Assistente Administrativo

A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo.

Responsabilidades

Trabalho nº 1: Gerenciar a Recepção e Fornecer Serviços de Recepção e Secretariado

• Auxiliar o Director Administrativo e a gerência na Beira a facilitar o fluxo regular do trabalho rotineiro, administrativo do escritório da CARE e das operações de apoio ao programa;
• Responsável pelo bom funcionamento das seguintes funções do escritório: Recepção de visitantes, fotocópias e serviços de correio, telefones e faxes;
• Auxiliar o Administrador na reparação da lista de deveres para os guardas; supervisão diária de guardas e produtos de limpeza;
• Gestão da propriedade da CARE Office e Guest House;
• Garantir que o escritório e o complexo estejam limpos e mantidos em um cronograma de rotina e gerenciar a ocupação da CARE Guest House;
• Assistência ao Director Administrativo em todas as providências de viagem (Reserva de vôos, Hospedagem em Hotel / GH);
• Responsável por manter o fornecimento de todos os documentos administrativos e auxiliar o Director Administrativo na manutenção de um sistema de arquivamento central;
• Responsável por manter todos os quadros de avisos administrativos – mantendo-os actualizados, limpos e arrumados;
• Responsável por manter a ficha de contacto da CARE Beira – garantir que todos os detalhes de contacto sejam actualizados e distribuídos à equipe da CARE;
• Em coordenação com o RH, responsável por preparar os cartões de identificação para todos os funcionários; os cartões de identificação são usados ​​por todos os funcionários da CARE quando estiverem em negócios oficiais ou em propriedades da CARE;
• Auxiliar o Director Administrativo no processamento de pagamentos para todos os prestadores de serviços;
• Manter e gerenciar fundo maneio para o escritório da CARE Beira;

Trabalho nº 2: Gerenciar a Recepção e Fornecer Serviços de Secretariado

• Gerenciar os sistemas de telefone e fax de maneira apropriada, notificar qualquer falha ao supervisor e comunicar-se com outras pessoas conforme apropriado;
• Receber e despachar telecomunicações de entrada, auxiliar nas telecomunicações de saída de acordo com os procedimentos da CARE Moçambique;
• Receber e rastrear visitantes adequadamente;
• Organize os e-mails recebidos e enviados de maneira eficiente e garanta que os e-mails recebidos sejam distribuídos para membros da equipe imediatamente;
• Receber documentos de vários departamentos e itens para despachar bolsas semanais para outros escritórios da CARE;
• Gerenciar o quadro de avisos oficial e exibir comunicações oficiais e informações promocionais de maneira atraente.

Requisitos

• Ensino Médio Completo;
• Diploma da escola técnica;
• Pelo menos dois anos de experiência em posição semelhante;
• Língua Inglesa;
• Oportunidade de trabalhar e presença no posto;
• Antecipar as necessidades das pessoas com antecedência e ser proactivo;
• Limpeza / arrumação da área de recepção e presença de material disponível que representa o trabalho e a abordagem da CARE;
• Orientação ao cliente e profissionalismo;
• Oportunidade de cumprimento do dever e cumprimento dos prazos.

Outros Requisitos

• Habilidades de liderança;
• Fortes capacidades analíticas;
• Experiência prévia na mudança e estratégias de comunicação de comportamento relacionadas com as normas de género;
• Alta capacidade de comunicação efectiva e interacção com pessoas;
• Conhecimento de ferramentas de género e abordagens;
• Excelente comunicação verbal e escrita em Português e Inglês.

Exigências

• Curriculum Vitae;
• Carta de Candidatura.

Processo de Candidatura

Endereço: Rua Carlos Pereira – Beira

Email: Mozrecrutamentos@care.org

Local: Beira – Sofala