Oficial de Logística, Recursos Humanos e Procurement

A ADDP Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Logística, Recursos Humanos e Procurement para Maputo.

Objectivo

• Oficial de logística, RH e ‘Procurement’  terá como função principal, auxiliar o sector de finanças e administração do projecto Machava PMU em estreita coordenação com Gestora do projecto e Gestor Financeira.

Responsabilidades

Logística

• Coordenar e monitorar as operações da cadeia de Supply Chain provincial e PMU;
• Garantir que todas as instalações, ativos e comunicações do projeto sejam usados ​​de forma eficaz;
• Garantir que os serviços de IT fornecidos ao oficial de projeto sejam de ótima qualidade e avaliados periodicamente para garantir que os serviços prestados sejam eficazes na resolução de questões relacionadas a IT;
• Supervisionar a logística provincial e a equipe de administração na organização e gestão de cartões de estoque, guias de remessa para armazenamento seguro e eficaz, bem como a responsabilidade pelos suprimentos, materiais e equipamentos do projeto para garantir que atendam às necessidades do projeto;
• Responsável pela reserva de hotéis, salas de reuniões, reserva de voos e gerenciamento de logística de viagens para funcionários e parceiros;
• Comunicar-se com fornecedores verbalmente e por escrito para documentação de evidências de comunicação com eles para acompanhamento futuro;
• Planear e rastrear o envio de suprimentos finais, materiais, bens e documentos para as províncias de acordo com os pedidos provinciais e requisitos para o projeto;
• Acompanhar a equipe provincial para garantir que eles mantenham registros e registros do estoque do armazém, executem a alocação / distribuição dos materiais e ativos do projeto, etc.;
• Manter o registro de ativos do projeto, atualizando-o a cada 6 meses de acordo com a política de gerenciamento de ativos ADPP e as diretrizes WV;
• Abrir pastas se não existe e mantém arquivos para contratos, tudo o que está relacionado ao processo de aquisição, formulários de licenças de pessoal e registros de ativos;
• Garantir que os ativos sigam as diretrizes de disposição de acordo com as políticas ADPP e diretrizes WV;
• Apoiar outras áreas conforme demanda e solicitações superiores.

Recursos Humanos

• Facilitar o envio da descrição do trabalho ao RH e coordenar o lançamento de anúncios de vagas em projetos em aberto;
• Certifique-se de que os currículos sejam enviados ao departamento de gerenciamento de projetos relevante após o prazo do anúncio de emprego;
• Facilitar a seleção de candidatos em potencial para entrevista e formação do painel de entrevistadores;
• Fornecer formulários de apoio e avaliação e todos os outros documentos e cartas relevantes durante o Recrutamento de funcionários e seleção final de candidatos para apresentação ao RH;
• Coordenar processos de verificação de referência com HR ADPP HQ em linha com a política de recrutamento de RH;
• Fornecer directrizes de avaliação do pessoal da ADPP para todas as províncias e PMU e garantir que todos os departamentos realizaram a avaliação do pessoal anualmente;
• Orientar e apoiar todas as equipes provinciais para garantir que eles mantenham arquivos individuais de funcionários atualizados com o processo devidamente arquivado;
• Manter e monitorar o registro de férias, mostrando quando cada membro da equipe provincial e nacional vai tirar dias de férias e atualização sobre os dias de férias;
• Acompanhamento da medida disciplinar da equipe conforme orientado pelo HQ HR para o encerramento lógico de casos dentro dos prazos ADPP.

Procurement

• Receber e manter registo de todos os processos que dão entrada no sector de “Procurement”;
• Encaminhar os processos das províncias e nacional ao Gestor de Finanças;
• Apoiar na tramitação de processos para aprovações ou regularizações no escritório nacional;
• Submeter sector de “Procurement” de ADPP sede, solicitações de compras para projeto conforme exigido pelas políticas de “Procurement” da ADPP e também pela orientação do WV / Fundo Global e outras informações de que lhe são incumbida;
• Coordenar com assistentes administrativos e Logística das províncias e colegas de PMU para garantir elaboração conjunta do plano de necessidades de compras/Procurement cada semestre (Janeiro – Junho e Julho – Dezembro) em cada ano;
• Compilar, rever os contratos de fornecedores do projeto para compra de matérias, serviços e bens, assegurar os contractos tem todos requisitos de ADPP e WV/Fundo global inclusivo assunto de retenção e submissão de processos de IVA para WV;
• Assegurar que advogado de ADPP faze analise de todos os contratos feitos antes finalização e assinatura pelo Diretora Executiva;
• Assegurar que todos os contratos e pagamentos estejam em conformidade com o plano de trabalho e de orçamento, e de acordo com os procedimentos da ADPP e do Fundo Global;
• Assegurar pagamentos de diversos (fornecedores, fazenda, INSS, etc.) e depósito das devoluções;
• Efetuar o registo das de todas as operações no sistema de “Procurment”;
• Responsável por gerir o fundo do maneio conforme os procedimentos financeiros da organização;
• Fazer a solicitação e/ou reposição do fundo, mantendo disponível para responder eventualidades a que o fundo é destinado;
• Semanalmente, fazer a conferência dos gastos e apresentar à Gestor de Financeira
• Manter um arquivo devidamente organizado e conforme orientação superior;
• Assegurar Organização e envio de processos financeiros para Maputo;
• Assegurar que as províncias efetuar cópia de todos os processos financeiros e enviar os documentos originais ao escritório sede em Maputo, mantendo um arquivo cópia no escritório provincial;
• Tramitar o envio, quinzenalmente (cada Sexta-feira) e sempre que necessário, processos ao escritório central;
• Contactar mensal e regularmente os Oficias de Administrativos e ‘Procurement’ para que enviem os justificativos de combustível e pedidos do mês seguinte;
• Verificar se os justificativos de combustível estão em concordância com os procedimentos;
• Tramitar assinaturas de recepção de créditos ao staff nacional e províncias.

Requisitos

• Licenciatura em administração de empresas, Supply Chain  ou área relevante;
• Experiência comprovada como Oficial administrativo, RH e logística pelo menos 3 anos;
• Experiência em atendimento aos colegas que trabalha longe nas províncias será apreciada;
• Alguma experiência relacionada com finanças será uma vantagem adicional;
• Conhecimento de leis laboral, regulamentos e requisitos de “Procurement”;
• Capacidade de trabalhar com pouca supervisão e rastrear vários processos;
• Conhecedor de informática com conhecimento prático de uso de computador e vários pacotes e aplicativos;
• Excelentes habilidades organizacionais e de coordenação das equipas logística e administrativos;
• Experiência de pelo menos 3 anos de trabalho com ONG’s e gerenciamento de equipas localizadas em lugares remotos;
• Comunicação e habilidades interpessoais excelentes.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.

Sobre a Empresa

ADPP Moçambique é uma organização sem fins lucrativos moçambicana registrada localmente e fundada em 1982, a organização implementa 60 projetos em todas as províncias do país. Ele emprega mais de 3.000 funcionários e auxilia mais de 2 milhões de moçambicanos por ano. A organização trabalha em estreita cooperação com o Governo de Moçambique e com parceiros locais e internacionais para garantir melhores condições de vida para as comunidades e os indivíduos. ADPP Moçambique é um co-fundador e membro da Federação Internacional de Humana People to People e tem uma história de intervenções de desenvolvimento sustentado no país construídas ao longo de um período de 35 anos.

Processo de Candidatura

Email: [email protected]

Validade: 05/03/2021

Local: Maputo