Gestor Sénior de Operações Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Gestor Sénior de Operações (M/F) para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a recrutar candidatos qualificados para a vaga de Gestor(a) Sénior de Operações baseado em Maputo para projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do Cargo

A principal responsabilidade do(a) Gestor(a) Sénior de Operações, esta será responsável pelos aspectos administrativos e operacionais do projeto, incluindo a monitorização e o cumprimento da adjudicação principal, a gestão das subadjudicações, o aprovisionamento, a logística, apoio na gestão dos recuros humanos e o trabalho com a Directora de Projectos na gestão das subvenções. Gestor(a) Sénior de Operações estabelecerá e manterá práticas sólidas de gestão e assegurará a operacional conformidade do projeto com os procedimentos, regras e regulamentos da OCSIDA e da USAID da gestão administrativa do projeto incluindo inventário, transporte, escritórios, sistemas de comunicação assegurando que os processos respeitam as regras dos doadores e as políticas da OCSIDA que respondem às necessidades da implementação do projeto. O Gestor Sénior de Operações deve ter a capacidade de desenvolver estratégias de operações, gerir uma equipa multidisciplinar, ser capaz de responder às necessidades de implementação e encontrar soluções dentro das regras. Estará envolvido na criação de uma equipa capaz, pelo que terá de possuir competências de formação, supervisão e comunicação clara. Irá gerir diretamente processos complexos e monitorizar para garantir a adequação, a integridade e o cumprimento da legislação e das políticas relativas às actividades operacionais do projeto.

Papeis e Responsabilidades

Gestão dos Recursos Humanos 25% do tempo

• Supervisionar todo o pessoal Administrativo, RH, e Procurement no escritório principal e apoiar no desenvolvimento pessoal, capacitação e formação de modo a melhorar as suas habilidades;
• Coordenar a implementação das políticas e procedimentos já existentes na OCSIDA em coordenação com a Gestora de Recursos Humanos e liderar a sua revisão periódica;
• Responsável por garantir o treinamento do pessoal da OCSIDA, bem como novos funcionários em todas as políticas e procedimentos;
• Participar no processo de recrutamento e treinamento do pessoal da sua área;
• Elaborar os relatórios mensais, trimestrais e anuais das áreas sob sua tutela e coordenar esta actividade com as áreas técnica e financeira;
• Contribuir no processo de orçamentação relaccionado com as actividades e despesas dos recursos humanos em coordenação com a Gestora de RH;
• Apoiar na implementação do sistema de gestão de desempenho dos colaboradores junto em coordenação com a Gestora de Recursos Humanos;
• Apoiar no desenvolvimento de implementação do Plano de formação dos colaboradores do FILOVC;
• Coordenar encontros de avaliação anual para compartilhar resultados e melhores práticas do Projecto;
• Apoiar na pesquisa salarial e seus beneficios dos colaboradores.

Procurement 25% do tempo

• Apoiar o departamento de Procurement e a directora de projecto para garantir a interpretação adequada dos instrumentos de adjudicação ao assumir obrigações financeiras ou quaisquer outras acções de contratação;
• Em coordenação com o Procurement, implementar todos os sistemas informatizados de controlo de viaturas, armazém, requisições, etc.;
• Assegurar a aplicação coerente de políticas e procedimentos de procurement, recomendar e implementar soluções para melhorar os processos. Ser proactivo na identificação precoce de potenciais problemas e liderar a procura de soluções;
• Desenvolver e assegurar a utilidade e a fiabilidade dos sistemas para gestão das aquisições;
• Apoiar na assessoria de formação das diferentes equipas sobre as políticas e os procedimentos e as competências necessárias para os cumprir em coordenação com o Gestor de Procurement;
• Contribuir para o desenvolvimento de planos de trabalho de alta qualidade, relatórios trimestrais e anuais, relatórios finais de processos de administração e procurement e quaisquer outros relatórios exigidos pela USAID;
• Assegurar a conformidade dos sistemas, operacionais e administrativos com as políticas e procedimentos da OCSIDA, regras e regulamentos da USAID, requisitos de adjudicação e leis do Governo de Moçambique, incluindo para os sub-parceiros;
• Assessorar a equipe de procurement no processo de aquisição e contratação de empresas fornecedoras de bens e serviços.

Administração 50% do tempo

• Liderar os aspectos operacionais do projeto, incluindo os processos administrativos gerais;
• Desenvolver e assegurar a implementação de programas que proporcionam o uso eficiente da frota e instalações da organização<,
• Desenvolver padrões de administração de frota e políticas e procedimentos operacionais de viaturas;
• Preparar e apresentar relatórios periódicos de gestão sobre os custos operacionais no que diz respeito à manutenção de instalações, viagens, gestão de frotas e material de escritório relacionados;
• Coordenar a implementação das recomendações, tanto das auditorias internas como externas nas áreas sob a sua liderança;
• Estabelecer a ligação com os auditores internos e externos na análise da gestão Operacional do projeto;
• Estabelecer a ligação com o Gabinete de Conformidade e Auditoria Interna da OCSIDA para melhorar a documentação necessária e/ou as respostas a questões decorrentes de revisões ou auditorias internas e externas;
• Assegurar a coordenação efectiva de todas as funções operacionais. Supervisionar as funções de recursos humanos, procurement, operações e TI do projeto;
• Criar e ajustar, se necessário, todos os sistemas e processos administrativos, procurement, de aprovisionamento, de recursos humanos e outros sistemas e processos operacionais no terreno e organizar a formação e a orientação adequadas sobre políticas e sistemas para todo o pessoal no terreno, no momento da contratação e de forma contínua e trabalhar em extrema colaboração com os Consultores que prestam assistência técnica nesta área;
• Coordenar todos os aspectos com a gestão do programa de Gaza quando necessário;
• Trabalhar em estreita colaboração com as equipas administrativas (incluindo as equipas financeira, de recursos humanos, etc.), operacionais e de programas do escritório central, a fim de garantir a apresentação de relatórios atempados e de qualidade, e liderar a equipa no terreno nos processos de criação e encerramento de escritórios/programas;
• Desenvolver processos de melhoria da qualidade do sistema de comunicação entre o escritório central, escritórios provinciais bem como a diminuição dos custos dos mesmos;
• Preparar e apresentar relatórios de informação de gestão relativos à eficácia operacional e aos níveis de serviço dos empreiteiros que prestam serviços de manutenção, de limpeza, de restauração e de segurança;
• Apoiar na identificação das necessidades de treinamento de gestão de risco relacionado com a frota directa, tais como programas de segurança e prevenção de acidentes, e actuar como agente de ligação para os procedimentos de emergência/segurança geral do escritório em consulta com outras ONGs Locais similares e outras agências de segurança relevantes e caso necessario contratar um consultor/formador;
• Atribuir e verificar a conclusão de todos os reparos, substituição, projectos de reabilitação de instalações e equipamentos da OCSIDA e garantir a qualidade do trabalho;
• Assegurar a manutenção e o rastreamento do inventário/estoque de todos os equipamentos de escritório, equipamentos domésticos, móveis e acessórios e coordenação de registos de inventário de escritórios, solicitação de substituição ou novos suprimentos;
• Realizar visitas periódicas aos escritórios de campo de todos os projectos de OCSIDA e, periodicamente, aos seus parceiros ou agências de execução, para prestar apoio administrativo, aconselhar e desenvolver a capacidade dos parceiros da OCSIDA;
• Responsável pela planificação e orçamentação das actividades das áreas sob sua liderança;
• Garantir que o plano de actividades das áreas sob a sua responsabilidade seja implementado com a maior eficácia e eficiência possível;
• Em coordenação com o sector financeiro e outros, proceder regularmente à análise de gastos da organização;
• Sempre que necessário, estabelecer contactos com os doadores, participar em reuniões, etc.

Requisitos

• Mestrado ou equivalente em Contabilidade, Finanças, Administração, Gestão de Empresas ou num domínio relacionado;
• Experiência de 12 anos em gestão administrativa, incluindo a supervisão de procurement, recursos humanos e operações de projectos; mais de 6 anos a gerir uma equipa de projeto financeiro ou um departamento administrativo com fundos da USAID;
• Mínimo de 10 anos de gestão de procurement e recursos humanos com pelo menos 5 anos de bons conhecimentos práticos das regras e regulamentos da USAID e de outras organizações governamentais dos EUA;
• Experiência com organizações ou projectos de dimensão semelhante e com actividades em várias províncias;
• Experiência na gestão de uma equipa;
• Conhecimento profundo das normas e práticas de aquisição;
• Versatilidade em termos de tecnologia, investigação e capacidade de relacionamento;
• Boas capacidades escritas, verbais e organizacionais em inglês e português;
• Trabalhar com supervisão mínima e gerir um fluxo de trabalho de grande volume;
• Capacidade para formar e gerir outros funcionários e participar numa equipa;
• Elevado nível de integridade pessoal e ética de trabalho;
• Experiência comprovada na coordenação de actividades de auditoria e gestão de relatórios;
• Excelentes capacidades analíticas, numéricas e de resolução de problemas;
• Competências relevantes em sistemas informáticos de contabilidade automatizados e folhas de cálculo de bases de dados;
• Proficiência em aplicações do Microsoft Office, como o MS Word e o MS PowerPoint, com conhecimentos especializados do MS Excel;
• Experiência no desenvolvimento de capacidades de gestão administrativa de organizações comunitárias e parceiros de execução;
• Capacidade demonstrada para criar e manter relações de trabalho eficazes com ONG parceiras, organizações comunitárias e agências doadoras internacionais;
• Qualidades de liderança demonstradas, profundidade e amplitude de conhecimentos de gestão financeira e administrativa;
• Fortes capacidades de relacionamento interpessoal, escrita e apresentação oral em português e inglês;
• Capacidade de trabalhar em problemas de âmbito complexo que exigem avaliações aprofundadas de dados e de vários factores;
• Capacidade para gerir prazos apertados e entregar grandes volumes de trabalho com um mínimo de supervisão.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.