Oficial de Operações e Logística (Operations & Logistics Officer)

1. Compras e Aprovisionamento (Procurement)

• Execução de Compras Locais: Processar requisições de compra de bens, materiais e serviços, garantindo o cumprimento estrito dos limiares de compra da MENTOR, recolha de cotações e preparação de mapas comparativos de preços.
• Comité de Compras: Apoiar na preparação do dossier de compras para o Comité de Procurement, garantindo a seleção transparente e justificada de fornecedores.
• Relação com Fornecedores: Manter uma base de dados atualizada de fornecedores qualificados e verificar a qualidade dos bens entregues e serviços prestados antes da receção e encaminhamento das faturas para pagamento.
• Desalfandegamento: Apoiar nos processos administrativos de desalfandegamento de mercadorias e na obtenção de isenções fiscais/IVA junto das autoridades locais, quando necessário.

2. Gestão de Frota e Transportes

• Manutenção e Gestão de Veículos: Supervisionar os motoristas e a frota de veículos (próprios e alugados), assegurando que os planos de manutenção preventiva e reparações sejam cumpridos.
• Controlo de Combustível e Registos: Monitorizar o consumo de combustível, analisar os diários de bordo (logbooks) e emitir relatórios mensais sobre o desempenho e custos da frota.
• Movimentos de Campo: Coordenar o planeamento e a logística de transporte rodoviário, marítimo e aéreo para equipas e carga com destino aos distritos operacionais, garantindo o cumprimento dos protocolos de segurança antes de cada deslocação.

3. Gestão de Armazéns, Inventário e Medicamentos

• Controlo de Stock: Supervisionar o funcionamento dos armazéns em Pemba e nas bases de campo, assegurando o registo rigoroso em fichas de stock (stock cards), guias de remessa (waybills) e relatórios mensais de inventário.
• Cadeia de Frio e Medicamentos: Apoiar a equipa médica na gestão e armazenamento adequado de medicamentos, reagentes e artigos de WASH, garantindo o respeito pela cadeia de frio e prevenção de perdas por validade.
• Inventários Periódicos: Realizar contagens físicas de inventário regulares e inventários gerais de fim de projeto ou anuais.

4. Gestão de Ativos e Manutenção de Instalações

• Registo de Ativos: Manter o registo geral de ativos da missão devidamente atualizado, etiquetado e monitorizado (equipamentos de IT, geradores, rádios, telefones satélite).
• Manutenção de Bases e Guesthouses: Supervisionar a manutenção geral das instalações da MENTOR (escritórios e residências), assegurando o funcionamento ininterrupto de geradores, sistemas de água, eletricidade, internet e equipamentos de comunicação.

5. Suporte Logístico à Segurança

• Logística de Segurança: Apoiar o/a Coordenador/a de Operações e Finanças na implementação prática de medidas de segurança (verificação e manutenção de kits de hibernação, equipamentos de comunicação HF/VHF/Satélite e extintores).
• Avaliação de Rotas: Realizar ou verificar o estado das vias e rotas de deslocação antes das missões de campo, reportando riscos potenciais.

6. Gestão de Equipas e Cumprimento de Políticas

• Supervisão: Gerir diretamente a equipa de suporte logístico no terreno (motoristas, guardas, auxiliares de armazém e pessoal de manutenção).
• Salvaguarda e Código de Conduta: Garantir a aplicação rigorosa do Código de Conduta da MENTOR e das políticas de Salvaguarda/PSEAH em todas as atividades de logística e contratação de fornecedores/trabalhadores temporários.

Formação Académica

• Licenciatura ou Bacharelato em Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento, Gestão de Empresas, Engenharia ou área relacionada.

Experiência Profissional

• Mínimo de 3 anos de experiência profissional em gestão logística, procurement e gestão de frota, preferencialmente em Organizações Não-Governamentais Internacionais (ONGD) ou no setor humanitário.
• Experiência comprovada em gestão de armazéns e processos de compras auditáveis.

Conhecimentos Técnicos e Ferramentas

• Bons conhecimentos das regras de procurement de doadores internacionais.
• Domínio de ferramentas informáticas (MS Excel avançado, MS Word e Outlook).
• Conhecimento prático de mecânica automóvel e manutenção de equipamentos (geradores, sistemas solares/comunicações) é uma vantagem relevante.
• Línguas: Português fluente (falado e escrito, essencial) e Inglês funcional/médio (valorizado para coordenação e documentação técnica).

Competências Pessoais

• Elevada capacidade de organização, raciocínio prático e resolução rápida de problemas operacionais.
• Forte sentido de integridade e honestidade na gestão de compras e ativos.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e flexibilidade para viagens frequentes a zonas de campo e distritos de difícil acesso.

1. Procurement & Supply Chain

• Local Procurement Execution: Process purchase requisitions for goods, materials, and services, ensuring strict compliance with MENTOR purchasing thresholds, collection of quotations, and preparation of price comparison sheets.
• Procurement Committee: Support the compilation of procurement dossiers for the Procurement Committee, ensuring transparent and fully justified vendor selection.
• Supplier Management: Maintain an updated database of qualified vendors and inspect the quality of delivered goods and completed services prior to receiving and submitting invoices for payment.
• Customs Clearance Support: Assist with administrative processes for customs clearance of goods and obtaining VAT/customs tax exemptions from local authorities when required.

2. Fleet & Transport Management

• Vehicle Fleet Supervision: Oversee drivers and the vehicle fleet (owned and rented), ensuring that preventive maintenance schedules, servicing, and repairs are systematically carried out.
• Fuel Control & Tracking: Monitor fuel consumption, analyze vehicle logbooks, and produce monthly fleet performance and cost reports.
• Field Movements & Dispatch: Coordinate transport logistics (road, sea, and air) for staff and cargo heading to field districts, ensuring full adherence to security protocols before any movement.

3. Warehouse, Inventory & Pharmaceutical Management

• Stock Control: Supervise central and field warehouse operations in Pemba and district bases, maintaining accurate stock cards, waybills, and monthly inventory reports.
• Cold Chain & Medical Stock: Assist the medical team in the proper storage and handling of pharmaceuticals, lab reagents, and WASH materials, enforcing cold chain integrity and stock rotation (FEFO/FIFO).
• Physical Inventories: Conduct routine physical stock counts and lead mid-term/end-of-project general inventories.

4. Asset Management & Facility Maintenance

• Asset Tracking: Maintain the mission’s general asset register updated, properly tagged, and monitored (IT equipment, generators, radios, satellite phones).
• Facility Maintenance: Oversee the routine maintenance and upkeep of MENTOR offices and guesthouses, ensuring continuous operation of generators, water systems, power supply, internet, and communication equipment.

5. Security Logistical Support

• Security Logistics: Support the Operations & Finance Coordinator in implementing practical security measures (checking and maintaining hibernation kits, communication gear like HF/VHF/Satphones, and fire extinguishers).
• Route Assessments: Assess or verify road and route conditions prior to field missions, reporting potential operational and security risks.

6. Team Management & Policy Compliance

• Line Supervision: Directly manage operational support staff on the ground (drivers, guards, warehouse assistants, and maintenance workers).
• Safeguarding & Code of Conduct: Strictly enforce MENTOR’s Code of Conduct and Safeguarding/PSEAH policies across all logistics activities, supplier dealings, and daily worker engagements.

Education

Bachelor’s degree or Higher Diploma in Logistics, Supply Chain Management, Business Administration, Engineering, or a related field.

Professional Experience

• Minimum of 3 years of professional experience in logistics, procurement, and fleet management, preferably within international non-governmental organizations (INGOs) or the humanitarian sector.
• Proven track record in warehouse management, inventory control, and auditable procurement processes.

Technical Knowledge & Skills

• Solid understanding of international donor procurement rules.
• Advanced proficiency in MS Office (MS Excel, Word, and Outlook).
• Practical knowledge of vehicle mechanics and facility systems (generators, solar power, communications) is a strong advantage.
• Languages: Fluent Portuguese (spoken and written, essential) and Functional/Intermediate English (working knowledge for technical coordination and documentation).

Core Competencies

• Strong organizational, practical problem-solving, and operational planning skills.
• Uncompromising integrity, honesty, and transparency in managing purchases and assets.
• Ability to work under pressure with flexibility for frequent travel to field bases and remote district locations.