Secretária Recepcionista Tempo Inteiro

A Solidar Suíça pretende recrutar para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Recepcionista.

Introdução

A Solidar Suíça é uma organização não-governamental que trabalha no campo de cooperação para o desenvolvimento e ajuda humanitária em Moçambique e outros países de África, América Latina, Ásia e Europa de Leste.

Em Moçambique, Solidar Suíça esta presente há mais de 39 anos, trabalhando nos programas de Democracia, Economia e Trabalho e Assistência Humanitária na região centro dos pais, nas províncias de Tete, Sofala e Manica neste É neste contexto que a Solidar Suíça pretende contratar uma Secretaria Rececionista, tendo para tal elaborado o presente Termo de Referencia.

Objectivo da Função

• Garantir à recepção (visitas), controlo de acessos e triagem das comunicações recebidas (telefonemas, cartas, e-mails, mensagens etc.) do escritório da Solidar Suisse em Chimoio. Organizar a distribuição de cartas recebidas e enviadas ou comunicações oficiais aos parceiros;
• Auxiliar a Gerência da Solidar na (organização de reuniões, reservas de salas, alojamento e passagens aérea) ; e no contato com provedores de serviços e redação de protocolos de reuniões;
• Auxiliar o representante do país e outros membros da equipe de gestão na redação de cartas oficiais em português;
• Garantir o fluxo de informação dentro e fora da organização de (correspondências e outras informações delegadas);
• Estabelecimento e gestão de arquivo de correspondência e contactos internos e externos.

Responsabilidades

• A Secretária é responsável das tarefas que lhe são delegadas pelo Representante do País na administração.

Tarefas Principais

Recepção

• Organizar e assegurar os serviços de recepção nos escritórios de Chimoio;
• Organizar o controlo de acesso das pessoas que visitam o escritório em cooperação com o serviço de segurança e realizar um registo adequado;
• Organizar a distribuição de comunicações recebidas e enviadas via telefone, cartas, pacotes ou outros bens;
• Garantir presença na recepção durante o horário oficial de trabalho;
• Organizar reposição em caso de licença (férias ou outros motivos);
• Atualizar a lista de contactos de todos os funcionários e parceiros do Solidar (números de telefone, etc.);
• Endossar e enviar a correspondência da organização para diversos destinos e garantir a sua recepção;
• Atualizar e arquivar informações de interesse da organização.

Gerenciamento

• Auxiliar a equipe de Gestão Solidar na organização de reuniões e reservas de quartos adequados, etc.;
• Conforme a demanda manter contato com prestadores de serviços para eventos, reservas, hotéis, etc.;
• Organizar reuniões e garantir o protocolo das reuniões de gestão em português;
• Elaborar cartas oficiais em português (quando necessário) para comunicar formalmente com entidades governamentais locais relevantes ou outros parceiros;
• Manter calendário de localização da equipe;
• Preparação de documentos administrativos e outros com um nível aceitável de velocidade e precisão (contratos, cartas, memorandos, etc.);
• Fazer reservas de hospedagem e passagens para viajantes;
• Gerenciar o escritório do coordenador (Arquivo, Agenda e Consumíveis);
• Fazer actas de reuniões da equipe de gestão e com parceiros;
• Executar outras tarefas conforme indicado no interesse da organização e dentro de suas competências técnicas e profissionais.

Tarefas temáticas e conceptuais

• Participar de eventos estratégicos ou de planejamento do Solidar.

Tarefas de Coordenação no Gabinete solidar

• Nenhuma.

Tarefas especiais de acordo com instruções

• Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções do Representante do País ou do seu substituto (Direção Financeira e RH);
• No caso de um desastre grande e extraordinário em Moçambique ou região, o titular do cargo pode ser instruído a suspender temporariamente o trabalho regular de acordo com as especificações e designado pelo Representante do País;
• Execute tarefas instruídas. O período de tempo para assistir equipa de resposta humanitária em caso de desastre ou emergência durante esse período será determinado ad hoc.

Responsabilidades Financeiras

• Nenhuma

Competências

• Desenvolver e implementar as estratégias da Solidar, pensar a longo prazo e externamente, a fim de moldar positivamente a organização;
• Demonstrar compreensão do impacto do próprio papel em todos os parceiros e sempre colocar o beneficiário final em primeiro lugar;
• Construir e manter fortes relacionamentos internos e externos.

 Requisitos

• Nacionalidade Moçambicana;
• Experiência comprovada como Recepcionista, Atendente Administrativo ou cargo similar;
• Proficiência em Microsoft Office (Excel, Word e PowerPoint);
• Experiência prática em equipamento de escritório (máquinas de fax e impressoras);
• Atitude e aparência professional;
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita (Português);
• Conhecimento de língua inglesa é uma vantagem;
• Capacidade de ser criativo e dinâmico quando surgir um problema;
• Excelentes habilidades organizacionais;
• Habilidades de execução de diversas tarefas e gerenciamento de tempo, com capacidade de priorizar tarefas;
• Conduta de atendimento ao cliente;
• Diploma do ensino Médio; Certificação também em Gestão de Escritório é uma vantagem.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Apenas candidatas pré-selecionadas serão contactados para passos subsequentes, encorajamos candidaturas de Mulheres.

Processo de Candidatura

Endereço: Rua da Zâmbia 524, Bairro 2 – Chimoio