Oficial Sénior de Administração e Programas Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende contratar para sua equipa uma (1) Oficial Sénior de Administração e Programas (M/F) para Maputo.

Descrição

A OCSIDA está a recrutar candidatos qualificados para o projecto antecipado FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto será liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integrará as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do Cargo

O Oficial Sénior de Administração e Programas (OSAP) gere as funções administrativas e programáticas do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Irá treinar as outras áreas e supervisionar a utilização correcta das plataformas de arquivo electrónico do projecto. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos processos de Procurement, gestão de escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento o projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc.

Responsabilidades

• Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
• Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
• Verificar a completudo dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
• Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipa;
• Gerir a correspondência do projecto, incluindo garantir a qualidade e consistência de toda a correspondência de saída;
• Gerir os processos de Procurement, bens do projecto, incluindo os meios circulantes;
• Manter o calendário de eventos e viagens do projecto;
• Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
• Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
• Gerir o Inventário do Projecto;
• Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
• Supervisionar os fornecedores do projecto para garantir uma qualidade apropriada e entrega dos artigos comprados;
• Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
• Representar o projecto nos encontros de equipas de segurança e onde for indicado;
• Gerir os processos de autorização de trabalho e autorização de residência para os estrangeiros;
• Propor melhorias para as políticas da Organização;
• Assessorar o pessoal do FILOVC nos escritórios centrais e provinciais em matéria procurement e sugerir soluções quando tivermos bloqueios ou atrasos;
• Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
• Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos;
• Assessorar e monitorar o uso correcto das plataformas de comunicação e de arquivos por toda a equipe do projecto, e exercer outras funções que lhe forem atribuídas.

Requisitos

Qualificações, Habilidades, e Experiências Requeridas

• Mestrado e pelo menos 3 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
• Licenciatura e pelo menos 5 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
• Mínimo de cinco anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
• Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
• Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
• Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
• Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral.

Competências e Conhecimentos:

• Capacidade de trabalhar de forma eficaz como um membro de equipa muito cooperativo;
• Experiência em questões de protecção e segurança, especialmente em projectos com múltiplos escritórios de campo;
• Capacidade de superação e adaptação às mudanças.

Exigências

• Carta de Motivação (1 pág.);
• Curriculum Vitae (max. de 3 pág.);
• Contactos de Três Referências profissionais.

Nota: Envie a sua candidatura para recrutamento@ocsida.org.mz com cc para Mozambique.Resume@fhi360.org no assunto do email deve ter o nome do cargo e da organização contratante.  Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Aviso Legal

A OCSIDA – Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento, não faz nenhum tipo de cobranças em quaisquer das fases do processo de recrutamento e não procede por via de agentes de recrutamento e são estritamente observados os princípios de ética, Integridade e transparência.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.