Gestor Sénior de Contratos Tempo Inteiro

O Centro Internacional para a Saúde Reprodutiva (ICRH-M) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Sénior de Contratos, baseado em Maputo.

Descrição da Posição

O Gestor de contratos será responsável pela elaboração e gestão de acordos com as Organizações de Base Comunitária desde a pré adjudicação até a pós adjudicação, da pós adjudicação até ao fecho. Ele/a irá contribuir com conhecimentos profissionais especializados no desenvolvimento, orientação e administração de contratos e subvenções para garantir total conformidade com as regras e regulamentos dos Doadores. Isso inclui garantir mecanismos adequados de contratação que inclui o desenvolvimento de ferramentas e processos de monitoria; revisão de pacotes de contratos; gestão de processos de contratos e monitoria da conformidade durante a implementação Será responsável também por garantir que os contratos sejam consistentes com as politicas do ICRHM  e padrões/politicas da USAID bem como  recomendar e providenciar treinamento para funcionários e parceiros para garantir uma forte gestão dos sub acordos. Este profissional deverá também fazer a revisão e recomendar correções e aprovar os sub acordos dos Parceiros do Consórcio.

Responsabilidades

Atividades de pré-adjudicação do acordo ou contrato:

• Apoiar ao COP do projeto nos processos de seleção de Parceiros de Implementação (PI), que inclui a definição do mecanismo de acordo, as ferramentas para fazer a revisão e recomendar potenciais parceiros;
• Prestar apoio na identificação, planificação e implementação de necessidades de treinamento de acordo com as políticas do ICRH e USAID para com os seus Parceiros, Técnicos e Programas, e equipes de apoio assegurando que existe informação técnica e financeira adequada e mecanismos para apoiar a monitoria financeira e programática;
• Desenvolver e servir de orientação/recurso para os escritórios e programas técnicos no desenvolvimento de solicitações (RFA, APS, solicitação/avaliação de propostas e custo e preçário) através da análise de solicitações interpretando regulamentos e normas para o cumprimento;
• Analisar e negociar os termos e condições de atribuição antes da aprovação final;
• Identificar riscos significativos e recomendar planos para a mitigação incluindo a justificação de trabalhar em risco. Garantir que os parceiros selecionados tenham a capacidade de fazer a gestão do sub acordo recomendado e garantir que todo o processo seja suficientemente documentado
• Identificar as necessidades de treinamento do parceiro relacionadas com a gestão do acordo tendo em conta questões relacionadas com a conformidade.
• Desenhar ferramentas e implementar para garantir que os parceiros tenha conhecimento sobre os instrumentos de adjudicação e requisitos dos acordos.
• Certificar a existência de documentação em formato, conteúdo e linguagem que sejam compreendidas pelos parceiros.

Fluxo de trabalho para o desenvolvimento de Sub award

• Garantir uma comunicação efectiva com outras equipes do projecto e organizar/monitorar a revisão de contratos e acordos, para garantir que estes tenham início na data planificada
• Providenciar apoio no desenvolvimento das propostas de orçamento do Parceiro, processo de revisão e mecanismos para o desenvolvimento de sub-acordos;
• Rever orçamentos e apoiar na criação de ferramentas padrão adequadas para orçamentos / narrativas de orçamentos que facilitam a planificação e custos de actividades;
• Assegurar que as ferramentas e procedimentos de desenvolvimento de subacordos sejam totalmente compreendidas pelos funcionários e parceiros;
• Fazer a revisão final do sub-acordos antes da aprovação pelo director do projecto.
• Elaborar, negociar e avaliar conforme o caso os sub acordos, modificações e memorandos de negociação.
• Garantir que os pacotes do sub-acordo (acordo, descrição do projeto, orçamento, notas orçamentárias, memorando de negociação, metas) estejam completos, corretos, coerentes e claros.
• Assegurar que o contrato esta de acordo com as normas e contém as metas, orçamento e todas as condições de modo a permitir a sua monitoria adequada.
• Garantir que os PI tenham acesso a cópias traduzidas de todos os documentos, diretrizes e ferramentas dos sub-acordos, bem como instrumentos de concessão e, quando necessário, treinar os parceiros para garantir que estes estejam cientes de todos os requisitos antes do financiamento e que a escolha do instrumento de concessão seja consistente com intenções de ambas partes.
• Manter arquivos de sub-acordos bem organizados e completos.
• Garantir que todos os documentos do sub-acordo estejam concluídos com os mais altos padrões de qualidade.

Coordenação de Pós Adjudicação

• Planificar, coordenar e executar as necessidades de treinamento e capacitação de parceiros, especialmente na área de gestão de acordos de programas e conformidade administrativa, bem como monitoramento técnico e programático;
• Colocar em prática um mecanismo incluindo processos e ferramentas adequados para garantir que os fundos e ativos do projeto sejam depositados com segurança na conta bancária do projeto, usados apenas para promover a missão do projeto de acordo com padrões mutuamente acordados;
• Monitorar e arquivar todas os produtos acordados co contrato;
• Monitorar e garantir o cumprimento das cláusulas de envolvimento substancial, incluindo a garantia de documentação apropriada;
• Monitorar e interagir proactivamente com outras equipes em relação a datas de término, nível de obrigações, cronogramas;
• Informar a liderança do projeto e organizar as equipes para ação imediata sobre quaisquer casos potenciais ou reais de não conformidade ou problemas de implementação.
• Garantir que os desembolsos sejam executados prontamente com base no processo de rastreamento, garantindo que os parceiros tenham recursos suficientes, mas não em excesso, para as atividades.
• Monitorar e controlar os orçamentos dos acordos  para apoiar revisões de programas de gestão e tomada de decisões de gestão, bem como a elaboração de relatórios  para a USAID
• Coordenar e realizar visitas aos parceiros para assegurar processos de conformidade.
• Apoiar a equipe de Finanças prestando o acompanhamento mensal dos relatórios com o foco na conformidade com todas as datas solicitadas, qualidade, etc. bem como as modificações, alterações, obrigações e prazos do programa;
• Assegurar que os desembolsos sejam prontamente executados com base no processo de acompanhamento, garantindo que os parceiros tenham suficientes e não excessivos recursos para as actividades e também assegurando que os desembolsos não excedam os compromissos (acordos);
• Garantir que todos os sub acordos e modificações estejam actualizados, reflectindo todos os princípios mutuamente acordados por ambas as partes e estejam de acordo com as orientações do Doador;
• Garantir que todo o suporte documental seja anexado ao processo de pagamento relacionado ao sub acordo e assegurar que estes sejam adequados para auditoria e controle interno. Documentos de suporte incluem, TOR/Descrição do Programa, curriculum / resumo do sub beneficiário/subcontratado, documentação do processo de selecção, bio data, etc.
• Actualizar o relatório de aquisições relativamente a equipamentos a serem adquiridos para a área de subvenções.

Desenvolvimento e Implementação de Sub Acordos

• Garantir que o processo de acordos e contratos cumpra totalmente os principais requisitos de adjudicação de ICHR em termos de planos e orçamentos, processo de aquisição, autorização e processo de contratação e monitoramento técnico e financeiro, quando necessário.
• Analisar todos os Termos de Referência para todos os sub-contratos e Descrição do Programa para todos os sub-acordos, garantindo que todos os requisitos aplicáveis estejam incluídos e levados ao conhecimento de todos os potenciais candidatos em casos de falta de alguma informação e fazer o seguimento/acompanhamento;
• Garantir que todos os sub-acordos reflictam os objectivos mutuamente acordados e que os interesses do ICRH estejam totalmente salvaguardados;
• Conduzir os processos de fecho de sub-acordos e responder aos assuntos relacionados as auditorias (interna e externa conforme aplicável e se necessário).
• Fazer a revisão de todos os acordos para aprovação.
• Garantir que os pacotes do sub acordo (acordo, descrição do projeto, orçamento, notas orçamentárias, memorando de negociação, metas) estejam completos, corretos, coerentes e claros.
• Garantir que o PI tenham acesso a cópias traduzidas de todos os documentos, diretrizes e ferramentas dos sub-acordos, bem como instrumentos de concessão e, quando necessário, treinar os parceiros para garantir que estes estejam cientes de todos os requisitos antes do financiamento e que a escolha do instrumento de concessão seja consistente com intenções de ambas partes.
• Manter arquivos de sub-acordos bem organizados e completos.
• Garantir que todos os documentos do sub-acordo estejam concluídos com os mais altos padrões de qualidade.

Requisitos

• Licenciatura com 3-5 anos de experiencia em Contratos e Subvenções, experiencia em gestão de sub acordos;
• Mínimo de 3 anos ou mais de experiência em função similar numa ONG (Organização Não Governamental) local ou internacional;
• Pelo menos 3 anos de experiência em negociação de diversos portfolios de sub acordos;
• Conhecimento abrangente de regras e regulamentos de Doadores (USG e Não-USG) incluindo mas não limitado a USAID;
• Experiência de trabalho com Doadores internacionais;
• Excelentes habilidades numéricas e analíticas bem como capacidades de usuário de IT;
• Conhecimentos de Regras e Regulamentos dos Doadores (USG e Não-USG);
• Relação Profissional dentro e fora da Organização;
• Altamente flexível (Convincente e Persuasivo) Habilidades de Comunicação Oral e Escrita;
• Habilidades fortes e efectivas para desenvolver, articular e implementar;
• Forte orientação ao Cliente e demonstração de valorização do serviço;
• Forte Senso de julgamento e análise;
• Disponibilidade para viajar dentro e fora da província de Maputo;
• Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
• Capacidades multilingues incluindo língua Portuguesa e Inglesa, falada e escrita.

Exigências

• Carta de Manifestação de Interesse;
• Curriculum Vitae.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Indicar o título da vaga no assunto de e-mail.

O ICRH-M é uma organização de oportunidades iguais e encoraja positivamente as candidaturas de pessoas devidamente qualificadas e elegíveis, independentemente do gênero, raça, condição física, idade ou estado civil. Somente os candidatos selecionados para esta entrevista serão contactados no prazo de duas semanas após a data de encerramento das candidaturas.

Sobre a Empresa

O Centro Internacional para a Saúde Reprodutiva (ICRH-M) é uma associação Moçambicana sem fins lucrativos de carácter científico dotada de personalidade jurídica, autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Foi registada pelo Ministério da Justiça em Outubro de 2009 e reconhecida como instituição de pesquisa pelo Ministério de Ciência e Tecnologia desde Dezembro 2011. Tem escritórios em Maputo, Tete, Niassa e Nampula. O ICRH-M adere plenamente ao reconhecimento da saúde reprodutiva como um direito humano básico dos homens, mulheres e adolescentes.