Vaga para Secretária/Recepcionista (Concern Worldwide)

A Concern Worldwide, uma ONG Internacional Irlandesa, que se dedica a redução do sofrimento e eliminação da pobreza extrema, pretende recrutar para o seu quadro de colaboradores uma (1) Secretária Recepcionista, baseada em Maputo, altamente motivada, competente e eficiente com o objectivo de assegurar o normal funcionamento da Administração na província Maputo.

A Concern Worldwide acredita que as mulheres podem ser bem-sucedidas em qualquer posição ou função, dai que encorajemos a candidatura de mulheres para esta oportunidade de emprego.

A. Secretária/Recepcionista (REF: ADMIN/ MPT/MOZ)

Com o objectivo de assegurar a logística diária do escritório de Maputo e apoiar a Administradora do escritório de Maputo.

Principais Responsabilidades

• Organizar a logística dos treinamentos e reuniões locais;
• Atender o telefone e fazer marcação de reuniões e outros;
• Gerir as chamadas de forma eficiente assegurando que as mesmas são feitas atempadamente e manter o seu registo, debitando as chamas internacionais (pessoais);
• Anotar e encaminhar os recados a tempo e horas;
• Assegurar que o equipamento telefónico, fotocopiadora, Fax, etc são usados e mantidos de forma eficiente e económica e reportar qualquer mau funcionamento a Administradora e requisitar a sua reparação ou aquisição;
• Manter um inventário claro e preciso sobre os telefones disponíveis para visitantes, modem e satélites;
• Manter uma lista actualizada dos contactos de telefone de todos os colaboradores a nível nacional;
• Efectuar pagamentos relacionados com rendas, água, Luz, telefone e outros;
• Efectuar compras com fluxo relacionados com a casa de hóspedes, escritório, casa de expatriados;
• Assegurar as manutenções e reparações da casa de hóspedes, casa de expatriados e escritório, requisitando o material de trabalho necessário;
• Efectuar o inventário das casas de Hóspedes e de expatriados;
• Gerir o pessoal de limpeza e planificar o trabalho do pessoal directamente subordinado a si;
• Comunicar a administradora atempadamente sobre incidentes relacionados com segurança no escritório, casa de hóspedes, casa de expatriados;
• Gerir e manter organizado o arquivo da Administração;
• Fazer as reservas de passagens, acomodação e organização de transporte para os colaboradores e visitante em movimento Fazer a revisão de desempenho dos colaboradores directamente subordinados a si;
• Fazer o registo de todos os CV’s recebidos no formato adequado e organizar nas pastas e encaminhar para o RH;
• Controlar o economato e requisitar a reposição do material;
• Efectuar o controlo do stock do economato;
• Apoiar na preparação e submissão de documentos de finanças;
• Quando solicitado apoiar o parceiro da Concern HWW;
• Receber visitas ao escritório do Concern;
• Assegurar que nenhuma pessoa estranha a Concern tenha acesso as premissas sem ser devidamente anunciada;
• Substituir a administradora sempre que necessário;
• Outras que lhe sejam requisitadas.

Requisitos e Competências

• Nível Médio de Escolaridade/ Técnico Médio de Contabilidade;
• Conhecimentos sólidos de Administração, Protocolo e Secretariado;
• Dois (2) anos de experiência de trabalho como Administradora/Secretária;
• Experiência em logística de viagens;
• Domínio de língua Portuguesa e conhecimentos básicos de Inglês;
• Domínio de computador (OS Microsoft Excel (forte), Word) na óptica do utilizador.

Oferece-se:

• Bom ambiente de trabalho;
• Regalias sociais em vigor na Organização.