Vaga para Secretária de Direcção

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Validade: 31/12/2014

Uma Empresa vocacionada a área de comunicação pretende recrutar para o seu quadro pessoal, uma (1) Secretária de Direcção.

Responsabilidades

• Receber ligações telefónicas destinadas a seu departamento, filtrando assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso;
• Fazer ligações externas e internas, directamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário;
• Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos;
• Organizar e manter registos de agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes sobre datas e horários;
• Anteder ao publico interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos sectores da empresa;
• Providenciar o pagamento de compras efectuadas pelo sector, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efectuadas para  prestação de contas;
• Diligenciar reservas de passagens aéreas e de hotéis, reserva de automóvel, adiamentos de numerário e outras providencias necessárias para viagens;
• Abrir malotes internos e externo, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências  aos respectivos destinatários em tempo hábil;
• Organizar e mandar o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidades de consulta.

Requisitos

• Idade compreendida entre 21 a 30 anos;
• Apresentação profissional e discreta;
• Perfil pro-activo, dinâmico e rigoroso;
• Falar e escrever fluentemente a língua oficial Portuguesa e Inglesa.

Exigências

• Carta de Pedido de Emprego;
• Cópia de B.I;
• Cópia de Certificado de Habilitações Literárias;
• Curriculum Vitae.