Vaga para Secretária de Direcção (Royal HaskoningDHV)

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Validade: 03/10/2014

A Royal HaskoningDHV, empresa de Consultoria de Engenharia, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal, uma (1) Secretária de Direcção.

Responsabilidades

• Executar tarefas de apoio à Direcção, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefónicas, organização de agenda, digitação e redacção de correspondência, preparação de relatórios e outras tarefas relacionadas.
• Receber ligações telefónicas destinados à Direcção, seleccionar os assuntos e encaminhar a ligação conforme a disponibilidade dos Directores, dando a solução mais apropriada em cada caso;
• Fazer ligações externas e internas, directamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário;
• Preparar correspondências e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos;
• Elaborar actas e relatórios das reuniões da Direcção e Conselho de Gerência;
• Organizar e manter a agenda dos Directores, dispondo horários de reuniões, comunicar as pessoas participantes previamente sobre datas e horários;
• Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados e encaminhar aos respectivos sectores da empresa;
• Providenciar o pagamento de compras efectuadas pelo seu sector, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efectuadas para precisão de contas;
• Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamento de numerário e outras providências necessárias para viagens;
• Abrir correspondências interna e externa, verificar os destinatários em tempo hábil;
• Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta;
• Outras tarefas de igual complexidade.

Requisitos

• Formação Superior em Assessoria de Direcção;
• Mínimo dois (2) anos de experiência;
• Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (falado e escrito);
• Domínio de Informática (Word, Excel, Email e Outlook);
• Boa capacidade de comunicação e relações interpessoais.

Exigências

• Curriculum Vitae em Português e Inglês;
• Certificado de Habilitações Literárias;
• Carta de Candidatura.