Gestor de Programas Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Gestor de Programas para Gaza/Inhambane.

Contexto

A OCSIDA está a recrutar candidatos qualificados para o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade. Para prossecução das actividades do Projecto, a OCSIDA está a recrutar um Gestor de Programas para estar baseado em Gaza.

Resumo do Cargo

O Gestor do Programa apoiará em todos os processos programáticos e operacionais do projecto. Juntamente com a COP, ela/ele será responsável por orientar e apoiar a equipa Técnica quando necessário. Trabalhará em estreita colaboração com a COP, Gestor Financeiro e Director Tecnico, Esta pessoa supervisionará os Oficias Técnicos Séniores, Oficiais de Administração, Oficial de Senior de Finanças de Gaza, e Oficiais Provincias do projecto, O Gestor do Programa reportará directamente ao Chief of Party (COP). O Gestor de Programas irá gerir as funções administrativas do escritório, financeiras e programáticas do projecto FILOVC em Gaza/ Inhambane. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Irá treinar as outras áreas e supervisionar a utilização correcta das plataformas de arquivo electrónico do projecto. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos, financeiros e de recursos humanos, gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos processos de Procurement, gestão de escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento do projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc.

Responsabilidades Chave

Gestão de Programas 25% do tempo

• Apoiar a Chief of Party em todos os aspectos da gestão do programa operacional do projecto;
• Responsável pela implementação global do projeto FILOVC em Gaza/Inhambane, em colaboração com a equipe central de gestão financeira e administrativa e parceiros provinciais;
• Acompanhamento e relato de resultados programáticos, garantindo alinhamento com o orçamento e o cronograma do plano de trabalho;
• Elaboração de planos operacionais mensais e trimestrais, supervisionando a implementação para atingir metas estabelecidas;
• Gestão das parcerias e relacionamento institucional a nível provincial;
• Participar em encontros programáticos dos projetos com a equipe central;
• Responder a solicitações adicionais da equipe da sede;
• Elabora os planos operacionais mensais e trimestrais, e assegura, monitora e supervisiona a sua implementação com alto nível da qualidade, assegurando a alcance das metas estabelecidas;
• Assegura a gestão das parcerias e todo o relacionamento institucional a nível provincial, incluindo participação nos encontros dos parceiros e entidades de governo no nível provincial, e envio das notas dos encontros para nível central;
• Assegura a gestão da comunicação regular entre o pessoal de campo e os escritórios de província e deste com o escritório de Maputo;
• Verifica e solicita informes sobre os encontros regulares de monitoria entre supervisores e pessoal do campo;
• Orienta encontros mensais de avaliação com os supervisores de campo;
• Coordena encontros de avaliação anual em conjunto com os parceiros e com outras ONGs que intervém a nível provincial para partilhar resultados e melhores práticas;
• Participa nos encontros programáticos dos Projectos em conjunto com a equipa central.

Gestão de Recursos Humanos 25% do tempo

• Interpretar e aplicar o Manual de RH da OCSIDA, prestar apoio e orientação a colegas e chefias;
• Conduzir treinamento de actualização do staff sobre políticas e procedimentos, conforme necessário;
• Implementar estratégias eficazes para o desenvolvimento da cultura organizacional em relação à visão e valores da OCSIDA;
• Elaborar relatórios regulares à Direcção do projecto relativos à gestão dos RH;
• Prestar regularmente a organismos externos, como as instituições do Ministério do Trabalho e outras, informações sobre estatísticas relativas ao pessoal;
• Coordenar os processos de recrutamento, apoiar as equipas de selecção ou participar nas equipas de selecção de novos colaboradores do projecto FILOVC;
• Elaborar e gerir contratos dos colaboradores em coordenção com a Gestora de RH;
• Contribuir no processo de orçamentação relaccionado com as actividades e despesas dos recursos humanos em coordenação com a Gestora de RH;
• Coordenar o processo de indução dos novos colaboradores do FILOVC;
• Supervisionar o controlo de efectividade dos colaboradores a nivel provincial do Projecto;
• Supervisionar a elaboração e submissão do plano de férias dos colaboradores para a aprovação do COP em colaboração com a Gestora de RH;
• Implementar o sistema de gestão de desempenho dos colaboradores;
• Desenvolver e implementar o Plano de formação dos colaboradores do FILOVC a nível da Provincia de Gaza e Inhambane;
• Coordenar os procedimentos de saída do pessoal, incluindo organizar e realizar entrevistas de saída, preparar toda a documentação de saída necessária para a desvinculação de colaboradores;
• Apoiar na capacitação e supervisão das equipes de administração, finanças e Técnicas provinciais;
•  Verificar e solicitar informações sobre encontros regulares de monitoria entre supervisores e pessoal do campo;
• Orientar encontros mensais de avaliação com supervisores de campo;
• Coordenar encontros de avaliação anual para compartilhar resultados e melhores práticas com os Oficiais Séniores e as equipes a nível provincial.

Gestao Administrativa e Financieira 20% do tempo 

• Prestação de assistência técnica administrativa do programa e projeto;
• Coordenação e finalização de planos de trabalho anuais, relatórios semestrais e atualizações mensais;
• Supervisão das atividades de aquisição, incluindo gestão da cadeia de fornecimento;
• Manutenção de um sistema de arquivo do projeto;
• Coordenação dos planos de atividades com as diferentes equipes;
• Gestão de processos de procurement e recursos administrativos;
• Manutenção do calendário de eventos e viagens do projeto;
• Organização e apresentação de eventos de qualidade;
• Gestão do inventário do projeto em Gaza/Inhambane;
• Monitoramento da conformidade com as regras e regulamentos da USAID;
• Supervisão de fornecedores para garantir qualidade e entrega de produtos adquiridos;
• Supervisão do escritório, equipes de segurança, manutenção e limpeza;
• Assessorar o pessoal em questões financeiras e de procurement;
• Fornecer formação ou assistência técnica às organizações parceiras em funções administrativas;
• Realizar viagens para supervisão e assistência técnica em atividades importantes nos distritos e na provincia de Inhambane;
• Assessorar e monitorar o uso correcto das plataformas de comunicação e de arquivos por toda a equipe do projecto.

M&A de projectos 30% do tempo

• Apoiar na gestão de todas as actividades relacionadas ao MEL para o programa;
• Assessorar na projecção e desenvolvimento dos sistemas e ferramentas de monitoria, avaliação e relatório (MER);
• Garantir a implementação de sistemas de M&A, incluindo desenvolvimento e rastreio de metas e elaboração de relatórios de acordo com os padrões PEPFAR, gerindo de sistemas de recolha de dados, avaliações de impacto conduzidas e uma estratégia de aprendizagem;
• Garantir a geração de relatórios na base de dados DREAMS e a gestão da base de dados COV, bem como a partilha de dados como e quando necessário;
• Apoiar no desenvolvimento de planos MEL anuais;
• Capacitar os parceiros locais na MEL com vista à transferência gradual de responsabilidades para o parceiro principal local;
• Desenhar e liderar formação e assistência técnica em MEL do nível central até ao nível do activista comunitário.

Requisitos

Qualificações, Habilidades, e Experiências Requeridas

• Mestrado e pelo menos 3 anos de experiência demonstrada em Gestão/ Gestão Administrativa de programas, do escritório e de assistência ao desenvolvimento internacional e nacional com elevada responsabilidade; ou
• Licenciatura e pelo menos 5 anos de experiência demonstrada em Gestão/ Gestão Administrativa de escritórios e de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
• Bons conhecimentos de Planificação estratégica e operacional, orçamentação, Monitoria e Avaliação e técnicas de facilitação;
• Mínimo de cinco anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 100 funcionários;
• Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
• Bons conhecimentos em comunicação para a mudança social e do comportamento, Mobilização Comunitária, de Saúde e Desenvolvimento, Saúde Sexual e Reprodutiva, Violência baseada no Género, Prevenção do HIV;
• Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
• Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos e sistemas;
• Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral;
• Bons conhecimentos do contexto sócio-cultural local, comunicação escrita e oral.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.