Oficial Sénior de Administração e Finanças Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Oficial Sénior de Administração e Finanças para Gaza.

Contexto

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Propósito do Cargo

O Oficial Sénior de Administração e Finanças gere as funções administrativas e de Finanças do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis.. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos processos de finanças, gestão de escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento o projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc.

Funções Específicas

Administração

• Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
• Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
• Verificar a completudo dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
• Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipe;
• Gerir a correspondência do projecto, incluindo garantir a qualidade e consistência de toda a correspondência de saída;
• Manter o calendário de eventos e viagens do projecto;
• Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
• Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
• Gerir o Inventário do Projecto;
• Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
• Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
• Representar o projecto nos encontros de equipas de segurança e onde for indicado;
• Gerir os processos de autorização de trabalho e autorização de residência para os estrangeiros;
• Propor melhorias para as políticas da Organização;
• Assessorar o pessoal do FILOVC nos escritórios centrais e provinciais em matéria procurement e sugerir soluções quando tivermos bloqueios ou atrasos;
• Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
• Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos.

Finanças

• Providenciar apoio na revisão de orçamentos distritais e suas respectivas emendas, incluído o controlo dos montantes obrigados;
• Rever os relatórios financeiros dos distritos onde a OCSIDA implementa, garantindo que sejam observados os orçamentos e requisitos do acordo de subvenção e boas práticas de gestão administrativa e financeira; E dar recomendações em relação a questões de conformidade financeira do projecto;
• Manter um arquivo actualizado dos relatórios financeiros dos distritos e um histórico das correcções recomendadas e o seu cumprimento pelos oficial e assistentes de administração e Finanças;
• Preencher o tracker de relatórios e submetê-lo ao Gestor de Administração e Finanças;
• Preparar os desembolsos para os distritos e reconciliar os adiantamentos feitos;
• Monitorar o IVA e apoiar na preparação do VAT report consolidado do projecto;
• Providenciar apoio durante as auditorias internas e externas;
• Rever todos os processos de aquisição e submeter às devidas aprovações, segundo os limites de autoridade;
• Organizar e manter actualizado o arquivo de todas as aquisições e pagamentos;
• Apoiar no treinamento do staff técnico, administrativo/financeiro e de programas da OCSIDA, bem como dos subparceiros, na área de administração e finanças;
• Gerir o desempenho do pessoal sob a sua alçada;
• Executar outras tarefas delegadas pelo Gestora de finanças.

Condições de Trabalho

Esta posição estará baseada no escritório da OCSIDA em Gaza, com deslocações periódicas para os distritos de implementação do projecto FILOVC.

Competências e Conhecimentos

• Capacidade de trabalhar de forma eficaz como um membro de equipa muito cooperativo;
• Experiência em questões de protecção e segurança, especialmente em projectos com múltiplos escritórios de campo;
• Capacidade de superação e adaptação às mudanças.

Requisitos

Qualificações, Habilidades, e Experiências Requeridas

• Formação de nível Universitário em Gestão e Administração ou outras áreas afins;
• 5 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
• Mínimo de cinco anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
• Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
• Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
• Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
• Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: Esta descrição de tarefas resume as principais funções do trabalho. Não prescreve nem restringe as tarefas exactas que podem ser atribuídas para realizar essas funções. Este documento não deve ser interpretado de forma alguma como um contrato de trabalho. Reservamos o direito de revisar este documento a qualquer momento. O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.