Oficial Administrativo e Logístico Tempo Inteiro

O Ipas Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial Administrativo(a) e Logístico para Nampula (M/F).

Contexto

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com a Sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços. O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Oficial Administrativo e Logístico que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efetivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e eletrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.

Deveres e Responsabilidades

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Nampula, com suporte a província de Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Gestora de Operações e do/a Líder de Equipa Provincial, o(a) Oficial Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:

Suporte Logístico e de Procurement

• Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico;
• Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de água, compra de energia e outros que se fizerem necessários;
• Responsável pela organização de reuniões e eventos;
• Será responsável por coordenar, planear, orientar e executar tarefas administrativas de ordem geral;
• Em coordenação com a equipe central prestar apoio as demandas administrativas e de procurement;
• Compilar o estagio de todas requisições, actualizar a planilha de controle e partilhar semanalmente;
• Mapear todas as operações de fornecimento, pagamento aos fornecedores e monitoramento das contas em aberto;
• Funcionar como o primeiro ponto de contacto de expedientes, fazer triagem e/ou reencaminhar a respectiva área de tratamento;
• Compilar e circular os processos que recaem na Administração, conduzir os processos ao destinatário final procedendo o devido registo;
• Em coordenação com a equipe central apoiar em toda logística de viagens, no concernente as reservas de viagens nacionais ou internacionais, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis;
• Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
• Regista e manuseia de forma adequada e necessária toda informação que está sob sua gestão;
• Supervisiona a copa e assegura que água, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis e faz a supervisão do inventario da cozinha; Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório, como para formação;
• Auxiliar na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários. Agir como ponto focal na gestão de Património, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório;
• Apoiar em processos de aquisição, incluindo preparação e condução de Convite para Licitação (ITB), Solicitação de Cotações (RFQ), Solicitação de Propostas (RFP) e outros métodos de aquisição para o fornecimento de bens, obras e serviços em bases competitivas, garantindo ao mesmo tempo total conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias de compras do Ipas;
• Executa qualquer outra função atribuída pela Gestora de Operações ou pela líder de equipa na província.

Transportes

• Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
• Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades;
• Supervisiona o uso adequado de logbook e de senhas de abastecimento;
• Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as acções necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veiculo;
• Elabora o relatório mensal de transporte da província;
• Mantém a Gestora de Operações informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.

Suporte na área de Contabilidade e Finanças, incluíndo:

• Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
• Apoiar no cumprimento das obrigações fiscais;
• Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;
• Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.

Requisitos

Competências e Experiência Requerida

• Nível Médio – FormaçãoTécnica em Gestão de Empresas/ Contabilidade ou equivalente é uma vantagem;
• Pelo menos quatro (4) anos de experiência de trabalha no departamento de administração de uma organização;
• Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, honestidade, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
• Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
• Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem;
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
• Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,
• Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos.

Exigências

• Carta de Manifestação de Interesse;
• Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais) e, se possível, Certificados de Trabalho.

Nota: Os interessados devem apresentar as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF. Indicar no ASSUNTO/SUBJECT: Ipas Candidatura – Oficial de Administração e Logística – Nampula. Caso contrário a candidatura incompleta não será considerada. Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.

Local: Nampula

Tipo de Contrato: Contrato de Trabalho

Idioma Requerido: Português e Inglês

Data de início de contrato: 01 de Novembro de 2023

Duração do contrato: 12 Meses

Projecto a suportar: GAC