar;
• Assegurar a recepção e o armazenamento do material e equipamento necessário para o seu trabalho a realizar no local.

Gestão Contabilística

• Verificar a contabilidade (descrição, códigos contabilísticos, códigos analíticos, taxa de câmbio mensal);
• Efectuar uma verificação mensal sistemática dos adiantamentos a partir do cofre de caixa (igual e inigualável) e certificar-se de que todos os adiantamentos estão fechados até ao final do mês;
• Efectuar a correspondência de transacções ao nível da base;
• Ligação com o departamento de Logística para assegurar que os montantes devidos do contrato de arrendamento/serviço são pagos;
• Assegurar que os documentos contabilísticos mensais sejam compilados e enviados à Coordenação antes do dia 5 de cada mês e após validação pelo gestor administrativo;
• Resposta aos feedbacks contabilísticos enviados pela coordenação uma vez enviado o pacote de contabilidade;
• Solicitar à Coordenação as alterações contabilísticas necessárias (reafectações, etc.);
• Integrar no SAGA todos os meses a última Saga economizada enviada pela Coordenação;
• Verificar os vouchers e outros documentos contabilísticos a enviar à Coordenação de 6 em 6 meses;
• Participar no resumo semestral de encerramento e no encerramento contabilístico anual.

Gestão de Dinheiro

• Verifica e valida o pedido de dinheiro enviado à Coordenação duas vezes por mês;
• Controlar a segurança dos fundos e participar na melhoria do processo de transferência interna de dinheiro a nível da base, em colaboração com o seu Gestor;
• Pedir transferência de dinheiro/banco à Coordination quando necessário.

Gestão Administrativa

• Assegurar o arquivo físico e informático das Finanças/RH, bem como a segurança dos documentos contabilísticos, administrativos e de RH;
• Conduzir o envio regular de arquivos de contabilidade/AR para o Gabinete de Coordenação após inspecção interna;
• Preparar o plano de movimento semanal para o departamento administrativo e partilhá-lo com o Gestor de Logística;
• Acompanhamento dos pedidos de pagamento semanais dos PM e instruir a equipa administrativa em conformidade;
• Acompanhamento de Premises, Armazéns e Contratos de Aluguer de Veículos.

Recursos Humanos

Recrutamento

• Participar com o seu superior hierárquico e o chefe de departamento em questão na estratégia de recrutamento e no dimensionamento e criação de recursos humanos;
• Assegurar que os procedimentos de recrutamento são cumpridos;
• Assegurar que a ferramenta de acompanhamento do recrutamento é actualizada;
• Ligação com o Gabinete de Coordenação para efeitos de recrutamento;
• Participar na entrevista de recrutamento para posições até ao nível B3;
• Coordenar/Preparar com os respectivos PM o Cronograma de Recrutamento e assegurar o seu respeito.

Gestão Nacional de RH

• Verificar as datas dos contratos de trabalho e informar o seu superior hierárquico quando estes expiram;
• Conduzir o acompanhamento das revisões anuais de desempenho e verificar a qualidade do PAA para posição de nível A1 a B3;
• Assegurar que os procedimentos de rescisão de contratos são cumpridos e preparar a liquidação final para o fim específico do contrato;
• Assegurar o acompanhamento do processo disciplinar, tradução, e entrega/recepção atempada dos documentos relacionados, e registo no software HOMERE de todas as medidas disciplinares;
• Participar na compilação das necessidades de formação, apoiar o Director Administrativo na concepção do Plano de Formação, recolher informações sobre as instalações de formação, assegurar que a formação frequentada seja registada em Homere Software;
• Recolher o pedido de adiantamento de salário do Departamento de RH e tê-lo validado pelo gestor administrativo.

Administração de RH

• Supervisionar mensalmente a actualização dos indicadores ambientais relacionados com os Recursos Humanos (DW FU), consolidar indicadores ao nível da base e participar com o seu gestor de linha na sua análise;
• Assegurar a verificação das facturas médicas/ facturas e apoiar o seu gestor de linha em caso de acidente de trabalho;
• Verificar e validar as folhas de pagamento mensais e submetê-las ao seu superior hierárquico;
• Assegurar a verificação final das informações introduzidas no software HOMERE;
• Compilar e verificar mensalmente as informações introduzidas no software HOMERE e processamento de salários (Balzac VX e diário de caixa em Saga);
• Os impostos de supervisão são devidamente registados e são criados registos de pagamento às instituições relevantes (NSSF);
• Assegurar a recepção mensal do Relatório do Gestor de RH dos PMs;
• Actualização do organigrama numa base mensal, incluindo novos recrutas.

Gestão de Equipas

• Propor regularmente à sua equipa o desenvolvimento de capacidades e formação;
• Participar no recrutamento da equipa de Administração;
• Coordenar, planear e supervisionar o trabalho da sua equipa e assegurar uma comunicação fluente entre a sua equipa através de reuniões regulares;
• Apreciar a equipa sob a sua supervisão directa.

Relatórios/Comunicação

• Preparar e assistir em auditorias ou possíveis inspecções;
• Assegurar a apresentação dos processos financeiros do SI, do Regulamento Interno do Pessoal e das sessões de actualização da concepção sobre temas de Finanças/RH com o apoio do seu gestor de linha;
• Centralizar e informar o seu gestor de linha sobre os feedbacks/questões da implementação de processos administrativos;
• Informar regularmente cada chefe de departamento de informação financeira e de recursos humanos sobre os seus respectivas equipas em colaboração com o seu gestor;
• Relatar o progresso das actividades financeiras/administrativas e de recursos humanos ao seu gestor de linha numa semana base;
• Participar na reunião semanal do departamento administrativo;
• Apoiar o seu gestor de linha no diálogo social;
• Assegurar que a informação relevante sobre RH seja publicada no quadro de informação;
• Assegurar o envio do pacote mensal de Recursos Humanos para coordenação após validação pelo Director Administrativo.

Requisitos

Estudos

• Licenciatura em Finanças, Administração ou qualquer outro campo relacionado.

Experiência

• Mínimo de 3 anos de experiência como Admin, 1 ano de experiência com INGOs é uma experiência obrigatória.

Idiomas

• Fluente na fala e na escrita Português e Inglês.

Habilidades interpessoais

• Gestão de pessoas, flexível, solucionador de problemas, gestão do tempo, motivado e dinámico.

Hablidades de infomatica

• O software Word, Excel, PPT, Fin/HR será uma mais-valia.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Apresentação;
• Certificado de Habilitações;
• Diploma de Trabalho.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Indicar no assunto do email “Gestor Administrativo Adjunto”.

Sobre a Empresa

A Solidarités International (SI) é uma organização humanitária francesa que presta ajuda e assistência às vítimas de guerra ou de catástrofes naturais. Há mais de 42 anos que a associação se concentra na satisfação de três necessidades vitais – água, alimentação e abrigo. Actualmente presente em Moçambique desde 2019, a SI realiza programas de emergência/pós–emergência no sector do saneamento e higiene da Água na região de Cabo Delgado.

Aviso Legal

A Solidarités International não cobra valores monetários para se candidatar a uma posição. Se alguém tentar subornar um membro ou pessoal da Solidarités será automaticamente desqualificado do processo de recrutamento.