Vaga para Secretária de Direcção

Endereço: televaga14@gmail.com

Validade: 31/12/2014

Uma Empresa vocacionada a área de comunicação pretende recrutar para o seu quadro pessoal, uma (1) Secretária de Direcção.

Responsabilidades

Receber ligações telefónicas destinadas a seu departamento, filtrando assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso;
Fazer ligações externas e internas, directamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário;
Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos;
Organizar e manter registos de agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes sobre datas e horários;
Anteder ao publico interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos sectores da empresa;
Providenciar o pagamento de compras efectuadas pelo sector, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efectuadas para prestação de contas;
Diligenciar reservas de passagens aéreas e de hotéis, reserva de automóvel, adiamentos de numerário e outras providencias necessárias para viagens;
Abrir malotes internos e externo, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil;
Organizar e mandar o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidades de consulta.