Oficial Sénior de Procurement e Logística Tempo Inteiro

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial Sénior de Procurement e Logística.

Descrição

No âmbito de Gestão do Departamento, o Oficial Sénior de Procurement & logística deverá gerir as actividades do Departamento e assegurar a plena realização e cumprimento das tarefas adstritas ao Oficial de Procurement e Oficial de logística, realizar e consolidar o inventário geral de bens e equipamentos da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation – em Gaza, iniciar e terminar processos de procurement, dar seguimento a manutenções, verificar a funcionalidade do escritório de Gaza e manter a Segurança, bem como apoiar as diferentes equipas (Técnica, SI e Operações).

Responsabilidades

Responsabilidades de Logística

• Garantir a Coordenação e logística dos treinamentos, workshops e conferências;
• Monitorar, comunicar e implementar as necessidades para a manutenção ou substituição de todos os Equipamentos e Bens do Escritório, assegurando uma acção atempada;
• Monitorar a necessidade de segurança e manutenção das infraestruturas (escritórios) e garantir a intervenção atempada sempre que necessário em coordenação com o Gestor de Operações;
• Assegurar a elaboração e/ou actualização bem como análise do inventário trimestral;
• Propor ao Gestor Provincial de Operações o abate ou descarte de bens ou equipamentos obsoletos, sempre que for necessário, dentro do Quadro das Políticas em vigor;
• Fornecer aconselhamento de alto nível de gestão de frota, incluindo a programação ideal, relatórios analíticos documentados sobre registos de utilização do veículo, relatórios de consumo de combustível e calendário geral para todos os veículos (manutenções e reparações);
• Garantir a actualização das ferramentas de gestão da frota, incluindo mapas de consumo mensal de combustível, manutenção de viaturas, motociclos e geradores;
• Assegurar o seguimento, elaboração e partilha do reporte mensal de furtos e extravios de bens e/ou equipamentos da Fundação;
• Analisar as áreas de risco em operações de P & L e recomendar soluções mitigadoras;
• Garantir a formação regular (semestral) de motoristas e motociclistas em Políticas e procedimentos vigentes na Fundação.

Responsabilidades no Âmbito de Procurement

• Supervisionar os Oficiais de Procurement e Logística e garantir o pleno funcionamento da área de Procurement e Logística;
• Assegurar a implementação das politicais e procedimentos da Fundação para a gestão da cadeia de abastecimentos, incluindo as áreas de Procurement e aquisições, transporte e distribuição, gestão de stock e armazém e gestão de frota de veículos;
• Garantir a colaboração inter-departamental entre Finanças e Procurement no seguimento dos processos submetidos pelas diferentes áreas (técnica, SI e operacional);
• Estabelecer e manter um sistema de compras, garantindo que as especificações precisas e detalhadas são apresentadas por escrito antes do início da compra e coordena a colecta e entrega de compras eficientemente;
• Garantir o uso e apoio atempados no funcionamento do sistema de compras em vigor na Fundação;
• Elaborar, actualizar e partilhar, mensalmente, com o Gestor de Operações o mapa de Contratos vigentes e seu status (contratos e suas adendas), em particular os de manutenção de viaturas e motorizadas, acomodação, combustíveis, produção e impressão de diverso material, manutenção de infra-estruturas, manutenção de escritórios – AC/extintores, montagem de mobiliário nos diferentes sites, créditos, etc…);
• Gerir a cadeia dos Fornecedores com conhecimento abrangente do padrão dos acordos: contratação, avaliação de risco e avaliação de fornecedores;
• Preparar relatórios periódicos (mensalmente) dos processos em curso da área de procurement e de Logística, para apoiar o Programa na tomada de decisões gerenciais;
• Apresentar relatórios mensais que assegurem que todas as compras são seguidas desde a emissão das IR’s, pagamento e fecho dos processos no Sistema, num prazo máximo de 30 dias, após a recepção dos bens ou serviços;
• Estabelecer e coordenar, com todos os Departamentos, um plano de aquisição global anual, minimizando assim as aquisições ad hoc, e auxiliar o projectos “para melhor gerenciamentos dos contratos e despesas previstas” actualizando numa base mensal regular para garantir a precisão ao longo do ano;
• Garantir a realização de reuniões de coordenação com a equipa de Procurement e Logística, envolvendo, sempre que necessário, outros intervenientes.

Requisitos

• Licenciatura em Gestão e Administração de Empresas, Economia ou outras áreas relacionadas;
• Comprovada experiência mínima de três (3) anos de trabalho em ambiente de doador financiado em contratos e subvenções de gestão (de preferência do Governo Norte Americano) nas áreas de logística, incluindo procurement, transporte, armazém e inventário;
• Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador (Word, Excel, Outlook);
• Capacidade de redigir relatórios em língua Portuguesa e Inglesa (escrito e falado);
• Habilidades de comunicação e negociação excelentes;
• Capacidade de manter confidencialidade e discrição;
• O pensamento estratégico e capaz de trabalhar em ambientes de equipe e assumir a liderança adequada.

Desejável

• Disponibilidade para viagens (dentro e fora da província);
• Profissionalismo, idoneidade e alto sentido de responsabilidade;
• Elevada capacidade de trabalhar sob pressão;
• Honestidade e integridade;
• Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
• Proactivo e criativo;
• Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
• Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
• Habilidade em lidar com situações de conflito;
• Capaz de executar múltiplas tarefas com apoio muito limitado.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Como uma organização global, multinacional e multicultural, a EGPAF acredita que a diversidade no local de trabalho enriquece o nosso trabalho e aumenta o nosso impacto e eficácia. Acreditamos que os trabalhadores têm o direito de trabalhar num ambiente de respeito mútuo e integridade que promova a dignidade e o respeito por todos e que lhes permita atingir seu pleno potencial. A Fundação está empenhada em promover a diversidade, equidade, inclusão e pertencimento (DEI&B), e encorajamos fortemente aqueles com as seguintes identidades a se candidatarem: BIPOC (negros, indígenas e outras pessoas de cor), mulheres e não binários, LGBT + (lésbicas, gays, bissexuais e transgêneros), indivíduos com deficiência e outros membros de grupos historicamente sub-representados. A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) oferece oportunidades iguais de emprego a todos os trabalhadores e candidatos a emprego, independentemente de raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, idade, deficiência ou genética. Além dos requisitos da Lei Federal, a EGPAF cumpre as Leis Estaduais e Locais aplicáveis ​​ que regem a não discriminação no emprego em todos os países em que a Fundação possui programas. A Fundação não cobra taxas em nenhuma fase do processo de recrutamento. Se você for solicitado a pagar uma taxa em qualquer estágio do recrutamento, entre em contato com fraud@pedaids.org.

Processo de Candidatura

Link:

Validade: 08/02/2022

Local: Inhambane