Oficial de Administração Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Propósito do Cargo

O Oficial de Administração gere as funções administrativas do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento do projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc.

Funções Específicas

• Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
• Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
• Verificar a completudo dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
• Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipe;
• Gerir a correspondência do projecto, incluindo garantir a qualidade e consistência de toda a correspondência de saída;
• Manter o calendário de eventos e viagens do projecto actualizado;
• Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
• Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
• Gerir o Inventário do Projecto;
• Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
• Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
• Representar o projecto nos encontros de equipas de segurança e onde for indicado;
• Gerir os processos de autorização de trabalho e autorização de residência para os estrangeiros;
• Propor melhorias para as políticas da Organização;
• Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
• Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos.

Condições de Trabalho

• Esta posição estará baseada no escritório central da OCSIDA em Maputo, com deslocações periódicas para os distritos de implementação do projecto FILOVC.

Requisitos

Competências e Conhecimentos

• Capacidade de trabalhar de forma eficaz como um membro de equipa muito cooperativo;
• Experiência em questões de protecção e segurança, especialmente em projectos com múltiplos escritórios de campo;
• Capacidade de superação e adaptação às mudanças.

Qualificações, Habilidades, e Experiências Requeridas

• Formação de nível Universitário em Administração ou outras áreas afins;
• 5 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
• Mínimo de 2 anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
• Experiência na liderança e gestão dos aspectos de aquisição e aquisição de projectos financiados pela USAID, incluindo uma compreensão demonstrada dos regulamentos aplicáveis e relacionados a aquisições;
• Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
• Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
•  Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
• Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.