Secretária Administrativa

O Portador Diário pretende recrutar para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Administrativa.

Descrição da Função

Enquadramento Orgânico

• A função é exercida dentro da Direcção do Controle Interno, e responde directamente ao Gestor de Legalidade e Documentação;
• A função requer relações com todas Direcções da Portador Diário.

Conteúdo da Função

Equipamento e Material Utilizado

• Computador;
• Internet (a cabo);
• Comunicação e equipamento de escritório;
• Estante para arquivo de documentos.

Descrição Sumária da Função

• Fornece suporte administrativo e operacional, garantindo a eficiência e organização do escritório. As tarefas incluem atendimento ao cliente, gestão de documentos, agendamento de reuniões, e suporte administrativo.

Descrição Detalhada da Função

• Receber visitas, clientes e fornecedores de forma cordial e profissional;
• Atender e direccionar chamadas telefónicas e registar todas informações importantes relacionadas as chamadas;
• Gerir os emails corporativos em sua responsabilidade;
• Manter arquivos físicos e digitais organizados e de fácil acesso;
• Garantir a boa gestão da entrada e saída de correspondências;
• Monitoria o cumprimento de prazos de respostas as cartas externas;
• Coordenar reuniões, compromissos e eventos, incluindo a preparação da sala de reuniões e do material necessário;
• Auxiliar na organização e manutenção do espaço de trabalho, garantindo um ambiente limpo e funcional;
• Assistir na implementação de políticas e procedimentos internos;
• Executar outras tarefas conforme necessário no apoio do funcionamento das actividades;
• Coordenar com equipe da Direcção do Controle Interno,

Responsabilidades

• Actuar com ética e descrição no exercício da função, manter uma imagem profissional, zelar pela imagem da empresa, assegurar o sigilo profissional, favorecer um bom relacionamento com colegas e superiores;
• Conhecer os aspectos legais da profissão;
• Manter confidencialidade nas práticas da entidade empregadora, quer sejam relativos aos seus trabalhadores, clientes ou pessoas com quem mantenha algum tipo de relação, nomeadamente processos de trabalho, planeamento de tarefas.

Requisitos Comportamentais e Técnicos

Perfil Básico

• Formação mínima necessária: Ensino Médio completo.

Perfil Preferencial

• Formação/qualificação: Ensino Médio completo e formação em Secretariado, Administração ou áreas equivalentes;
• Experiência profissional: 3 anos de experiência;
• Experiência no atendimento ao cliente é uma vantagem;
• Género: Masculino ou Feminino.

Competências Técnicas

• Domínio da Língua Portuguesa escrito e falado;
• Inglês: Escrito e falado;
• Domínio das ferramentas básicas de informática (Microsoft Office: Word, Excel, Outlook,
  PowerPoint, correio electrónico e internet);

Competências Comportamentais

• Reconhecida e comprovada honestidade, disciplina, sentido de ética e responsabilidade;
• Sentido de responsabilidade e autonomia;
• Capacidade de comunicação e relacionamento;
• Capacidade de trabalho em equipa;
• Capacidade de organização, adaptação à mudança, flexibilidade, dinamismo e proatividade;
• Estabilidade emocional, resistência ao stresse, capacidade de escuta e empatia, gestão do tempo e rapidez de execução;
• Forte orientação para a obtenção de resultados;
• Capacidade de lidar com informações confidenciais de maneira profissional.

Requisitos Físicos

• Trabalho de escritório e de campo, sendo necessário alguma resistência física e psicológica para lidar com situações de stresse.

Condições de Trabalho

• Contracto de trabalho……, com horário definido;
• Ambiente de trabalho favorável com climatização adequada;
• Trabalho de escritório realizado nas instalações do PD, e de campo quando necessário.

Motivações

• Remuneração fixa;
• Acesso a formação complementar;
• Possibilidade de progredir na carreira e integração dentro da organização.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Indicar no assunto a vaga que esta a concorrer: Secretaria/o Administrativa/o.