Oficial de Subacordos

A Associação dos Educadores dos Consumidores de Água (AMASI) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Subacordos.

Resumo do Cargo

Responsabilidade pela gestão administrativa do portfólio de subvenções, contratos de consultores e prestadores de serviços.

Responsabilidades Chave

• Gerir contractos com hoteis e residenciais e facilitar todas as comunicações com eles, fazer reservas e receber notificações de pagamentos;
• Gerir os contractos de rendas dos escritórios, preparar seus pagamentos e actualizar o tracker de pagamentos;
• Preparer e gerir os acordos com os consultores;
• Desenvolver pacotes de subvenções em coordenação com a equipe técnica e financeira (acordo, memorando de negociação, proposta, orçamento e outros documentos requeridos) sob a assistência técnica da FHI 360 Manage the solicitation and selection of new grants, including drafting the solicitation, managing the receipt of proposals, managing the eligibility and selection processes, and communicating with candidates;
• Desenvolver pacotes de modificação com a equipe técnica e financeira, sempre que for necessário;
• Preencher correctamente o “grant tracker” e levantar qualquer questão para a direcção do projecto;
• Monitorar as subvenções para garantir o cumprimento de todas as condições previstas nas suas subvenções, incluindo:
  • Condições especiais do acordo e as clausulas de envolvimento substancial;
  • Gastos dos parceiros de acordo com as rubricas aprovadas no orçamento do acordo;
  • Cumprimento das regras da AMASI e regulamentos da USAID;
  • Verificar regularmente se os parceiros têm sistemas de controlo interno transparentes e eficientes para garantir uma gestão sã e transparente do acordo em conformidade com as exigências da USAID e da AMASI;
  • Assegurar o acompanhamento permanente da subvenção, fazer avaliação de desempenho dos parceiros em colaboração com a equipe de finanças e de programa
• Gerir e arquivar toda a correspondência com os parceiros;
• Fortalecer os parceiros nas regras e regulamentos da USAID;
• Auxiliar os parceiros nos fechos mensais de relatórios financeiros e projecções para o período seguinte e na organização dos documentos para solicitação de fundos;
• Realizar formações formais e informais sobre as normas e procedimentos na gestão de fundos do sub acordo;
• Dar seguimento ao processo de novas subvenções e modificações até a aprovação e manter todos os documentos nos devidos arquivos;
• Fazer avaliação de capacidade organizacional e due diligence do parceiro seleccionado, de forma participativa, garantindo o exercício e uma oportunidade de aprendizado e capacidade de construção para os parceiros;
• Juntamente com o pessoal de finanças e a equipe do programa, fazer treinamentos aos parceiros para garantir que estejam a seguir os termos e condições do acordo assinado com a AMASI;
• Garantir que os parceiros submetam relatórios financeiros de acordo com o calendário acordado no contracto e fazer acompanhamento em caso de atrasos;
• Fazer análise detalhada dos relatórios financeiros em relação ao orçamento aprovado e actividades realizadas, fazer a verificação física da documentação de suporte e dar apoio quando necessário;
• Em caso de sobreposição das despesas, assegurar que o suporte adequado é dado aos parceiros para corrigir a situação antes do final da subvenção;
• Relatar, resumir e destacar pontos críticos relacionados com parceiros de implementação que deverão merecer um acompanhamento;
• Manter um diálogo permanente com parceiro sobre as questões que precisam de ser resolvidas e as necessidades de capacitação;
• Identificar necessidades de formação das subvenções a partir da avaliação feita no due diligence, nos relatórios de auditoria bem como relatório financeiro;
• Em conjunto com as equipes de finanças e programa organizar, quando possível, treinamentos dos parceiros para garantir a transparência na prestação de contas de acordo com os procedimentos administrativos e financeiros e os relatórios das subvenções;
• Conduzir o encerramento (fim) do sub-acordo com parceiros seguindo os procedimentos normais;
• Realizar outras tarefas solicitadas pela Direcção.

Requisitos

• Licenciatura em Gestão, Administração de Empresas, Finanças, Contabilidade, ou outra área relevante;
• Pelo menos 3 anos de experiência na gestão de administração de acordos/subacordos, com preferência financiados pela USAID;
• Experiência comprovada na área de finanças, contabilidade e orçamentação;
• Conhecimento das regras e regulamentos da USAID;
• Habilidades de informática, incluindo Microsoft Office;
• Preciso e atento aos detalhes; auto-orientado com um alto sentido de qualidade, eficiência e respeito pelos prazos;
• Habilidade de trabalhar de forma eficaz numa abordagem altamente colaborativa de equipa;
• A experiência de trabalho na capacitação de organizações locais será uma vantagem;
• A fluência em língua portuguesa é requerida; a proficiência em língua inglesa será uma vantagem.

Nota: Carrega os seus documentos num único ficheiro PDF.

A AMASI é contra todo o tipo de comportamento considerado não abonatório e se conserva no Direito de observar:

• Tolerância zero ao álcool;
• Tolerância zero ao assédio;
• Tolerância zero ao abuso às crianças;
• Tolerância zero a corrupção;
• Criança, ser que necessita de muito mais do que protecção, precisa de carinho e orientação.

Sobre a Empresa

A AMASI é uma ONG moçambicana com sede na cidade de Nampula e escritórios em Monapo, Erati e Moma (Nampula), Pemba e Chiúre (Cabo Delgado). Criada em 1996, a AMASI tem ampla experiência em projectos de água e saneamento e HIV, incluindo crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs) e “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) para raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ).

Reporta a: Gestor Administrativo/Financeiro

Articula com: Área financeira, área técnica, subparceiros

Supervisiona directamente: N/A

Supervisiona indirectamente: N/A

Baseado em: Nampula, com viagens frequentes ao campo

Data preparada: Maio 2024