Vaga para Gestor de Escritório (Jhpiego) Tempo Inteiro

Email: rhjhpiego@gmail.com

Validade: 19/11/2015

Local: Nampula e Beira

Jhpiego pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Gestor de Escritório.

Responsabilidades

• Assegurar o funcionamento do escritório de forma eficiente e eficaz, controlar e monitorar todos os bens, materiais e equipamentos do mesmo, bem como a sua manutenção rotineira;
• Apoiar os Líderes de Equipe e Coordenador Provincial na administração de todas as actividades do programa na província;
• Apoiar na gestão de Recursos Humanos do projecto na província;
• Assegurar que os procedimentos de procurement sejam cumpridos a nível do escritório;
• Apoiar na preparação de eventuais encontros, seminários, palestras e eventos sociais, incluindo efectuar reservas de acomodação/ viagem;
• Produzir mensalmente os mapas referentes ao controlo de combustível, logbooks, despesas referentes a trabalhos oficiais e/ou compra de acessórios e inventário dos bens adquiridos e encaminhá-los a Gestora de Subvenções;
• Organizar o transporte e, quando solicitado, armazenar todos os produtos, equipamentos e materiais do programa;
• Assegurar os procedimentos de armazenagem dos diversos materiais/ equipamentos e garantir que os mesmos sejam bem recebidos, armazenados e expedidos/ distribuídos com registos adequados;
• Assegurar que o calendário de manutenção das viaturas seja monitorizado e as manutenções cumpridas dentro dos prazos estabelecidos;
• Responsável pela segurança do escritório;
• Efectuar os desembolsos e as respectivas reconciliações para a realização de workshops, conferências e outras actividades de acordo com as normas estipuladas;
• Monitorar as despesas mensais e manter os arquivos e a base de dados financeiros no formato requerido pelo escritório central;
• Efectuar relatórios financeiros de actividades assegurando que os gastos não excedam o orçamento aprovado;
• Responsável pela gestão e requisição de fundo de maneio;
• Preparar as necessidades de fundos de funcionamento do escritório;
• Apoiar a equipe técnica na preparação de orçamentos para actividades;
• Garantir que todo o procurement (serviços, viagens e comodidades) esteja de acordo com as regras e regulamentos dos doadores e devidamente autorizados para o efeito;
• Enviar semanalmente as despesas realizadas incluindo todos os documentos de suporte, esteja nos escritórios de Maputo para verificação e consolidação;
• Preparação atempadamente os relatórios financeiros das actividades realizadas.

Requisitos

• Formação Superior em Contabilidade, Gestão Financeira, ou áreas afins;
• Mínimo de quatro (4) anos de experiência na área de administração e contabilidade;
• Conhecimento de regulamentos da USAID/DOD constitui vantagem acrescida;
• Experiência prévia de trabalho numa organização sem fins lucrativos;
• Fluência verbal e escrita em Português e Inglês;
• Proficiência em Microsoft Office na óptica do utilizador;
• Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
• Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
• Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir situações de pressão.

Exigências

• Carta de Apresentação;
• Curriculum Vitae;
• Referências.

Nota: Indicar “Gestor de Escritório – Nampula & Beira”.

Sobre a Empresa

Jhpiego é uma organização internacional de saúde sem fins lucrativos afiliada com a Universidade Johns Hopkins. Durante 40 anos e em mais de 155 países, Jhpiego tem trabalhado para evitar a morte desnecessária de mulheres e suas famílias. Jhpiego trabalha com especialistas em saúde, governos e líderes comunitários para prestar cuidados de saúde de elevada qualidade para o seu povo.