Vaga para Recepcionista e Assistente Administrativo (OAM) Tempo Inteiro

Email: presidente.cp.nampula1@oam.org.mz

Validade: 02/09/2016

Local: Nampula

A Ordem dos Advogados de Moçambique (OAM), pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, um (1) Recepcionista e Assistente Administrativo.

Responsabilidades e Tarefas

• Realizar, receber e encaminhar chamadas telefónicas;
• Operar o sistema de fax/telefone e manter o registo de chamadas;
• Atendimento ao público, recepção de visitantes e devido encaminhamento;
• Receber e encaminhar expediente externo, fazendo o devido registo em livro apropriado ou ferramenta electrónica;
• Controlar toda a logística referente a viagens do elenco do Conselho;
• Fazer a recepção de correspondência externa e encaminhar ao destinatário e preparar cópias para o arquivo interno;
• Organizar e actualizar o sistema de arquivo;
• Conceber e gerir as bases de dados dos prestadores de serviços e entidades que se relacionam com o Conselho;
• Manter o quadro informativo com artigos de jornal e outras informações julgadas pertinentes;
• Fazer actualização periódica das listas de contactos institucionais e escritórios de advogados;
• Organizar e manter registos de agenda dispondo de horários de reuniões, uso de salas de reuniões e respectivo aviso aos participantes;
• Organizar reuniões internas do Conselho, assegurar a sua prévia e antecipada divulgação, cumprindo rigorosamente os prazos pré-estabelecidos;
• Zelar pelo uso e manutenção a adequados do equipamento e mobiliário do Conselho;
• Fazer o controlo interno de gastos e promoção da poupança e uso racional do material de expediente e equipamentos em geral (ex.: requisição de material, requisição de serviços de motorista e estafeta, reserva de hotel, etc);
• Realizar outras tarefas administrativas sempre que lhe seja solicitado;
• Apoio logístico na realização de eventos, em geral.

Requisitos

• Possuir o nível Médio de Escolaridade (ter, de preferência, frequentado a Escola e o Instituto Comercial);
• Possuir o mínimo de três (3) anos de experiência de trabalho em áreas similares (de preferência, num ambiente de ONGs organizações não governamentais);
• Possuir domínio (uso avançado) em informática no uso de Word e Excel;
• Possuir experiência comprovada na gestão de arquivos, agendas e organização logística de e reuniões e viagens corporativas;
• Possuir um alto sentido de responsabilidade e de atenção ao detalhe;
• Possuir uma forte capacidade de definir prioridades e cumprir prazos;
• Ter disponibilidade para trabalhar fora de horários normais de expediente, quando necessário e ter disponibilidade para viajar;
• Noções básicas de Inglês;
• Possuir boas capacidades de interacção e de comunicação com diferentes pessoas e aos mais variados níveis.

Exigências

• Carta de Apresentação;
• Curriculum Vitae;
• Cópia autenticada do Certificado de Habilitações;
• Cópia do Bilhete de Identidade;
• Três (3) Cartas de Referência.