Administrador do Projecto

A ADPP em colaboração com a Aliança Global para Nutrição Melhorada (GAIN), Universidade Lúrio (Uni Lúrio), Associação h2n (h2n) e Viamo implementará o projecto financiado pela USAID “TRANSFORM NUTRITION” (TN) na província de Nampula e pretende recrutar para seu Projecto um (1) Administrador.

A TN capacitará as comunidades e o Governo de Moçambique a melhorar o estado nutricional de 118.000 mulheres grávidas e lactantes, 260.000 meninas adolescentes e 165.000 crianças menores de dois anos em 12 distritos da província de Nampula, compreendendo 80% das populações-alvo. Os principais impactos da TN incluem:

• Encorajar a maior capacidade da comunidade e autoconfiança para melhorar a nutrição, o saneamento e a higiene;
• Encorajar aos Membros da comunidade a fazer escolhas mais saudáveis ​​para si e seus filhos;
• Encorajar as boas práticas alimentares e escolha de uma Alimentação saudável;
• Melhoria dos serviços de saúde e nutrição.

A TN prevê um futuro em que todas as pessoas em Nampula tenham poderes para garantir sua própria segurança alimentar e nutricional. A TN usa uma abordagem de sistemas holísticos que aborda a interacção complexa entre alimentos, saúde, WASH e sistemas de educação e seu impacto combinado na nutrição e na saúde das pessoas. Através da abordagem de sistemas, trabalhando com as estruturas da comunidade e APE’s e seus voluntários, o projecto se concentrará em uma estratégia abrangente de mudança de comportamento, que inclui a compreensão dos factores que orientam os comportamentos, bem como o papel dos influenciadores e porteiros na formação desses comportamentos individuais, e construção de intervenções que abordem directamente esses factores.

Objectivo da Vaga

Organizar, planear e orientar o uso de activos do projecto, recursos financeiros, físicos, tecnológicos e humanos do projecto, buscando soluções para todos os tipos de problemas administrativos.

 Descrição Geral

Apoiar as operações do projecto, fornecendo suporte administrativo, logístico e financeiro ao projecto, mantendo sistemas de escritório e prestando assistência ao Grupo mais amplo em áreas-chave.

Responsabilidades

• Garantir que o projecto envie documentos detalhados e precisos para todos os fundos utilizados, de acordo com as normas internacionais (IFRS), seguindo boas práticas para obter boa documentação, fornecendo transparência sobre como os fundos foram usados, mostrando claramente o vínculo entre documentos e actividades do projecto, e siga o acordado com o parceiro;
• Verificar e certificar que o uso do sistema de controlo financeiro interno está sendo seguido de acordo com as políticas e procedimentos internos da ADPP;
• Garantir que todos os adiantamentos feitos aos funcionários em relação às actividades sejam devidamente justificados de acordo com procedimentos internos e codificados com base no plano de contas existente;
• Pagar impostos, IRPS, INSS e outros impostos de acordo com a lei aplicável;
• Manter e certificar que todos os processos de funcionários individuais estão actualizados, com todos os contratos e adendas no processo;
• Manter uma actualização mensal sobre os trabalhadores do projecto que deixam saldos;
• Garantir o cumprimento das regras e procedimento: presença, horário de trabalho, procedimentos disciplinares e ausências.

Tarefas Detalhadas relacionadas à posição:

• Auto-familiarização com solicitações de financiamento da ADPP enviadas aos doadores, contrato assinado entre a ADPP e doadores e orçamento já aprovado;
• Gestão de escritório que inclui (fornecimento de equipamento para funcionários, segurança do escritório, seguro para o projecto de bens, serviços públicos, extinção de incêndios, autorização do escritório nos níveis provincial e distrital, electricidade, contratos de serviços (arrendamentos e fornecedores), telefone, internet, orientação para novos funcionários, contratos de trabalho, impostos, auditorias, uso correto de formulários padrão, conformidade e gestão de riscos);
• Logística das actividades do projecto (organização de conferências/ reuniões que inclui reservas de acomodação e voo, materiais, transporte, refeições, cálculo e pagamento de “perdiem” aos participantes, reuniões da equipe, orientação da equipe do distrito sobre qual formulário padrão a usar);
• Garantir que os recebimentos de todas as despesas estejam de acordo com as expectativas dos doadores e os requisitos de auditoria interna/ externa. O Administrador deve estar familiarizado com esses requisitos de doador e auditoria;
• Certificar que todos os processos de aquisição de bens e serviços que começam e terminam com a aceitação do solicitante sejam realizados de maneira ordenada e sistemática, de acordo com os regulamentos aplicáveis, bem documentados, monitorados e arquivados com documentos de apoio para seus pagamentos;
• Auxiliar o Director Financeiro no planeamento financeiro das actividades e na preparação dos relatórios e orçamentos financeiros do desempenho do projecto, incluindo treinamento da equipe técnica na conclusão e compreensão dos procedimentos de administração;
• Garantir a implementação de políticas e procedimentos internos para a gestão da cadeia de suprimentos, incluindo as seguintes áreas: compras, transporte e distribuição, gestão e armazenamento de estoques;
• Preparar as notas de entrega devidamente assinadas e detalhadas e anexar uma cópia de toda a documentação referente às mercadorias adquiridas no momento do envio no destino;
• Submeter diariamente ao Director de Finanças e Operações, processos financeiros concluídos para revisão e garantir a conformidade com todas as políticas, procedimentos e padrões operacionais estabelecidos pela ADPP e, posteriormente, enviar ao escritório da contabilidade em Maputo para preparar os relatórios financeiros dentro do prazo estipulado por ADPP e o doador:
  • Requisições de despesas, devidamente assinadas em todos os campos (espaços);
  • Recibos justificando as arrecadações;
  • Relatórios de actividades (quando necessário);
  • Listas de participantes assinadas pelos participantes, quando aplicável;
  • Relatórios de viagem, quando aplicável;
  • Resumo e declarações em dinheiro, revistos ​​e devidamente assinados pelo tesoureiro e aprovados pelo Director Financeiro;
  • Três (3) cotações e a decisão da avaliação das cotações para adjudicação;
  • Recibos de pagamento do INSS e IRPS e aluguel de escritórios;
  • Certificar que todos os documentos enviados para as cópias de Maputo foram extraídos e devidamente arquivados;
  • Certificar que o contador e o caixa registem todas as transacções financeiras diárias;
  • Mantenha o registro do activo do projecto actualizado;
  • Manter um registo de kilometragem para carros do projecto usados ​​pelos funcionários;
  • Acompanhar o consumo de combustível de cada carro e moto do projecto;
  • Coordenar com o líder do projecto, o Director Financeiro e os contadores para garantir um ambiente de trabalho suave e saudável;
  • Incentivar a discussão formal de apoio a programas dentro da equipe de apoio de Provinciais e Distritos para desenvolver uma comunicação aberta, melhorar serviços e aumentar a confiança na equipe de administração.

 Competências

• Licenciatura em Administração e Finanças, Administração Pública, Administração de Empresas ou grau relevante;
• Ter pelo menos três (3) anos de experiência trabalhando em serviços de suporte a negócios que incluem (gestão de escritório, logística, compras, contabilidade, finanças, gestão de contratos não programáticos, gestão administrativa de transporte e recursos humanos em organizações não-governamentais ou empresas de mérito) será uma vantagem;
• É desejável uma experiência em trabalhar com o projecto financiado pela USAID;
• Competências avançadas em Windows, Microsoft Office, particularmente Excel, “software” de contabilidade e Outlook;
• Forte comunicação escrita e verbal nas línguas Inglesa e Portuguesa;
• Forte atenção aos detalhes e excelentes habilidades organizacionais.

Exigências

• Curriculum Vitae.

Nota: Indique no Assunto a VAGA para a qual se candidata. Serão apenas contactados os potenciais candidatos para as entrevistas.

Processo de Candidatura

Email: adpp.recrutamento@adpp-mozambique.org

Validade: 04/11/2019

Local: Nampula

Duração: 5 anos (Setembro de 2019 a Setembro de 2024)