Vaga para Assistente Administrativo/ Recepcionista (JAM)

Endereço: Bairro da Coop, Rua D, nº 7, Maputo

Email: [email protected]

Validade: Expirada

A JAM (Joint Aid Management) Organização não Governamental Humanitária Sul Africana sem fins lucrativos, com a missão de ‘Ajudar África a a ajudar a si mesma’, pretende recrutar para o seu quadro de pessoal na sua Sede Nacional em Maputo, um Assistente Administrativo/ Recepcionista.

Responsabilidades 

• Comunicar com todo programa, dentro da sua vasta rede de contacto, interna ou externa, para obter e/ou expandir a informação;
• Lidar com a informação altamente sensível e confidencial;
• Ter uma subordinação directa com o gestor de recursos humanos;
• Gerir fundo de maneio e/ou equipamentos sensíveis a si confiados.

Tarefas 

1. Responsável pela execução efectiva e eficiente dos trabalhos da recepção e de secretaria para o escritório de Maputo;

2. Providenciar apoio geral administrativo no escritório, através de:

• Atendimento de chamadas telefónicas respondendo as inquirições;
• Manter o calendário de encontros com instituições e afins e parceiros;
• Digitação de documentos e manutenção de correspondência;
• Dar apoio administrativo ao Director Nacional e a equipe de gestores;
• Recepção, classificação, fotocopia e distribuição de toda a correspondência e manter o sistema de arquivo electrónico e físico adequado e actualizado;

3. Recepção e envio de correios electrónicos e faxes, certificando que uma boa comunicação é mantida com os escritórios, regional e provinciais;

4. Assistir o Oficial Administrativo na preparação de viagens do pessoal da JAM ou visitas de e ao exterior, bem como as provinciais, incluindo a reserva de bilhetes de voo, as ajudas de custo, reservas de alojamento e outros.

Requisitos

• Habilitações literárias mínimas exigidas 12ª Classe;
• Boa comunicação verbal e escrita em ambas línguas, Inglesa e Portuguesa;
• Conhecimento informático, na óptica do utilizador nos pacotes de Excel, Internet, Word Processing e folha de calculo;
• Experiência mínima de 3 anos na área de secretariado executivo, administração e outros trabalhos afins;
• Bom relacionamento inter-pessoal e alto nível de responsabilidade;
• Habilidade de adaptação a mudanças;
• Capacidade de trabalho em equipe e sob pressão;
• Capacidade de dar prioridade a uma vasta gama de trabalhos mantendo o cumprimento de metas;
• Sensibilidade a diferenças culturais;
• Organização, confidencialidade, tacto e diplomacia.