Secretária/ Assistente Administrativa Tempo Inteiro

Organização não governamental Moçambicana, sem fins lucrativos, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretaria/Assistente Administrativa para apoiar na implementação das suas actividades.

Objectivo

A organização entende que a componente de apoio administrativo assume um papel preponderante na provisão de serviços administrativos de boa qualidade com vista a viabilização das acções previstas em tempos considerados óptimos, bem como na componente de organização da documentação financeira, recursos humanos e recursos materiais e das múltiplas operações administrativas e organizacionais correspondentes, assegurando deste modo uma actuação eficiente de todas as áreas de administração e gestão da organização. A contratação de uma secretaria/ Assistente Administrativa enquadra-se dentro de uma estratégia organizacional visando a melhoria da eficiência e eficácia nas múltiplas operações administrativas e financeiras previstas ao longo da implementação das suas actividades. Deste modo, garante-se à organização um conforto necessário no controle das operações administrativas que de uma forma geral proporcionarão às outras áreas de gestão operacional, uma dinâmica integrativa das várias funções administrativas indispensáveis ao bom funcionamento da instituição.

Responsabilidades

Sob a supervisão directa do (a) diretor (a) executivo (a), a Secretária/ Assistente Administrativa terá as seguintes atribuições e responsabilidades:

Dar suporte administrativo e técnico nas áreas de administração e secretariado incluindo:

• Elaborar a correspondência;
• Rramitar a entrada e saída de correspondência e tratar de documentos;
• Variados; cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos;
• Preparar relatórios, formulários e planilhas;
• Receber documentos e classifica-los segundo critérios pré-estabelecidos;
• Responsabilizar-se pelo arquivo de documentos conforme procedimentos estabelecidos;
• Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, no local ou à distância fornecendo e recebendo informações necessárias para a tomada de decisões;
• Participar da elaboração de projetos referentes a melhoria dos serviços da organização;
• Programar e organizar a realização de eventos e reuniões de trabalho;
• Secretariar reuniões e outros eventos;
• Redigir documentos utilizando redação oficial;
• Digitar documentos incluindo o desenvolvimento de ‘demarches’ ligadas à tradução de documentos;
• Apoiar a Direcção, colaboradores e outros profissionais nos vários serviços administrativos em geral;
• Ocupar-se de atendimento telefónico e organização de agenda do (a) director (a);
• Actuar no uso de máquinas de escritório, fotocopiadoras, computadores e os programas usados.

Fazer o acompanhamento de processos administrativos incluindo:

• Verificar os prazos estabelecidos nos vários processos administrativos;
• Actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços;
• Submeter pareceres para apreciação da chefia;
• Expedir ofícios e memorandos aos diferentes destinatários;
• Garantir o fluxo de informação de/para os técnicos da organização, media, parceiros e outros;
• Emitir cartas, convites, editais nos processos de compras e serviços.

Dar suporte administrativo e técnico na área de recursos humanos incluindo:

• Organizar e actualizar dados dos processos individuais dos quadros da organização nomeadamente; a gestão dos contratos de trabalho, controlo da efectividade de serviço e cumprimento da disciplina laboral de todos os trabalhadores;
• Executar procedimentos de recrutamento e seleção;
• Orientar os colaboradores sobre direitos e deveres;
• Ocupar-se da elaboração do Plano de Férias dos funcionários da
• Actuar na elaboração anual da relação nominal e periódica nas comunicações
• A Direcção de trabalho pela admissão e despedimento do pessoal;
• Actuar na elaboração, conferência, controlo e scan de timesheets (folha de ponto);
• Actuar na preparação das declarações mensais de Segurança Social e Imposto IRPS.

Dar suporte administrativo e técnico nas área de materiais, patrimônio, logística e procurement incluindo:

• Fazer o levantamento das necessidades de material;
• Controle de stock dos bens de consumo requisitar materiais;
• Solicitar compra de material;
• Conferir material recebido;
• Providenciar devolução de material fora de especificação;
• Distribuir material de expediente;
• Controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos;
• Controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância);
• Pesquisar preços;
• Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens, quer internas quer externas.

Dar suporte administrativo e técnico na área de contabilidade e finanças incluindo:

• Preparar as requisições para pagamentos das despesas;
• Arquivar regularmente todos os documentos contabilísticos no portfólio de uma maneira que permita que sejam encontrados com eficiência quando necessário;
• Garantir que todas as transações bancárias, e de Caixa estejam devidamente justificados, com documentos fiscalmente aceites;
• Controle diário do Caixa, com todas entradas e Saídas,
• Realizar a Contagem física do Caixa regularmente de modo a reconciliar com o diário das transações ocorridas em Caixa durante o mês;
• Coordenar pagamentos bancários e de fundos de Maneio com o Estafeta;
• Apoiar o Dep. Financeiro na preparação dos relatórios financeiros, isto é, registo das operações patrimoniais no GL, e nos modelos de relatório por doador, garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos;
• Actuar como logístico, garantindo que os processos tenham no mínimo 3 cotações, mapa de comparação de fornecedores e acta da seleção do fornecedor;
• Participar nos processos de pagamentos mensais de salários dos trabalhadores;
• Garantir o respeito das obrigações fiscais referentes aos Recursos Humanos, nos prazos pré-estabelecidos;
• Zelar pela boa gestão dos recursos financeiros e materiais dentro dos princípios de eficiência, eficácia e economicidade.

Requisitos

• Qualificação em Secretariado, Administração Pública ou outras áreas afins (pelo menos nível médio);
• Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos dois (2) anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo patrimônio);
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Ms Word;
• (conhecimentos básicos de layout e uso de estilos), Excel (bom) e PowerPoint (bom);
• Domínio e experiência do uso das plataformas eletrónicas de comunicação (Outlook, Zoom e outras);
• Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
• Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa;
• Disponibilidade de trabalhar fora das horas normais de expediente;
• Alto sentido de responsabilidade;
• Flexibilidade e capacidade para ouvir e integrar as opiniões;
• Capacidade de guardar sigilo profissional;
• Honestidade e boa integridade profissional;
• Proficiência nas línguas Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
• Responsável, ética, dinâmica e autónoma na realização de tarefas;
• Comunicativa, boas relações interpessoais e de gestão de conflitos;
• Grande senso de responsabilidade e postura ética;
• Idade compreendida entre 35-45 anos.

Exigências

• Carta de Motivação (com expectativa salarial);
• Curriculum Vitae;
• Duas (2) cartas de referência;
• Certificado de Habilitação de Literárias.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.

Processo de candidatura

Email: recrutamento.recrutamentojp@gmail.com

Validade: 30/09/2021

Local: Matola