Assistente Administrativo Tempo Inteiro

A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional procura contratar um (a) Assistente Administrativo, dinâmico (a) e experiente, baseado em Nacala.

Responsabilidades

A responsabilidade geral do(a) Assistente Administrativo é de apoiar o Gestor Administrativo, Gestor de Projecto e Coordenador do Sub-Escritório a garantir que o funcionamento diário da administração do escritório principal é feita de uma forma eficiente e com eficácia de custos. O/A titular do cargo irá prestar apoio e responder em matérias relacionadas com a administração, e lidar com clientes quando solicitado.

Ela/ele é também responsável pela manutenção e supervisão do sistema de ficheiros do sub-escritório, garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos os momentos, gerir fundos para pequenas despesas do sub-escritório, manter o inventário tanto manual como electrónico do escritório, e apoiar o Administrador nas aquisições.

Responsabilidade. No: 1

• Gerir as propriedades da CARE incluindo os escritórios, residências e respectivo equipamento;
• Assegurar que todo o equipamento da CARE (ar-condicionado, fotocopiadoras, extintores de incêndios, geradores, aparelhos eléctricos, etc.) seja salvaguardado e mantido devidamente através de contratos regulares de manutenção, conforme apropriado;
• Agir como elo de ligação com a agência de segurança e resolver assuntos que surjam nesta área;
• Aconselhar as Finanças em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o aluguer e manutenção de equipamento para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
• Apoiar o pessoal expatriado na procura de alojamento adequado de acordo com a política da CARE e apoiar na fixação;
• Participar na negociação dos contratos de casas.

Responsabilidade. No: 2. Gestão de Aquisições

• Tratar dos processos de aquisições locais e internacionais para assegurar um fornecimento atempado de bens e serviços (incluindo serviços de consultoria) de acordo com as políticas de compras e normas de qualidade de serviços;
• Lançar concursos e preparar Resumos de Avaliação de Propostas;
• Inspeccionar as mercadorias recebidas para garantir sua qualidade e quantidade e aprovação;
• Aprovar a entrega dos artigos no armazém através da guia de mercadorias interna;
• Fazer o acompanhamento do pagamento de bens e serviços e contas, e aconselhar o Contabilista em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o fornecimento de bens e serviços para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
• Apoiar o Oficial Administrativo na administração de formação ao pessoal sobre as políticas de aquisições;
• Executar tarefas delegadas para cobrir as mesmas áreas de responsabilidade do oficial de Procurement, embora sem nenhuma negociação com os vendedores ou aprovação do acordo de compras;
• Rever encomendas activas para determinar a situação de entrega;
• Fazer o acompanhamento dos vendedores para assegurar pronta entrega;
• Comunicar com o pessoal no concernente ao avanço da entrega;
• Guardar ficheiros para o registo da entrada de facturas;
• Processar pedidos de isenção de (ou reembolsos) de direitos aduaneiros;
• Desempenhar funções delegadas de oficial de Procurement conforme necessário;
• Arquivar diariamente a documentação relacionada com cada processo de Aquisições;

Responsabilidade. No: 3. Manter o inventário do escritório tanto manual como electrónico

• Manter cópias tanto manuais como electrónicos dos ficheiros do inventário;
• Actualizar o inventário regularmente;
• Garantir que os números de identificação da CARE estão afixados em todos os artigos do inventário;
• Garantir, autorizar e manter o registo de todos os movimentos dos artigos do inventário dentro e fora do sub-escritório, e informar Acra sobre quaisquer mudanças para a atualização do registo central do inventário;
• Fazer o acompanhamento dos movimentos do equipamento para e do escritório;
• Abrir arquivos e guardar todas as guias de mercadorias;
• Garantir a realização de pelo menos uma contagem manual por ano e elaborar relatório.

Responsabilidade. No: 4

• Garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos momentos;
• Manter um sistema mínimo e máximo de controlo de estoques de todos os aprovisionamentos;
• Garantir que os níveis dos aprovisionamentos do escritório são mantidos através da encomenda dos aprovisionamentos necessárias conforme adequado de acordo com os procedimentos da CARE;
• Garantir a entrega de bens adquiridos;
• Gerir o armazém do sub-escritório com livros apropriados de registo de estoques.

Responsabilidade. No: 5 Gerir fundos para pequenas despesas

• Organizar as despesas com fundos para pequenas despesas seguindo a política de fundos para pequenas despesas da CARE Moçambique;
• Procurar a necessária aprovação dos superiores conforme a política respectiva;
• Contabilidade as despesas com fundos para pequenas despesas numa periodicidade semanal, com a conta a ser assinada pelo Gestor do Projecto ou por uma autoridade indicada;
• Fazer o lançamento diário das despesas no computador, no programa para fundos para pequenas despesas;
• Tomar as medidas necessárias para abastecer os fundos para pequenas despesas quando dois-terços do dinheiro tiver sido gasto.

Responsabilidade. No: 6. Gestão dos cupões de combustível

• Guardar de forma segura os cupões de combustível e assegurar sua disponibilidade em todos os momentos para permitir o abastecimento dos veículos durante as horas de trabalho;
• Emitir cupões de combustível e assegurar que estes sejam registados no livro de registos do veículo;

Requisitos

• Ensino Médio concluído;
• Três (3) anos de experiência em Administração;
• Conhecimento intermédio de procedimentos administrativos relacionados com alfândegas e importações;
• Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
• Conhecimento intermédio de procurement e procedimentos de compras;
• Habilidades intermédias em informática;
• Conhecimento intermédio do Inglês;
• Ser residente em Nacala.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Candidatura.

Nota: Só os candidatos seleccionados serão contactados. Indique a posição e o número da vaga no Email.

Sobre a Empresa

A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos.  Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários. Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento.

Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo.

Processo de Candidatura

Email: [email protected]

Validade: 18/07/2020

Local: Nacala