Recepcionista Tempo Inteiro

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Recepcionista para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do Cargo

Garantir o primeiro contacto do exterior com a Organização e seus membros. É o primeiro ponto de contacto da Organização com qualquer pessoa ou Instituição. Ele é profissional que recebe os colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes, e faz o devido encaminhamento.

Responsabilidades

• Atender e fazer chamadas telefónicas internas e externas;
• Receber e encaminhar os visitantes;
• Fazer o registo de entrada e saída de correspondência;
• Preparar requisições de compras;
• Fazer a recepção de materiais e emitir as GNR (Goods Receipt Notes) de acordo com as regras e procedimentos da organização;
• Gerir a saída, entrega e armazenamento de material de acordo com a solicitação e em coordenação com o Oficia de Procurement – fazendo o registo de entrada e saída;
• Apoiar nas reservas de viagens, acomodação e outros planos de viagem;
• Coordenar as reuniões do escritório e fora dele e a respectiva logística;
• Apoiar a equipa nas demandas de rotina do escritório (por exemplo, fotocópia, impressão, scans, encadernação, envio de correspondências, etc);
• Servir de ponto de contacto para aspectos logísticos e administrativos do escritório;
• Apoiar o oficial de administração na reconciliação mensal de combustível, junto aos motoristas;
• Realizar outras tarefas que lhe forem atribuídas.

Conhecimentos e Habilidades

• Elevado nível de organização;
• Capacidade de lidar de forma agradável e eficaz com o público, tanto pessoalmente como por telefone;
• Capacidade para lidar com várias tarefas de forma eficiente;
• Capacidade para reportar as suas actividades, manter um cronograma e capacidade de trabalho sob pressão, se necessário;
• Capacidade para aprender, usar e cuidar o equipamento do escritório;
• Alto nível de responsabilidade e integridade;
• Capacidade de executar todos os deveres e responsabilidades com zelo e dedicação, com o mínimo supervisão;
• Noções de gestão de stock.

Requisitos

• Nível Médio de escolaridade;
• Deve ter entre no mínimo1 a 3 anos de experiência em administração com enfoque para actividades de recepção;
• Experiência comprovada em procedimentos administrativos, padrões e equipamentos do escritório;
• Experiência em Organizações Não Governamentais, poderá ser um factor preferencial;
• Domínio do Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• Fluência em português falado e escrito e conhecimentos da língua Inglesa.

Exigências

• Carta de Motivação (1 página);
• Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

Nota: Esta descrição de tarefas resume as principais funções do trabalho. Não prescreve nem restringe as tarefas exactas que podem ser atribuídas para realizar essas funções. Este documento não deve ser interpretado de forma alguma como um contrato de trabalho. Reservamos o direito de revisar este documento a qualquer momento. O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Sobre a Empresa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.