Assistente Administrativo

Endereço: Bairro do Fomento, Rua da Mutateia, nº 1752, Cidade da Matola

Email: centrodeformacaojuridica.lur3@gmail.com

Validade: 13/05/2018

Local: Matola – Maputo

Área de Intervenção: Ambiente, Terra e Recursos Naturais

Projecto: Uso Responsável da Terra e dos Recursos Naturais

Parceiro Financeiro: Cooperação Suíça – SDC

Entidade Executora do Projecto: CFJJ

O Centro de Formação Jurídica e Judiciária (CFJJ) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo.

Introdução

O Centro de Formação Jurídica e Judiciária (CFJJ), uma instituição pública com personalidade jurídica, autonomia administrativa, subordinada ao Ministério da Justiça, Assuntos Constitucionais e Religiosos criado pelo Decreto nº 34/97 de 21 de Outubro. O CFJJ, orienta-se para o cumprimento de cinco objectivos fundamentais, nomeadamente: (i) formação, capacitação e qualificação profissional de magistrados judiciais e do ministério público, conservadores, notários, assistentes jurídicos e outros quadros do sector de justiça; (ii) realização de seminários e palestras; (iii) investigação e realização de estudos na área do direito; (iv) organização de documentação e informação jurídica e; (v) participação na educação legal do cidadão.

Os fundamentos estratégicos do CFJJ tem como principal base de sustentação, a consolidação do conhecimento e saber técnico-jurídico nas diversas áreas do direito e promover a educação e cultura da legalidade dos moçambicanos. Portanto, a estratégia geral de actuação do CFJJ assenta-se numa respectiva de consolidação das acções que concorrem para a promoção do Estado de Direito em Moçambique, assim como no reforço da eficácia, eficiência e qualidade do Sistema Nacional de Administração da Justiça através da criação de capacidades técnicas aos vários actores de intervenção do sector e da divulgação de um conjunto de informação jurídica.

No quadro de planificação estratégica do CFJJ, uma das áreas de intervenção que se destaca é a do “Ambiente, Terra e Recursos Naturais”. Foi neste contexto que o CFJJ estabeleceu parceria com a Cooperação Suíça no âmbito da operacionalização do Programme on Land Use Rights and Natural Resources Benefits for Mozambique-Phase II (2018-21) – Programa LUR III SDC que procura garantir um uso responsável da terra e recursos naturais para assegurar o uso responsável da terra e dos recursos naturais para o desenvolvimento de capacidades locais e garantir maior responsabilidade legal.

Descrição Geral da Função

• O Assistente Administrativo de coordenação irá desempenhar funções de apoio administrativo em todo o processo de gestão do projecto, abarcando toda a equipa de gestão, mas com o principal ênfase ao Coordenador. O foco das suas funções será na administração financeira, nos processos operacionais e de logística. É o profissional responsável pelo, como emissão de documentos, actualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes.

Responsabilidades

• Auxiliar na gestão administrativa do projecto;
• Controlar a gestão das despesas do projecto;
• Garantir a gestão das tarefas de rotina essenciais ao funcionamento do projecto;
• Participar e responder ao coordenador do projecto sobre todos os assuntos administrativos relacionados com a implementação do projecto;
• Colaborar com todos os departamentos de funcionamento do CFJJ; (administração e finanças, pedagógico, planificação, recursos humanos, investigação e estudos, documentação e UGEA) para a realização de diversas actividades administrativas;
• Servir de elo de ligação entre a direcção do CFJJ, coordenador, assessores, departamentos e repartições do CFJJ;
• Garantir o pleno funcionamento do escritório;
• Garantir a boa gestão dos bens e património adquiridos no âmbito do projecto.

Tarefas Específicas

• Auxiliar o coordenador com questões práticas da rotina de trabalho;
• Movimentar expediente geral do projecto;
• Elaborar os planos de actividades e orçamento de despesas para cada ano;
• Apoiar o Coordenador na elaboração de relatórios de progresso de actividades e de contas de ano precedente;
• Participar na logística de seminários, palestras, workshops e outras actividades relacionadas;
• Emitir facturas, requisições, pagamento de taxas e impostos ligados ao projecto;
• Manter arquivos, cadastros de informações e bancos de dados actualizados;
• Redigir cartas, actas, relatórios, entre outra documentação;
• Organizar reuniões, encontros, conferências, etc.;
• Agendar viagens e tratar de questões relacionadas: alojamento, perdiems, transporte, entre outras.
• Receber e enviar correspondências e documentos;
• Controlar contas e despesas a pagar;
• Gerir o material e consumíveis de escritório.

Qualificações Requeridas

Em geral o assistente administrativo deve ter capacidade e experiência para desempenhar um papel fundamental na execução do projecto, realizando actividades de acompanhamento e controlo das rotinas de trabalho de toda a máquina administrativa do projecto. Actuará em muitas vezes como secretário/a, auxiliando o Coordenador na condução dos processos operacionais e na ligação com demais sectores do CFJJ, como o público externo. Portanto, deve ser especialista e experiente em gestão administrativa.

Para o exercício das suas funções o Assistente Administrativo deve possuir as seguintes habilidades:

• Capacidade de concentração e organização;
• Dinamismo e flexibilidade;
• Gestão de tempo;
• Articulação e comunicação.

Em termos de qualificações mínimas:

• Formação mínima – nível Médio, constituindo vantagem o nível Superior em uma área das Ciências Sociais, principalmente relacionada com a Administração e Gestão de Empresas, Secretariado Executivo;
• Cinco (5) anos de experiência como assistente administrativo ou em trabalhos similares;
• Domínio e conhecimento de planificação, gestão financeira e administrativa, procurement e secretariado;
• Habilidades de redacção de cartas, relatórios, entre outros;
• Capacidade de trabalho em equipas multidisciplinares;
• Conhecimento do funcionamento das instituições públicas ao nível central e local;
• Facilidade de relacionar e com capacidade de trabalhar sobre pressão;
• Conhecimento na óptica do utilizador dos programas Excel, Word e PowerPoint.

Duração do Trabalho

• O Assistente Administrativo será contratado por um período de oito (8) meses, compreendidos entre Maio e Dezembro de 2018.

Horário de Trabalho

• De segunda à sexta-feira. Das 07:30 horas – 15:30 horas (30 min para almoço no intervalo das 12h as 13h).

Idiomas

• Alto domínio das línguas Portuguesa e Inglesa é fundamental no âmbito do desempenho das funções do Assistente Administrativo.

Exigências

Critérios de Selecção:

A selecção dos candidatos será baseada na avaliação documental:

• Curriculum Vitae (em Português);
• Pelo menos duas (2) Cartas de Referência;
• Carta de Apresentação.