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Oficial de Finanças e Administração (Finance & Admin Officer)
The MENTOR Initiative
Informação Geral
Apresentação da Função
O/A Oficial de Finanças e Administração (Finance & Admin Officer) integra a equipa de suporte operacional da The MENTOR Initiative em Moçambique e é responsável por gerir a execução diária de todas as operações financeiras, contabilísticas, de tesouraria, caixa e administração da missão em Pemba e nas bases de campo em Cabo Delgado.
Reportando diretamente ao/à Coordenador/a de Operações e Finanças, o/a profissional assume as responsabilidades combinadas de gestão financeira e apoio técnico de tesouraria/caixa (acumulando as tarefas de assistente financeiro/a), assegurando o registo contabilístico diário, controlo do cofre e contas bancárias, verificação minuciosa de comprovativos, pagamentos diretos e arquivo auditável de 100% da documentação financeira.
Principais Responsabilidades
1. Contabilidade e Gestão do Software (SAGA)
- Registo Contabilístico Diário: Inserir todas as transações de caixa e banco no software contabilístico da MENTOR (SAGA) numa base diária, garantindo a imputação correta aos códigos de projeto, linhas orçamentais e centros de custo.
- Reconciliação e Fecho de Contas: Realizar reconciliações diárias/semanais de caixa e reconciliações bancárias mensais, preparando os respetivos fechos de mês e mapas de caixa para validação do/a Coordenador/a de Operações e Finanças.
- Livros de Caixa e Banco: Manter os diários impresso e digital de caixa (cashbooks) e banco (bankbooks) rigorosamente atualizados.
2. Tesouraria, Gestão de Caixa e Operações de Assistência Financeira
- Gestão do Cofre e Petty Cash: Responsável direto/a pela guarda e gestão do cofre principal e caixa pequena (petty cash) da base de Pemba, efetuando pagamentos em numerário devidamente autorizados.
- Contagens de Caixa: Conduzir contagens físicas diárias e semanais de caixa e elaborar os respetivos autos de contagem assinados.
- Processamento de Pagamentos e Adiantamentos: Efectuar pagamentos em numerário, cheque ou transferência bancária a fornecedores, prestadores de serviços, ajudas de custo (per diems) de viagens e subsídios/diárias de trabalhadores comunitários e voluntários.
- Acompanhamento de Adiantamentos (Cash Advances): Emitir, registar e fazer o seguimento rigoroso da justificação de adiantamentos de fundos concedidos à equipa de campo, assegurando que nenhum novo adiantamento seja emitido sem a liquidação prévia do anterior.
3. Verificação de Despesas, Compliance e Preparação de Auditoria
- Verificação Minuciosa de Documentos: Inspecionar e verificar 100% das faturas, recibos, mapas de presença, Ordens de Compra e contratos quanto à sua autenticidade, validade fiscal (NUIT/faturas oficiais), exatidão aritmética e conformidade com as normas dos doadores antes de qualquer desembolso.
- Carimbagem e Organização: Carimbar todos os documentos comprovativos originais com o carimbo de “PAGO” e o código da subvenção/projeto respetivo para evitar duplicitações.
- Arquivo Físico e Digital de Excelência: Digitalizar (scan) e arquivar de forma sistemática e cronológica todos os processos financeiros e bancários originais, garantindo um arquivo perfeitamente organizado para envio à Sede e suporte a auditorias internas/externas.
4. Gestão Administrativa de Instalações e Serviços
- Contratos de Arrendamento e Serviços Utilitários: Monitorizar os prazos de validade e processar atempadamente os pagamentos de rendas (escritório e guesthouses), água, eletricidade, internet e fornecedores de serviços administrativos.
- Impostos e Retenções na Fonte: Assegurar a verificação e pagamento atempado das obrigações fiscais decorrentes de contratos de serviços/arrendamentos (retencionamento de IRPS/IRPC) em articulação com as finanças locais.
- Apoio Administrativo à Missão: Prestar apoio logístico-administrativo na reserva de alojamentos, gestão de viagens e gestão de consumíveis de escritório.
5. Outras Responsabilidades
- Salvaguarda e Código de Conduta: Garantir a aplicação rigorosa do Código de Conduta e das políticas de Salvaguarda/PSEAH da MENTOR em todas as transações e contactos financeiros.
- Executar qualquer outra tarefa financeira ou administrativa atribuída pelo/a Coordenador/a de Operações e Finanças.
Requisitos do Cargo
Formação Académica
- Licenciatura ou Bacharelato em Contabilidade, Finanças, Gestão de Empresas ou Auditabilidade.
Experiência Profissional
- Mínimo de 3 a 4 anos de experiência profissional em contabilidade, gestão de caixa/tesouraria e administração financeira, preferencialmente em Organizações Não-Governamentais Internacionais (ONGD).
- Experiência comprovada no manuseamento direto de caixa pequena (petty cash), verificação minuciosa de faturas/recibos e arquivo contabilístico auditável.
Conhecimentos Técnicos e Ferramentas
- Conhecimento aprofundado do sistema fiscal moçambicano aplicável a pagamentos de serviços e rendas (NUIT, IRPS, IRPC).
- Domínio avançado do MS Excel (fórmulas, reconciliações e tabelas dinâmicas) e MS Word.
- Experiência prática de trabalho com software de contabilidade (SAGA ou equivalente) é essencial.
Línguas
- Português fluente (falado e escrito, essencial) e Inglês funcional/médio (valorizado para registos no sistema e comunicação interna).
Competências Pessoais
- Inquestionável integridade, honestidade e rigor ético no manuseamento de fundos.
- Extrema atenção ao detalhe, precisão numérica e elevada capacidade de organização documental.
- Proatividade, pontualidade e facilidade de trabalho em equipa sob prazos de fecho contabilístico exigentes.
Política de Tolerância Zero
A The MENTOR Initiative aplica uma abordagem de tolerância zero em relação à exploração, abuso e assédio sexual, bem como a qualquer conduta antiética ou fraude. A organização contactará os empregadores anteriores dos candidatos para verificar o histórico de cumprimento dos códigos de conduta internacionais.
Finance & Administration Officer
The MENTOR Initiative
General Information
Position Overview
The Finance & Administration Officer forms an integral part of The MENTOR Initiative’s operational support team in Mozambique. Reporting directly to the Operations & Finance Coordinator, the Officer is responsible for managing the daily execution of all financial, accounting, treasury, cash handling, and administrative operations across the mission’s offices and field bases in Cabo Delgado.
In this combined role, the Officer merges higher-level financial compliance duties with direct, hands-on treasury and cash management tasks (absorbing all responsibilities of a Finance Assistant). S/he ensures daily accounting entries, safe/petty cash management, rigorous expenditure verification, direct payment disbursements, and audit-ready filing of 100% of financial documentation.
Main Responsibilities
1. Accounting & Software Management (SAGA)
- Daily Accounting Entries: Record all cash and bank transactions daily into MENTOR’s accounting software (SAGA), ensuring correct allocation to project codes, budget lines, and cost centers.
- Reconciliations & Month-End Close: Conduct daily/weekly cash counts and monthly bank reconciliations, preparing month-end cashbook closings for validation by the Operations & Finance Coordinator.
- Cash & Bank Books: Maintain both physical and digital cashbooks and bankbooks accurate and up-to-date at all times.
2. Treasury, Cash Management & Financial Assistant Duties
- Safe & Petty Cash Management: Directly responsible for the custody and management of the main base safe and petty cash fund in Pemba, disbursing authorized cash payments.
- Physical Cash Counts: Conduct daily and weekly physical cash counts and complete signed cash count certificates.
- Disbursements & Payments: Process cash, cheque, or bank transfer payments to suppliers, service providers, travel per diems, and stipends/incentives for community workers and volunteers upon approval.
- Cash Advances Tracking: Issue, record, and closely monitor the clearance of operational cash advances granted to field staff, enforcing the policy that no new advance is issued without clearing previous balances.
3. Expenditure Verification, Compliance & Audit Readiness
- Voucher & Invoice Review: Thoroughly inspect 100% of invoices, receipts, attendance sheets, Purchase Orders, and contracts for authenticity, tax validity (NUIT/official invoices), arithmetic accuracy, and compliance with donor rules (BHA, ECHO, OCHA, UNICEF, etc.) prior to payment.
- Stamping & Marking: Stamp all original supporting vouchers with a “PAID” stamp and the relevant grant/project code to prevent double-claiming.
- Financial Archiving & Scanning: Systematically scan and archive all original financial vouchers, bank receipts, and support documents in chronological order, maintaining a flawless physical and digital archive for HQ submission and audits.
4. Facility Administration & Utility Contracts
- Lease & Service Contracts Management: Track validity dates and process timely payments for office/guesthouse rents, water, electricity, internet, and administrative service providers.
- Tax Deductions & Withholdings: Ensure proper calculation and timely payment of statutory tax withholdings (IRPS/IRPC) on service and rental contracts in coordination with local tax offices.
- General Administrative Support: Provide administrative support for accommodation bookings, travel arrangements, and office stationery inventory management.
5. Additional Duties
- Safeguarding & Code of Conduct: Strictly uphold MENTOR’s Code of Conduct and Safeguarding/PSEAH policies across all financial dealings.
- Perform any other finance or administrative tasks assigned by the Operations & Finance Coordinator.
Job Requirements
Education
- Bachelor’s degree or Higher Diploma in Accounting, Finance, Business Administration, or Auditing.
Professional Experience
- Minimum of 3 to 4 years of professional experience in accounting, cash handling, treasury management, and financial administration, preferably within International Non-Governmental Organizations (INGOs).
- Proven track record in petty cash management, voucher verification, arithmetic checks, and financial archiving.
Technical Knowledge & Skills
- Solid understanding of the Mozambican tax system regarding service and rental withholdings (NUIT, IRPS, IRPC).
- Advanced proficiency in MS Excel (formulas, reconciliations, pivot tables) and MS Word.
- Hands-on experience working with accounting software (SAGA or equivalent) is essential.
Languages
- Fluent Portuguese (spoken and written, essential) and Functional/Intermediate English (working knowledge for software entry and internal communication).
Core Competencies
- Uncompromising integrity, honesty, and ethical rigor in fund handling.
- Extreme attention to detail, numerical accuracy, and meticulous document organization skills.
- Proactive attitude, punctuality, and ability to work effectively under tight accounting closure deadlines.
Zero-Tolerance Policy
The MENTOR Initiative applies a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse, and harassment (PSEAH), as well as fraud and unethical behavior. Background checks with previous employers regarding adherence to international codes of conduct will be conducted prior to appointment.
Instruções e Requisitos para a Publicação
- Data pretendida para publicação: 26 de Outubro de 2026
- Data de encerramento de candidaturas: 02 de Novembro de 2026
- Termos de Referência (ToRs): Os Termos de Referência detalhados e os requisitos para cada uma das vagas encontram-se disponíveis em anexo.
Processo de Candidatura
Pedimos o favor de incluir nos anúncios que todos os candidatos interessados deverão enviar o seu Curriculum Vitae (CV) e Carta de Motivação, e obrigatoriamente preencher o formulário de pré-candidatura através do seguinte link:
👉 Formulário de Pré-Candidatura: https://go.mmo.co.mz/pzj0
Como candidatar-se
A candidatura é feita no site indicado pela empresa: go.mmo.co.mz (abre numa nova aba).
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