Oficial Sénior de Administração e Procurement Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial Sénior de Administração e Procurement para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a recrutar candidatos qualificados para o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade. Para prossecução das actividades do Projecto, a OCSIDA está a recrutar um (a) Oficial Sénior de Administração e Procurement a estar baseado (a) em Maputo.

Resumo do Cargo

O Oficial Sénior de Administração e Pocurement (OSAP) gere as funções administrativas e de procurement do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos processos de Procurement, gestão de escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento o projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc. 

Funções

Administração

• Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
• Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
• Verificar a completude dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
• Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipe;
• Gerir a correspondência do projecto, incluindo garantir a qualidade e consistência de toda a correspondência de saída;
• Manter o calendário de eventos e viagens do projecto;
• Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
• Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
• Gerir o Inventário do Projecto;
• Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
• Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
• Representar o projecto nos encontros de equipas de segurança e onde for indicado;
• Gerir os processos de autorização de trabalho e autorização de residência para os estrangeiros;
• Propor melhorias para as políticas da Organização;
• Assessorar o pessoal do FILOVC nos escritórios centrais e provinciais em matéria procurement e sugerir soluções quando tivermos bloqueios ou atrasos;
• Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
• Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos;
• Ajudar as equipes locais a abordar quaisquer lacunas programáticas e questões de desempenho relacionadas com a cascata do HIV pediátrico, através de abordagens de melhoria da qualidade e do desempenho;
• Apoiar actividades de investigação formativa que ajudem a reforçar as intervenções, bem como actividades de avaliação que ajudem a identificar e documentar os resultados dos esforços pediátricos em matéria de HIV;
• Orientar e apoiar equipes locais na documentação e disseminação das suas melhores práticas e lições aprendidas relacionadas com os seus esforços pediátricos em matéria de HIV.

Procurement

• Efectuar visitas regulares aos fornecedores do projecto para garantir uma qualidade apropriada e entrega dos artigos comprados;
• Fornecer apoio em suprimentos, aquisições e logística do Projecto;
• Desempenha as funções de compra, incluindo a obtenção de cotações, negociar preços, prazos de entrega e serviços pós-venda com os fornecedores;
• Preparar toda a documentação necessária para os processos de compras;
• Seguimento com os fornecedores para garantir a entrega de bens e serviços;
• Trabalhar com a equipe técnica para determinar as especificações de bens e serviços;
• Manutenção e actualização de sistemas de aquisições e registros: a implementação do sistema de aquisições da Organização;
• Auxiliar na coordenação com a equipe da Sede em aprovações, expedições, de compensação e entregas para o escritório;
• Exercer outras funções que lhe forem atribuídas.

Condições de Trabalho

• Esta posição estará baseada no escritório central da OCSIDA em Maputo, com deslocações periódicas para os distritos de implementação do projecto FILOVC.

Requisitos

• Licenciatura em Gestão, Administração ou outras áreas afins, com mais de 11 anos de experiência demonstrada em posição similar;
• Cinco anos de experiência demonstrada em gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento das comunidades a nível Nacional ou internacional com elevada responsabilidade;
• Mínimo de 5 anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
• Experiência na liderança e gestão dos aspectos de aquisição, e, aquisição de projectos financiados pela USAID, incluindo uma compreensão demonstrada dos regulamentos aplicáveis e relacionados a aquisições;
• Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
• Alto nível de atenção aos detalhes, priorização e de gestão de múltiplas tarefas com sucesso;
• Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
• Fluência em Português e Inglês escrito e oral.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas),;
• Dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: O assunto do email deve ser o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.