Vaga para Secretária de Direcção

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Validade: 31/12/2014

Uma empresa vocacionada a área de telecomunicações, pretende recrutar, uma (1) Secretária de Direcção.

Responsabilidades

• Executar tarefas de apoio aos gerentes de departamento, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefónicas, organização de agenda, dactilografia, redacção de correspondência, preparação de relatórios, etc;
• Receber ligações destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso;
• Fazer ligações externas e internas, directamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário;
• Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos;
• Organizar e manter registos da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários;
• Atender o público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos sectores da empresa;
• Providenciar o pagamento de compras efectuadas pelo seu sector, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efectuadas para prestação de contas;
• Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens;
• Abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil;
• Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta.

Requisitos

• Idade compreendida entre 21 a 30 anos;
• Apresentação profissional e discreta;
• Perfil proactivo, dinâmico e rigoroso;
• Falar e escrever fluentemente a língua oficial Portuguesa e Inglesa.

Exigências

• Carta de Pedido de Emprego;
• Fotocópia de B.I;
• Cópia do Certificado de Habilitações Literárias;
• Curriculum Vitae.