Oficial de Procurement Tempo Inteiro

A Associação de Educadores dos Consumidores de Água (AMASI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Procurement.

Contexto

A AMASI está a recrutar candidatos qualificados para o projecto antecipado de COV e DREAMS (FILOVC) financiado por USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto será liderado pela AMASI nas províncias de Nampula e Cabo Delgado, com a FHI 360 como parceiro de assistencia técnica e Ovarelelana como parceiro local de implementação.

Resumo do Cargo

• O/A Oficial de Procurement será responsável por gerir eficientemente as funções de aprovisionamento do projecto. Isso inclui trabalhar em estreita colaboração com o Oficial sênior de Administração e finanças e garantir a preparação oportuna e precisa dos planos de aquisição trimestrais e anuais do projeto, garantindo que o projeto receba os bens e serviços adquiridos no prazo e a preços razoáveis para apoiar a implementação de qualidade do projeto. A posição exige bom senso e profissionalismo no manuseio da aquisição de bens e serviços, a fim de fornecer um serviço excepcional ao projecto, proteger os interesses da organização e garantir o cumprimento das políticas e procedimentos organizacionais e do doador.

Responsabilidades Chave

Aquisição de Bens e Serviços

• Preparar planos de aquisição de projectos trimestrais e anuais;
• Receber as Requisições de Compras e executar todas as verificações necessárias para garantir a integridade e exatidão das requisições de compras antes do processamento. A verificação inclui dimensões contábeis, alocações orçamentárias e descrições; obtém cotações de fornecedores aprovados;
• Coordenar com o Comitê de Aquisições o processo de selecção;
• Preparar os Pedidos de Compra para aprovação e despachar os pedidos aos fornecedores vencedores;
• Garantir a aquisição e compra de materiais no apoio ao comitê de procurement bem como a distribuição ou colecta das cotações ou documentos de propostas dos respectivos fornecedores e manter o registro em arquivo;
• Manter registros adequados dos bens adquiridos e entrega aos requerentes em particular;
• Garantir o armazenamento adequado de mercadorias, transporte, distribuição e relatórios;
• Emitir o pedido de fornecimento de materias e equipamentos aos fornecedores;
• Manter o sistema de arquivo adequado das Solicitações de Compra;
• Preparar as Notas de Recebimentos de Mercadorias, arquivá-las adequadamente;
• Responsabilizar-se pela movimentação de todos os bens e equipamentos, incluindo coordenar com o responsável pelo Armazém, o Coordenador de Aprovisionamento e Logistica e a equipe de Distribuição para garantir a entrega eficiente e oportuna dos bens e equipamentos;
• Gerir os contractos de serviço e de arrendamento;
• Supervisionar os registros de fornecimento de materiais para o pessoal;
• Garantir o seguro de ativos em nível local e de acordo com as políticas e procediementos da AMASI;
• Coordenar e manter um bom relacionamento com todos os provedores de serviços;
• Garantir o fornecimento atempado e entrega de mercadorias às partes interessadas;
• Identificar fornecedores potenciais de serviços e produtos no mercado local;
• Monitorar regularmente todos os assuntos relacionados a logística e armazéns;
• Após consulta e aprovação do Director do Projeto, representar a AMASI em reuniões relacionadas à distribuição de NFIs dentro da província e outras questões (por exemplo, segurança) que possam afetar o projeto;
• Responsável por fornecer relatórios mensais/ trimestrais e anuais ao supervisor Elaborar relatórios mensais sobre o progresso das actividades sob a sua responsabilidade.

Acompanhamento e Relatórios de Compras

• Mantém um sistema para rastrear os processos de aquisição para o projecto;
• Mantém um sistema de arquivamento ordenado, completo e eficaz de documentos relacionados a aquisições;
• Acompanha todas as aquisições pendentes com fornecedores para garantir que a entrega de bens e serviços seja concluída dentro do prazo estipulado.

Políticas, Procedimentos e Sistemas

• Manter o conhecimento atualizado das políticas, procedimentos e requisitos estatutários específicos da USAID, doador e governo de Moçambique, incluindo manter-se a par de quaisquer mudanças (por exemplo, nas leis fiscais, leis trabalhistas, etc.) e garantir que sejam rigorosamente cumpridas;
• Garantir que o projeto esteja seguindo todos os controles internos necessários e identificar formas de fortalecer os sistemas para melhorar a eficiência e a prestação de serviços e minimizar o risco relacionado à fraude.

Requisitos

• Licenciatura em Administração ou área relevante, com pelo menos três anos de experiência em cadeia de suprimentos ou compras, de preferência com uma ONG;
• Experiência em compras locais e internacionais;
• Bom entendimento das principais políticas e procedimentos dos doadores relevantes para aquisições;
• Conhecimento dos mercados locais, regulamentos de compras locais e internacionais;
• Capacidade de tomar iniciativa quando apropriado para lidar com os desafios encontrados no trabalho diário;
• Capacidade de adaptar ou mudar as prioridades de acordo com as mudanças nas demandas do trabalho;
• Competência profissional com aplicativos MS Office, incluindo Word, Excel e Outlook;
• É necessária fluência em português falado e escrito, habilidade em inglês e Emakhua é uma vantagem  adicional.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas);
• Dados de contato de três Referências Profissionais;
• Cópia de Bilhete de Identidade.

Nota: O assunto do email deve ter o nome do cargo e da organização contratante. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A AMASI é uma ONG moçambicana com sede na cidade de Nampula e escritórios em Monapo, Erati e Moma (Nampula), Pemba e Chiúre (Cabo Delgado). Criada em 1996, a AMASI tem ampla experiência em projectos de água e saneamento e HIV, incluindo crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs) e “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) para raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ).