Vaga para Oficial de Administração (Counterpart)

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Validade: 24/02/2017

Local: Maputo

A Counterpart International pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Oficial de Administração, para o Programa “Parceria Cívica para Boa Governação” (PCBG) financiando pela Agência Americana para o Desenvolvimento Internacional (United States Agency for International Development – USAID) que visa reforçar o impacto do activismo cívico para melhorar a governação democrática responsável e efectiva nos sectores de Conservação da Biodiversidade, Alterações Climáticas, Educação, Saúde, Indústria Extractiva, Transparência e Governação Responsável. Durante a vigência do programa a Counterpart irá seleccionar e providenciar assistência técnica e financeira até 12 organizações da sociedade civil.

Tarefas

• O Oficial de Administração reportaá a Directora Financeira e de Subvenções e será responsável para assegurar que as actividades diárias e tarefas administrativas são concluídas e devidamente documentadas;

Recursos Humanos:

• Colaborar com a Directora, Directora Financeira e de Subvenções e com as equipes de Programação e Recursos Humanos baseadas na Sede, para assegurar que o sistema de Recursos Humanos, incluindo as regras e procedimentos para recrutamento e gestão de recursos humanos, são continuamente monitorizadas, actualizadas e estão em conformidade com a lei e de acordo com os padrões e regulamentos da Sede;
• Trabalhar com a com as equipes de Programação e Recursos Humanos de forma a apoiar o pessoal sobre questões relacionadas com Recursos Humanos;
• Supervisionar os benefícios, escala de ferias, folhas de assiduidade etc, com a documentação apropriada;
• Assegurar que os processos do pessoal sejam mantidos e copiados para a Sede, incluindo contractos, descrições de funções, avaliações de desempenho, dados de compensações e planos de desenvolvimento de carreira;
• Providenciar o apoio necessário ao pessoal expatriado (autorizações de trabalho e residência).

Administração:

• Gerir o escritório da Counterpart em Maputo e supervisionar as necessidades logísticas;
• Manter contacto com os provedores de serviços dos escritórios da Counterpart, negociar e cumprir com os contratos de serviços e pagar as contas;
• Providenciar apoio administrativo para a execução das actividades do projecto;
• Dar assistência logística de viagem ao pessoal de programas;
• Responsável pela gestão do fundo de maneio;
• Outras tarefas e responsabilidades consoante as solicitações.

Licitação:

• Administrar o processo de licitação e compra de bens em cumprimento com as normas e regras da Counterpart e regulamento local;
• Elaborar e distribuir Requisições para Cotações, recolher ofertas de preços, ajudar a identificar e selecionar fornecedores, verificar o cumprimento das regras e procedimentos da Counterpart e da USAID documentando por escrito o processo;
• Fazer a entrega das ordens de compras e outra documentação de licitação de acordo com as necessidades;
• Providenciar monitorização administrativa de controle interno e externo: assegurar que toda a documentação deste processo (cartas de porte, listas de embalagem, etc) esta devidamente classificada e arquivada.

Stocks:

• Gerir o armazenamento e o inventario (material de logística, escritório e produtos de limpeza);
• Monitorizar o uso de matérias do projecto e assegurar a reposição de stocks;
• Assegurar que o inventario do projecto esta actualizado.

Viaturas:

• Assegurar o uso apropriado das viaturas do projecto, manutenção regular e uso do registo de deslocações das viaturas;
• Assegurar transporte para a organização (movimento diário);
• Controlar o consume de combustível e peças;
• Supervisionar os motoristas do projecto.

Telecomunicações:

• Assegurar boa operacionalidade, uso, manutenção e monitorização do equipamento de comunicação (computadores, telefones e celulares);
• Actualizar a lista de contactos;
• Informar o pessoal do projecto da operação e normas de uso do equipamento do projecto.

Requisitos

• Mínimo de cinco (5) anos de experiência demonstrada em gestão de escritórios, coordenação de logística, administração ou outro trabalho relacionado;
• Conhecimentos de informática, incluindo Microsoft Word, Excel e Internet;
• Demonstrar capacidades de liderança, organização e analítica, rigor e a habilidade e priorizar metas;
• Nível elevado de competências interpessoal e de comunicação;
• Capacidade de trabalhar efectivamente num ambiente de equipe assim como parceiros locais e outros intervenientes do projecto;
• Experiência com organizações da sociedade civil nacionais é preferencial;
• Preferência será dada a possuidores de Licenciaturas ou nível Técnico em Logística, Administração, Empresarial, Gestão ou outra área relacionada;
• Ser fluente em Inglês falado e escrito.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Motivação.